організований чи впорядкований характер, повинні бути регламентовані наступні умови (параметри):
• відношення залежності чи співпідкорення між А і Б, тобто який із них об’єкт, а який суб’єкт зв’язку. Це може бути визначено на основі розподілу функцій (ролей) А і Б. Першочерговість функціональної ознаки по відношенню до структурної є однією із важливих при організаційному проектуванні. В даному випадку перша умова визначає: хто кому, хто кого, хто від кого і хто за ким.
• зміст, склад зв’язку, тобто, що є предметом передачі від А до Б ( предмети праці, матеріали, управляючі команди тощо). В цьому випадку ми вводимо параметр "якої якості".
• обсяг, норма зв’язку. Скільки даного предмета зв’язку повинно передаватись від А до Б чи від Б до А за одиницю часу чи в заданий термін (питання "скільки")
• час, тривалість чи період протікання процесу зв’язку. Цей параметр виражається в нормі часу на виконання роботи, в нормативній тривалості виробничого циклу.
простір, місце і напрямок зв’язку (взаєморозташування) - план приміщень, схеми комунікацій.
• спосіб зв’язку - інформація, координація.
Як правило, на практиці процес формування організаційної. структури здійснюється через організаційне. проектування, які включають в себе три етапи:
1 .діагностика зв’язків
2. власне розробка проекту
3. реалізація його в житті
11. Вітчизняний і зарубіжний досвід у формуванні організаційних. структур.
Особливості формування організаційних. структур в розвинутих фірмах заходу:
1 .відмова від жорсткої регламентації розподілу праці
2. замість зрівнюваної оплати праці вводиться плата за особистий вклад
3. розвивається інпрапринерство (внутрифірмове підприємництво).
Тема 4: ПРОЦЕСИ І ПРОЦЕДУРИ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ
12. Процес управління, його зміст, основні характеристики.
Поняття процес відображає послідовну зміну станів системи управління, термін, розвиток і зміну системи в просторі.
Процес управління - це діяльність менеджера в підпорядкованому колективі, за допомогою якого відбувається об'єднання членів колективу. Це об'єднання являє собою безперервний процес управлінської діяльності, який включає розпорядження діяльності керівника, постійно діючі регламенти, нормативи, за допомогою яких відбувається вплив.
При збільшенні масштабів управління і обсягу управлінської праці, управлінська праця розділяється на функції, повноваження, в результаті чого формується система управління (розгалуження).
Управління як процес має певні ознаки:
1.методологічний зміст процесу управління
2. економічний зміст пр. упр.
3. соціальний зміст пр. упр.
4.організаційний зміст пр. упр.
5.функціональний зміст пр. упр.
Властивості процесу управління: *Змінність *Безперервність *Послідовність *Стабільність *Циклічність
Управлінську операцію можна розглядати як сукупність трудових дій, які виконують менеджери.
Для того, щоб проаналізувати ці операції, необхідно використовувати технологічні карти, нормативи, функціонально-посадові інструкції по проектуванню управління діяльності.
Процедура управління діяльності відображає порядок підготовки, розгляду, обговорення і виконання ряду послідовних чи паралельних операцій в процесі управління.
Управління операціями повинно виконуватись логічно і в певній послідовності, бути технічно оснащеним, регламентуватись відповідним документом.
Класифікація управлінських операцій:
* Інформаційні операції (збирання, оброблення і передавання певної інформації)
* Логічні операції (пов’язані з розробкою і прийняттям управлінських рішень)
* Організаційні операції (підбір і розставлення кадрів, постановка завдань тощо).
Управлінські операції діляться:
• Послідовні - кожна нова починається тоді, коли закінчується попередня
• Паралельні - одночасне виконання різних операцій і процедур
• Паралельно-послідовні
13. Регламентація процесу управління (підходи до проектування оргструктур)
При проектуванні оргструктур існують 2 основні підходи:
* Статичний підхід. Полягає у визначенні завдань поточної діяльності підприємства, які потім агрегуються і будуються у формі традиційної піраміди.
* Динамічний підхід. Передбачає при побудові організаційної структури потребу враховувати будь-які можливі зміни стратегічних цілей підприємства.
Реалізація названих підходів, як правило, здійснюється наступним чином:
а) формуються схеми ОСУ. Методи формування схем організаційних структур: *системний *метод моделювання (імітаційні моделі) *статистичний метод (анкетування, опитування тощо)
б) розробляються різні положення по структурних підрозділах і посадові інструкції.
Ефективність організації управління залежить від того, на скільки в системі управління регламентовані горизонтальні і вертикальні зв’язки.
Види проектів організації процесу управління:
1.функціональна матриця - це модель, в якій відображаються взаємозв'язки і взаємозалежність між робітниками апарату управління в процесі виконання функцій управління. Така модель широко застосовується на великих і середніх підприємствах. Така модель дозволяє завчасно впорядкувати всі дії взаємодій різних ланок при здійсненні процесу управління.
2,матрична схема повноважень по прийняттю рішень. Ця схема найбільш широко використовується в країнах Зах. Європи і Америки. Тут чітко визначений обсяг повноважень по самостійному прийняттю рішень в тій чи іншій області. В ній також виділені всі делегуючи, в рамках компанії, повноваження. Оскільки більшість делегувань пов’язані з правом мати діло з грошовими фондами компанії, то більшість схем відображають різного роду обмеження в даній сфері.
3.документограми і органіграми. В основі їх побудови лежить визначення маршруту проходження певного документу через ланки управління з вказанням терміну і характеру виконуємої' роботи по складанню даного документу кожним робітником.
Документограми ефективно застосовуються в роботі по раціоналізації діловодства. За її допомоги легко простежить логічний зв’язок, послідовність етапів робіт, виявити дублювання інформації в різних формах документів.
Завдання проектування організації управління заключається в тому, щоб простежити і розумно регламентувати відносини виконавців при виконанні всіх функцій управління. Таку регламентацію досить повної картини організації процесу управління дозволить отримати положення про посади.
14. Методи організації процесу управління
Формальна ОС може успішно функціонувати тільки за наявності ряду документів, які регламентують відносини, зв’язки і процедури управління.
Виділяють 2 групи документів:
1. нормативно-правові акти і положення. Вони визначають відносини між робітниками апарату управління в процесі виконання поставлених завдань. До них відносяться: установчі документи, положення про структурні підрозділи (відділ, цех), положення про посади.
2. Нормативно технологічні регламенти, що визначають процедурний бік виконання окремих управлінських робіт, операцій і процесу управління в цілому. Сюди відносяться: спеціальні інструкції, правила, маршрутні і операційно-технологічні карти, матриці повноважень по прийняттю рішень, документограми, органіграми тощо.
Найбільш важливу роль в регламентації системного розподілу відповідальності і повноважень грають положення про посади. Вони повинні розроблятись на основі нормативно-технологічних регламентів, які задають процедурний бік процесу управління.
Положення про посади є основним документом, за допомоги якого будуються організаційно-економічні відносини.
В залежності від застосування методів формування ОС використовуються різні правила побудови положень про посади.
На практиці всі посади діляться на категорії в залежності від їх місця і ролі в системі управління: 1)Керівника організації, її підсистем, структурних підрозділів. 2)Функціональні спеціалісти. 3)Технічні виконавці
Для кожної категорії посад існують загальні права і відповідальність, обумовлені трудовим законодавством, організаційними завданнями тощо. Загальна частина посадового регламенту повинна бути єдиною. В той же час рішення конкретних завдань управління вимагає виділення специфічної відповідальності і прав кожної посадової особи. В зв’язку з цим виділяються 4 регламентованих і контрольованих параметри, які забезпечують цільову орієнтацію робітника: 1)Сфера відповідальності. 2) Задачі. 3)Критерії ефективної діяльності (досягнення цілей). 4)Права.
Тема 5: ТЕХНОЛОГІЯ ПРИЙНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ
15.Сутність і особливості організаційних управлінських рішень
Процес управління складається із 3-х взаємопов'язаних фаз:
1)Прийняття рішення - визначення цілі і програми дій
2)Організація виконання
3)Збір і обробка інформації для наступного прийняття рішень
Даний управлінський цикл характерний для будь-якого рівня управління, для будь-якого виду діяльності.
При цьому процес прийняття управлінських рішень - по суті являє собою визначення цілей і програми дій в кожний даний момент управління. Він є важливим елементом в циклі управління. Управлінські рішення стосуються всіх елементів управлінської діяльності, в тому числі і організаційних. Від якості рішень, що приймаються, залежить якість і ефективність управління праці.
Організаційне рішення є різновидом управлінського рішення, тому на нього розповсюджується все те, що накопичено в теорії і практиці прийняття управлінських рішень.
Разом з тим організація - це специфічна область управління діяльності, яка в якості об’єкту впливу має організаційні зв’язки.
Організаційні впливи мають своїм завданням впорядкування системи, тобто приведення структури і засобів її внутрішніх і зовнішніх зв’язків у відповідності з цілями управління.
Як і інші управлінські рішення, організаційні рішення можуть бути:
• Загальними і окремими.
Загальні організаційні рішення розповсюджуються на всю структуру.
Окремі рішення стосуються окремого зв’язку.
• Різних рівнів і ланок управління (відділ, служба, цех)
• За часовою ознакою: оперативними, поточними, перспективними. Вони направленні на удосконалення зв’язків стосовно до відповідних цілей управління системою.
• Програмними і непрограмними. Програмні відповідають структурі програмних завдань. Непрограмні рішення виникають при вирішенні завдань по непередбаченим обставинам.
Типові рішення в основному реалізуються на однорідних об’єктах (типових об’єктах).
Нестандартні - реалізуються на об’єктах, які мають відмінності чи вирішують нетипові проблеми.
Названі різновиди організаційних рішень застосовуються при виконанні 4-х основних груп організаційних завдань управління:
1.Завдання організації чи виконання процесу.
2.Завдання регулювання.
3.Завдання раціоналізації, розвитку і вдосконалення системи.
Процес прийняття рішень складається із наступних етапів: •Аналіз існуючого стану. •Проектування бажаного стану. •Розробка програми по переведенню системи в потрібний (проектний) стан. •Реалізація програми. •Контрольні перевірки відповідності фактичного стану системи проектному. •Регулювання (прийняття рішень по покращенню окремих зв’язків). •Повторний аналіз існуючого стану системи і проектування рішень по її подальшому вдосконаленні.
4.Завдання проектування нових систем.
Вимоги, які висуваються до організаційних рішень:
*Ефективність. Під ефективністю зв’язку слід розуміти ступінь її впливу на досягнення кінцевої мети функціонування системи.
*Економічність. Під нею розуміється мінімізація витрат по проектуванню зв’язків.
*Своєчасність. Розуміється забезпечення реалізації зв’язків в нормативні терміни, що диктуються технологією виробництва, внутрисистемними процесами.
*Надійність зв’язку означає ступінь його стійкості. Обрив чи якісне порушення зв’язку веде до зниження ефективності функціонування системи.
*Реальне втілення організаційних рішень. На втілення ОР впливають наступні обмеження:
а) Об’єктивні фактори зовнішнього середовища (ресурси, технології тощо).
б) примушуючи зв’язки вищих і суміжних ланок системи управління (норми, ліміти, плани, замовлення тощо)
в) норми праці і господарського законодавства.
16. Процес формування організаційного рішення
Важливим методологічним принципом організації процесу прийняття рішень є системний підхід до аналізу виробничої ситуації.
Виробнича ситуація являє собою стан системи якою управляють, і цей стан розглядається в певний проміжок часу. Якщо ситуація, що склалася в управлінні, може вплинути на кінцеві результати чи повністю, або частково змінити ціль і програму дій, то це змушує керівника приймати рішення. Це завдання стає організаційним якщо його рішення передбачає вплив на зв’язки, їх структуру і засоби їх реалізації.
Системний підхід дозволяє локалізувати аналіз виробничої ситуації в межах окремо взятої системи. Окрім того, системний підхід дозволяє організувати процес прийняття рішень і виокремити в ньому щось загальне для рішення різних завдань.
Етапи процесу прийняття орг. рішень:
І етап. Визначення проблеми і цілі.
Проблему можна визначити як різницю між фактичним і бажаним станом системи. Однак сам факт відхилення на різних рівнях управління інтерпретується в якість проблеми по-різному. Звідси слідує, що визначить проблему - це значить встановити границі системи, в межах якої вона розглядається і рівень, на якому вона повинна вирішуватись. При визначенні проблеми важливо визначити, що є причиною, а що наслідком. Тобто проблеми потрібно ранжувати. Визначення головної проблеми дозволить правильно сформулювати ціль вирішення задачі.
II етап. Уточнення завдання, оцінка і проектування системи.
Визначенням проблеми закінчується 1-й етап розробки рішень. Якщо проблема може бути усунена шляхом прямого управлінського впливу, то ніякі інші дії не здійснюються. Напр., при обриві організаційних зв’язків. В цьому випадку використовується оперативне втручання. Якщо ж причина збою в системі управління знаходиться чи витікає із недосконалості організації самої системи, то відбувається пошук слабких ланок в системі, що і складає зміст 2-го етапу. Цей процес складається із послідовної оцінки окремих елементів, властивостей, зв’язків системи з позиції того, як вони впливають на вихід системи. При цьому найчастіше використовується так званий нормативний підхід, коли оцінка властивостей і зв’язків системи ведеться на основі порівняння з встановленими нормативами, типовими рішеннями, еталонами тощо. При цьому успіх рішення залежить від прогресивності нормативу. Після проведення аналізу здійснюється процес проектування більш ефективного варіанту організації системи. Цей процес проектування виражається у виключенні, заміні або доповненні окремих елементів і зв’язків в системі, що могло б забезпечити бажаний результат на виході системи.
III етап. Оцінка можливих наслідків рішень, що застосовуються. Потрібно визначити можливі негативні наслідки прийнятих рішень. При цьому ми повинні врахувати наступні положення:
1) політичні наслідки рішення, що приймається (недооцінка політичного фактору може призвести до дестабілізації колективу)
2) економічні наслідки рішення, що приймається
3) психофізіологічні наслідки рішення, що приймається (режим роботи, зміст праці)
4) соціально-психологічні наслідки рішення, що приймається (моральний клімат)
5) екологічні наслідки рішення, що приймається
Рішення завжди має часовий характер. Термін його ефективності дії дорівнює терміну основних умов завдання. За межами цього терміну рішення може перетворитись в свою протилежність, тобто гальмувати розвиток системи. Для уникнення цього рішення слід приймати з урахуванням перспективних завдань і загальних закономірностей розвитку системи.
17. Методи формування організаційного рішення
В управлінській практиці використовують 3 основних методологічних підходи до формування організаційних рішень:
1) дослідницький чи евристичний підхід. Його сутність полягає в тому, що організаційне рішення не на основі відомих еталонів і нормативів, а шляхом використання природи проектуючого об’єкту і моделювання.
Стану структури зв’язків і шляхів їх реалізації. При даному підході використовується імітаційне моделювання, ділові ігри (в учбових і експериментальних цілях).
2) нормативний підхід. Його відмінність від евристичного полягає в тому, що він, як правило, не передбачає дослідження природи удосконалюючого і проектуючого об’єкту. Він побудований на порівняннях властивостей і зв’язків діючої системи з нормативною. В цьому випадку відбувається мінімізація витрат. Нормативи для використання виробляються в процесі дослідницького підходу.
3) прецедентний підхід або підхід, заснований на використанні передового досвіду. При цьому слід визначити чи є досвід, що передається, специфічним, тобто можливим тільки за певних обставин чи він є загальним.
Тема 6: ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ
18. Поняття і сутність діловодства
Діловодство - діяльність, яка забезпечує документування і організацію роботи з документами, тобто діловодство включає в себе сам процес від початку створення документу і передачі його в архів.
Документ виник для фіксування інформації і надання їй юридичної сили. В перекладі з латині означає доказ, свідоцтво. Документ являє собою відображення фактів, подій, предметів, явищ об’єктивної реальності і розумової діяльності людини. Він створюється за допомогою письма, графіки, малюнка, фото, звуко- і відеозапису Документ виготовляється на спеціальному матеріалі (папір, фотоплівка тощо). Щоб документ мав юридичну силу, процес його створення і регламентації здійснюється за встановленими правилами. Висновок: документ - це зафіксована на матеріальному носію інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.
В управлінській діяльності документ є і предметом праці і результатом праці
Всі форми управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів За допомогою документів апарат управління реалізує покладені на нього функції Створенням документа робота з ним не закінчується Його необхідно врахувати, зареєструвати, передати виконавцю, проконтролювати виконання, зберегти і т д
Процес організації діловодства поділяється умовно на дві частини
А) забезпечення своєчасного і грамотного створення документів (документування)
Б) організація роботи з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка в архів (знищення))
19. Порядок ведення діловодства на промислових підприємствах
Організація роботи з документами полягає в створенні умов обробки документів, контролю за їх виконанням і зберігання необхідної інформації.
Рух документів в організації з моменту їх створення чи отримання до завершення виконання чи відправлення називають документообігом. Вся документація організації поділяються на три документопотоки
1 вхідні документи (поступаючи)
2 вихідні (ті, що відправляють)
3 внутрішні
Кожен із перелічених документопотоків має свої особливості по змісту, обробці, кількості, руху тощо Кількість документів всіх потоків за рік складає обсяг документообігу підприємства.
Величина документообігу впливає на чисельність діловодницького персоналу, розрахунок при встановленні технічних засобів Крім того обсяг документообігу показує завантаженість робітників апарату управління
Етапи обробки та руху документів
(a) приймання і первинна обробка документів
(b) попередній розгляд і розподіл документів
(c) реєстрація
(d) контроль за виконанням
(e) інформаційно-довідкова робота.
(f) виконання документів і відправлення
Отримавши документ для відправлення, необхідно передусім перевірити правильність його оформлення (наявність підпису, дати, заголовку, правильності адресування, наявність адреси)
Перелічені етапи можливі лише за чіткої класифікації документів найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи Справа - сукупність документів (один документ), які відносяться до даного питання чи сфери діяльності, і які розміщені в одній папці Спеціальним класифікаційним документом, що визначає порядок розподілу документів по справах, є номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, які заводяться в організації з вказанням термінів їх зберігання Іншими словами номенклатура справ — це найпростіший класифікатор, який дозволяє швидко розкласти документи по папкам (справам) для оперативного їх пошуку у випадку необхідності.
Номенклатура справ — це документ багатоцільового призначення
1)номенклатура справ слугує планом розпорядження документів після їх виконання, тобто визначає систему зберігання документів у закладах
2)кожна справа, включена у номенклатуру, має вказання термінів зберігання документів, які поміщені в ній.
Крім того номенклатура використовується: *при реєстрації документів. *замість опису як обліковий документ при здачі в архів. *як схема побудови довідкової картотеки на виконані документи. *при вивченні структури організації
Номенклатура буває трьох видів: *конкретні чи індивідуальні (самі розробляємо) *примірні *типові
При формуванні справ необхідно дотримуватись наступних правил
1) розміщувати в справи тільки виконані і правильно оформлені документи
2) об'єднувати разом всі документи, які стосуються одного питання чи групи однорідних питань
3) додатки необхідно об’єднувати разом з документами
4) групувати у справи документи одного року
5) окремо групувати в справи документи постійного і тимчасового користування
6) окремо групувати в справи накази по основній діяльності
Протоколи формуються в хронологічному порядку
З метою оперативного пошуку справи розміщуються у відповідності з номенклатурою Опепрації з документами:
(a) експертиза вагомості документу ( проводиться з метою визначення термінів зберігання документів)
(b) оформлення справ
(c) складання опису справи
(d) передача справ у відомчий архів
Класифікація документів
1 за походженням: *офіційні (закони, постанови), *документи, що формуються організацією
2. за видами діяльності: *організаційно-розпорядчі, *фінансово-розрахункові, *постачально-збутові
3 за кількістю питань: *прості, *складні
4 за місцем виникнення: *внутрішні, *зовнішні
5 за термінами виконання: *термінові, *звичайні, *безстрокові
