6 за формою: *індивідуальні *типові
7 за засобом фіксації: *друковані *графічні *фотокінодокументи *звукові
8 за видами носія: *папір *фотокіноплівка *дискета *екран
9 за терміном зберігання: *постійного зберігання *тривалого зберігання *тимчасового зберігання
10 за стадіями створення: *оригінал *копія
11 за ступенем відкритості: *звичайні *секретні
12 за силою впливу: *справжні *підробні
13 а ступенем обов’язковості: *директивні *інформаційні
20. Підготовка документів для передачі в архів
Передача справ із структурних підрозділів в архів проводиться за графіком, який складений архівом, погоджений з керівниками структурних підрозділів і затверджений керівником організації Ця робота повинна проводитись щороку
Справи приймаються керівником відомчого архіву в присутності робітника структурного підрозділу
При цьому на обох екземплярах опису навпроти кожної справи робиться відмітка про її наявність. Після прийому всіх справ за описом в кінці кожного екземпляру робиться заявний надпис з вказанням цифрами та прописом фактичної кількості справ, що передані в архів. Повинна бути проставлена дата прийому-передачі.
Справи постійного зберігання передаються із відомчого архіву в державний.
Відповідно існуючого законодавства документи всіх організацій, в т ч і малих фірм, мають певну історичну, наукову, соціальну і культурну цінність і тому вони складають недержавну частину архівного фонду. Тобто власники малих фірм мають право передавати документи на державне зберігання.
Тема7: ДІАГНОСТИКА І КОНТРОЛЬ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ ПРОМИСЛОВИМ ПІДПРИЄМСТВОМ
21. Місце і роль діагностики в системі управління підприємством
Функція "організація" в менеджменті розглядає не тільки первинну побудову організаційної структури але і її вдосконалення і в першому, і в другому випадку першим етапом виступає діагностування Діагностика займається оцінкою всіх сторін діяльності підприємства Метою діагностики е виявлення можливостей і ресурсів діяльності підприємства
Діагностуванню підлягають наступні сфери діяльності підприємства
1) організаційна структура упр-ня В цьому випадку аналізуються цілі діяльності, стратеги управління, рівні управління, чисельність робітників тощо
При аналізі цілей діяльності необхідно визначити: *ринок, на якому буде функціонувати підприємство. *основних конкурентів *продукцію, що буде вироблятись фірмою *рівень кваліфікації персоналу
При аналізі рівнів управління необхідно звернути увагу передусім на наступні елементи: *чисельність управлінського і промислово-виробничого персоналу *вивчення і прогнозування попиту *ступінь централізації *наукової організації праці *кількість структурних підрозділів
2)функціональна стр-ра При аналізі функціональної структури збирають наступну інформацію: *кількість вхідної і вихідної інформації *функції структурних підрозділів і робітників апарату управління
Ціль аналізу функціональних структур підрозділів і робітників апарату управління полягає в наступному:
(a) визначення рівня функціональної спеціалізації
(b) виключення дублювання функцій між підрозділами і робітниками
(с) спеціалізація, кооперація і розподіл праці
Для аналізу використовуються положення про відділи, посадові інструкції
(d) перелік технічних засобів, за допомогою яких обробляється інформація
3)управління персоналом
Характеризується наступними параметрами: *чисельність робітників апарату управління *чисельність робітників на підприємстві в цілому *співвідношення між управлінцями і технічними спеціалістами *рівень кваліфікації робітників *плинність кадрів
Діагностування персоналу здійснюється за допомоги наступних показників: *характер управлінського мислення *рівень технічної грамотності і теоретичних знань по управлінню *ступінь працездатності *готовність до ризику *рівень сприйняття нового
4) система мотивації. Діагностика системи мотивації дозволяє назначити на скільки інтереси робітника пов’язані з інтересами підприємства Мотивація праці пов’язана з організацією праці, а організація праці - з організацією управління. Організація управління включає в себе: *організацію робочих місць *оснащення матеріально-технічними засобами *рівень комп’ютеризації
5) діловодство (організація роботи з документами) Діагностування отримання - передача документу, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка в архів, знищення.
6) Діагностування процесів упр-ня Характеризується наступними показниками: *Кількість процедур управління *Кількість форм документів *Методи управління *Функції управління *Технічні засоби управління *Створення автоматизованих робочих місць
22. Сутність контролю як способу організації управління підприємством
Контроль - це управлінська діяльність завданням якої є кількісна і якісна оцінка і облік результатів діяльності підприємства. Об’єктом контролю є саме підприємство та його окремі сторони діяльності: *Випуск продукції *Якість продукції *Фінансовий стан підприємства *Ресурси, що використовуються *Техніка безпеки *Організація управління *Грошові засоби *Управлінські рішення *Норми, плани, нормативи тощо
Перелічені об’єкти можна певним чином згрупувати, в результаті чого формуються наступні напрямки контролю: 1.фінансовий 2.контроль якості продукції 3.контроль за умовами праці
Принципи контролю: • всеосяжність - розповсюдження контролю на всі сфери діяльності. •науковість. •економічність. •дієвість - швидка реакція на результати контролю
Контроль як спосіб організації управління забезпечує: (a)оцінку реальної ситуації. (b)можливість внести необхідні корективи
З цією метою контроль вирішує наступні завдання: *виявлення і профілактика порушень в технології виробництва. *виявлення і профілактика недотримання договірних зобов'язань. *попередження збиткової роботи окремих підрозділів
Прийоми організації контролю: *формальна перевірка. *нормативно-правова перевірка
При здійсненні документальної перевірки та здійсненні контролю використовуються наступні закони: "Про державну податкову службу в Україні", "Про державну ревізійну службу контролю", "Про підприємництво", Положення "Про документи та записи бухобліку підприємств промисловості" тощо.
Види контролю: Попередній, Поточний, Заключний
23. Сутність, завдання і функції контролінгу
Процес розвитку контролю сформував новий напрямок в системі контролю - контролінг - сукупність всіх форм контрольної діяльності, призваний об’єктивно і якісно проаналізувати і оцінити роботу організації для її розвитку чи вдосконалення
Види контролінгу:
> Адміністративний — перевірка процесів і явищ з метою фіксації поточного стану і відхилення від адміністративних значень Технологічний
> Ревізія - документальна перевірка фін -господарської діяльності організації чи посадової особи з метою визначення правильності та законності їх дій Ревізія може бути планова і непланова
> Аудит - документальна перевірка даних, що відповідають професійній діяльності, яка встановлює рівень їх відповідності певним стандартам, нормам, критеріям
Контролінг буває активним і пасивним.
Пасивний контролінг (ревізія, аудит) характер-ся періодичними діями по контролю, активний (адміністративний, технологічний) - характер-ся безперервним контрольним процесом.
Для реалізації системи контролінгу в організації створюються структурні підрозділи, які підпорядковуються або комерційному, або генеральному директору.
Основу контролінгу складають стандарти, норми, правила тощо
Контролінг може бути: *Попередній - здійснюється до початку реалізації цілей і програм організації Його завдання - розробка критеріїв оцінювання, методики та регламенту проведення контролю. *Поточний - здійснюється в ході виконання. *Заключний - виконується після завершення робіт і досягнення мети.
В результаті цього створюються чи вдосконалюються бази даних по таким напрямкам:
* Найменування мети та поставлених завдань
* Параметри діяльності організації (початковий, проміжний, кінцевий)
* Критерії оцінки вихідних даних і динаміка їх зміни
* Набір рішень стосовно коригувань контрольної діяльності
24. Поняття організаційного аудиту
Аудит - процес отримання і оцінки об’єктивних даних, що відповідають професійній діяльності, який встановлює рівень їх відповідності певним нормам, стандартам, критеріям.
Аудит в сучасному стані зародився разом з менеджментом Його основною метою є запобігання помилок при проведенні внутрішнього контролю.
В господарській практиці існує поодинокий аудит і обов'язковий (відповідно до існуючого законодавства).
Поодинокий аудит існує тоді, коли організація хоче перевірити себе
Обов'язковому аудиту підлягають всі підприємства, що працюють у фінансовій сфері, а також акціонерні товариства
Галузі аудиту: *Аудит майна *Професіоналізму персоналу *Методології та процесу управління *Механізму управління *Управлінській аудит *Операційний аудит *Інтелектуальної власності *Бухгалтерський аудит
Нормативи аудиту: *Професіоналізм *Незалежність *Доречність *Достовірність *Відповідність міжнародним правилам
Стандарти на елементи управлінської діяльності і механізму управління: *Професіоналізм *Гармонізація *Об’єктивність *Однозначність *Стабільність повторюваність
За рівнем повноти аудит є: *Функціональний (бухоблік, персонал, фінанси тощо можуть підлягати перевірці). *Комплексний (охоплює найбільш вагомі елементи діяльності організації. Наприклад, аудит управлінських технологій, аудит управлінських функцій, цілей тощо). *Системний аудит
За напрямком аудит є: *Технологічний – контроль професійного рівня і поточного стану техніки та технології, що використовуються об'єктом аудиту.
*Економічний аудит — контроль дотримання економічних норм, правил, звітності Частковий випадок — аудит бухгалтерської діяльності,
*Організаційний аудит - контроль процесу управління в організації,
*Правовий аудит - контроль за виконанням норм, правил, а також вимог установчих документів,
*Соціальний аудит — контроль соціальних норм, правил (контроль за виконанням колективного договору) Зв’язуючою ланкою перелічених видів аудиту є організаційний аудит.
Основні принципи організаційного аудиту
1.принцип виділення головного - при проведенні організаційного аудиту робітник повинен виділити головну характеристику в системі "організація управління"
2.принцип відповідності — професіоналізм робітника, що складає висновок аудиту, повинен відповідати його складності, і мотивується це тим, що суб’єктивність рішення може значно перекрутити достовірність даних
3.принцип повноти Чим точніше і достовірніше вимагається висновок про відповідність стану системи управління певному рівню, тим більше її елементів повинно підлягати обліку та контролю
4.принцип системності При проведенні аудиту необхідно врахувати взаємовплив елементів системи управління
5.принцип централізації обліку Всі аудиторські висновки про окремі елементи системи управління повинні надаватись одному спеціалісту для складання загального висновку
6.принцип стандартизації За кожною формою обліку елементів системи управління повинен стояти стандарт, норам, закон,розпорядження керівника
7.принцип еластичності Еластичність визначається швидкістю зміни поточного стану даних, що обліковуються і, відповідно, результатів аудиторської перевірки 8.принцип своєчасного використання. Облікові дані, які надаються аудитору, повинні бути достовірні на день проведення аудиту
9.принцип планування Будь-яка організація повинна мати обґрунтований набір можливих значень облікових даних по кожному елементу для прийняття відповідних заходів у випадку наявності відхилення поточного значення від планового
10.принцип координації При непропорційних змінах контрольованих параметрів елементів системи управління необхідно вносити відповідні коригування в даний елемент
11.принцип включення Система внутрішнього аудиту повинна включатися в роботу при досягненні критичного відхилення поточного стану елементу від розрахункового
Внутрифірмовий аудит здійснюється відповідним підрозділом фірми Основними клієнтами внутрішнього аудиту є рада директорів, головний бухгалтер та інші керівники
Зовнішній аудит розповсюджується на асоціації, акціонерні товариства, комбанки та інші фінансові установи.
Аудиторський контроль може бути:
За організаційної ознаки: *регламентований *договірний *внутрішній *держ.
За процесуальною ознакою аудит може бути: *однопредметний *багатопр. *
За змістом і функціями управління аудит може бути: *попереджуючий *перманентний *ретроспективний
Тема 8: ЕФЕКТИВНІСТЬ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ
25. Поняття ефективності оріанізації управління
Ефективність - здатність організації ( система, група людей, людина) приносити ефект. Стосовно до управління ефективність є мірою точності або досягнення управляємим об’єктом очікуваного стану. Очікуваний стан задається за допомогою плануємих параметрів, стандартів (продуктивність працівників, рентабельність, собівартість).
Виявлення ефекту від організації управлінської праці відрізняється підвищеною складністю, що обумовлено його двоякою роллю 3 одного боку управлінська праця не здійснюється сама по собі або сама для себе. Вона забезпечує організацію спільної праці тому її ефективність слід “шукати” в загальних показниках діяльності організації з іншого боку - управлінська праця - це організація системи управління, її цілеспрямоване функціонування і розвиток. Виходячи з цього можна стверджувати, що існує два види ефекту організації управлінської праці.
1) проявляється в кінцевих результатах спільної праці це так звана ефективність в широкому розумінні. При цьому прямого співпадання (відповідності) рівней і динаміки ефекту і кінцевих результатів нема. Це обумовлено тим, що кінцеві результати залежать не тільки від організації управління, але й від інших факторів виробництва.
2) Проявляється на рівні самої системи управління. Це так звана ефективність в вузькому розумінні. Вона залежить від ступеня відповідності об’єкта і суб’єкта управління.
26. комплексний підхід до оцінки ефективності організації управління
Для оцінки ефективності результатів організації управління застосовуються узагальнюючі показники і система окремих показників економічної і соціальної ефективності При цьому існують різні підходи Розглянемо один із них
Послідовність проведення розрахунків в межах даного підходу здійснюється наступним чином.
Для оцінки економічної ефективності управління в широкому розумінні використовується наступний узагальнюючий показник:
1/ефективність ресурсна рівна Доходи/Ресурси
2/ ефективність витратна рівна Доходи/Витрати
Окремих показників економічної ефективності роботи трудового колективу налічується близько 60. Серед них: *Рентабельність *Оборотність, окупність капіталу *Фондоємкість *Фондовіддача *Продуктивність праці *Співвідношення росту заробітної плати і продуктивності праці тощо.
Узагальнюючими показниками соціальної ефективності в широкому розумінні можуть бути: *Ступінь виконання замовлень споживачів. *Частка обсягу продажу фірми на ринку тощо
Окремими показниками соціальної ефективності є: *своєчасність виконання замовлення *повнота виконання замовлення *надання додаткових послуг *після продажний сервіс тощо
Економічну ефективність управління у вузькому розумінні характеризують наступні показники:
1/ узагальнюючий показник
2/ окремі показники: *Частка адміністративно-управлінських витрат в загальній сумі витрат підприємства *Частка чисельності управлінського персоналу в загальній чисельності працівників на підприємстві *Навантаження управляємості (факт-на чисельність працюючих на 1 робітника апарату управління) тощо
Узагальнюючими показниками соціальної ефективності у вузькому розумінні є: *частка рішень, прийнятих за пропозицією робітників трудового колективу *кількість робітників, які залучені до розробки управлінського рішення
До окремих показників соціальної ефективності відносяться: *ступінь технічної оснащеності управлінської праці *плинність робітників апарату управління *кваліфікаційний рівень кадрів тощо.
Оцінка ефективності виконання окремих управлінських функцій (планування організація мотивація контроль)
Для їх оцінки використовується також комплекс показників, які відображають специфіку діяльності по кожній управлінській функції
Наприклад:
* по функції планування оцінюється ступінь досягнення поставлених цілей чи планових завдань
* по функції організація - оснащеність підприємства сучасним технологічним обладнанням, плинність кадрів
* по функції мотивація - методи впливу на колектив (заохочення, покарання)
* по функції контроль - кількість порушень трудової, технологічної дисципліни
* оцінка ефективності управління може здійснюватись за різні проміжки часу (тиждень, декада, квартал, рік, ряд років)
Динаміка цих показників, а також співставлення з аналогічними даними однорідних підприємств дозволяє зробити висновок про ефективність роботи апарату управління
Викладений підхід до оцінки ефективності застосовується як для характеристики результативності роботи апарату управління в цілому, так і для оцінки конкретних управлінських рішень
27. Показники економічної ефективності організації управлінської праці
Економічна ефективність від удосконалення організації управлінської праці розглядається:
* на етапі аналізу з метою визначення доцільності перебудови
* на етапі оптимізації з метою вибору найбільш раціонального варіанту проектних рішень (розрахункова ефективність)
* на етапі функціонування визначається фактична ефективність
Для оцінки ефективності заходів по удосконаленню організації управлінської праці існують різноманітні методики, в яких розглядається ріст продуктивності праці, річний економічний ефект тощо В силу специфіки управлінської праці і складності визначення її результатів розрахунок продуктивності праці для оцінки економічної ефективності практично неможливий.
Річний економічний ефект можна розрахувати за формулою
Ер = (СІ - C2)xB2 - Ен х Зед ,
Де С1,С2 - собівартість одиниці продукції після впровадження заходів НОУП (наукова організація управлінської праці), В2 - річний обсяг робіт після впровадження в натуральному виразі (документів, рядків, сторінок). Ен - нормативний коефіцієнт порівнюваної економічної ефективності (величина оборотна нормативному терміну одночасної (единовременной) окупності (0,15)). Зед - витрати, пов’язані з розробкою і впровадженням заходів
Вартість години роботи розраховується шляхом ділення річного фонду заробітної плати робітників відповідної категорії на річний фонд робочого часу (за рік)
Вартість одиниці роботи визначається перемноженням вартості години роботи і відповідної кількості годин
Одночасні витрати - капітальні витрати на придбання оргтехніки та обладнання, необхідних для здійснення заходів по НОУП, а також витрати, пов’язані з розробкою нових методів роботи, оплатою праці дослідників, розробників організаційних проектів та ін витрати
Даний метод ефективний при визначенні результатів впровадження якого-небудь одного заходу Якщо таких заходів багато, то виділити ефект від кожного заходу практично не можливо Тому використовують інший метод оцінки
Економічний ефект в даному випадку розраховується наступним чином Е=Ев+Ед.с.+Ет-3
Де Ев - загальна економія, досягнута за рахунок всіх заходів по удосконаленню організації управлінської праці. Ед.с. - економія, досягнута за рахунок зміни посадової структури управлінських робітників функціональних і виробничих служб. Ет - економія, досягнута за рахунок більш широкого і раціонального використання засобів оргтехніки, економії канцтоварів тощо. З - сума коштів, витрачених на здійснення заходів по удосконаленню організації управлінської праці.
Наприклад, економія за рахунок вивільнення чисельності персоналу може бути досягнута дякуючи: *Удосконаленню розподілу праці *Раціоналізації методів виконання робіт *Використанню нової обчислювальної техніки тощо
Зміна посадової структури, а звідси і економія можуть виникнути: *За рахунок удосконалення кваліфікаційного розподілу праці *За рахунок впровадження нових видів обладнання.
Тема 1: ОСНОВИ ТЕОРІЇ І МЕТОДОЛОГІЇ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ.
1.Предмет, цілі і завдання курсу "ОУПП".
2.Функціональний і структурний підходи в організації управління підприємством.
3.Методологія організації управління підприємством
4.Закони в організації управління підпр-вом.
5.Організація як матеріальна система (принципи орг-ї)
Тема 2: ФУНКЦІОНАЛЬНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ
6.Функціональний підхід в організації управління
7.Поняття управлінської процедури (функції управління).
8.Формування функціональної структури управління
Тема 3: ІНСТИТУЦІОНАЛЬНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ
9.Задачі і зміст роботи по формуванню організаційних структур
10.Процес формування організаційної структури
11. Вітчизняний і зарубіжний досвід у формуванні організаційних. структур.
Тема 4: ПРОЦЕСИ І ПРОЦЕДУРИ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ
12. Процес управління, його зміст, основні характеристики.
13. Регламентація процесу управління (підходи до проектування оргструктур)
14. Методи організації процесу управління
Тема 5: ТЕХНОЛОГІЯ ПРИЙНЯТТЯ УПРАВЛІНСЬКИХ РІШЕНЬ
15.Сутність і особливості організаційних управлінських рішень
16. Процес формування організаційного рішення
17. Методи формування організаційного рішення
Тема 6: ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ
18. Поняття і сутність діловодства
19. Порядок ведення діловодства на промислових підприємствах
20. Підготовка документів для передачі в архів
Тема7: ДІАГНОСТИКА І КОНТРОЛЬ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ ПРОМИСЛОВИМ ПІДПРИЄМСТВОМ
21. Місце і роль діагностики в системі управління підприємством
22. Сутність контролю як способу організації управління підприємством
23. Сутність, завдання і функції контролінгу
24. Поняття організаційного аудиту
Тема 8: ЕФЕКТИВНІСТЬ ОРГАНІЗАЦІЇ УПРАВЛІННЯ ПІДПРИЄМСТВОМ
25. Поняття ефективності оріанізації управління
26. комплексний підхід до оцінки ефективності організації управління
27. Показники економічної ефективності організації управлінської праці
