1.Предмет, цілі і завдання курсу "ОУПП".
Поняття «організація» вживається в таких значення:
• Під ним розуміється якийсь об’єкт, система, що має складну внутрішню структуру (підприємство, цех, відділ, служба);
• Стан впорядкованості тої чи іншої сукупності предметів, явищ (внутрішня форма, структура системи);
• Діяльність людини щодо створення стану впорядкованості або цілісної системи.
В процесі організаційної діяльності люди вступають в організаційні відносини. Ці відносини є предметом вивчення науки організації управління. Об’єктом науки організації управління виступає вся система управління.
Організаційні відносини (0В) поділяються на:
1. Регулюючі 0В. Функція регулювання направлена на зберігання, підтримку, удосконалення і розвиток стану впорядкованості, організованості системи управління;
2. Субординація. Відношення субординації являє собою систему зв’язків між керівниками та підлеглими. Воно поділяється на лінійне та функціональне.
3. Координація. 0В координації направлені на погодження дій різних органів управління, робітників, співставлення цілей та завдань різних рівнів, ресурсів, форм і методів діяльності, взаємне пристосування для досягнення головних цілей.
4. Професіоналізм менеджера.
Об'єктом вивчення науки ОУПП є система управління на підприємстві.
Предметом вивчення науки ОУПП є організаційні відносини.
Метою вивчення даної науки є подальше поглиблення процесу пізнання теорії і практики менеджменту.
Задачі ОУПП як науки:
* Оптимальний розподіл ресурсів для досягнення поставленої мети;
* Створення ефективних інформаційних систем для забезпечення внутрішніх і зовнішніх контактів;
* Визначення функцій, статусу, компетенції і відповідальності кожної посадової особи, робочого місця, управління персоналом структурних підрозділів підприємства.
* Визначення в рамках певної компетенції відносин співпідпорядкування.
2.Функціональний і структурний підходи в організації управління підприємством.
На підприємстві існує три головні елементи, які визначають напрямок діяльності:
1. Місія управління
2. Функція управління
3. Структура управління
Пріоритетною є місія. Функція та структура управління більш змінні, їх формування направлене на реалізацію місії. Функція і структура управління знаходяться в нерозривній єдності.
Керівники часто визначають що первинно: функція чи структура. Цей вибір визначає дії керівника по створенню, реформуванні чи реструктуризації підприємства.
Існують наступні підходи до такого вибору:
• При створенні нового підприємства чи реструктуризації існуючого основою є функції. Функція - це сукупність дій, направлених на досягнення поставлених завдань і підпорядкованих загальній цілі управління. Функції в організації можна розділити на три групи:
1. Функції управління управлінською діяльністю
2. Функції управління виробництвом
3. Виробничі функції
• При вдосконаленні чи реформуванні існуючого підприємства пріоритетною є структура, яка визначає діапазон можливого набору функцій. Структура організації - це ті фіксовані взаємозв’язки, які існують між підрозділами та робітниками організації.
Структури відрізняються складністю (ступінь розділення діяльності на різноманітні функції), формалізацією (опора на правила), централізацією.
3.Методологія організації управління підприємством
Організаційні відносини включають в себе вплив, взаємо- і протидію при створенні, функціонуванні, реорганізації та ліквідації організаційних об’єктів.
0В бувають структурні і процесорні.
Структурні: *Вплив *Взаємодія *Протидія
Процесорні: *Масові і одиничні; *Рівності і підпорядкованості; *Залежні і незалежні; *Неперервними і дискретними; *Економічні і правові і т.і..
4.Закони в організації управління підпр-вом.
Будь-яка організація діє на основі відповідних законів. Закон з позиції менеджменту можна подати як зв’язок цілей організації із засобами і методами їх досягнення. Закон має механізм дій і механізм використання.
Механізм дії- це формування залежності вихідних параметрів від вхідних, визначення допустимої інерціоності, запізнення і порогу реагування.
Механізм використання - це набір правил і норм для реалізуючої механізм дії робітника з вказанням його прав і відповідальності.
Організація завжди випробовує на собі вплив як з боку закону, так і з боку керівника. Якщо ці впливи співпадають, то це призводить до ефективної діяльності організації і навпаки.
Роль законів в організації управління: *Створюють теоретичний фундамент *Дозволяють правильно оцінити виниклу ситуацію *Дозволяють аналізувати зарубіжний досвід
Основними законами є:
•Закон синергії. Для будь-якої організації існує такий набір елементів, при якому її потенціал завжди буде або суттєво більше простої суми потенціалів елементів, або суттєво менше.
•Закон самозбереження (страхування)
•Закон розвитку. Форми розвитку (еволюція, революція). Розвиток буває: прогресивним , регресивним.
•Закон інформованості (впорядкованості). Чим більшою інформацією володіє організація про внутрішнє і зовнішнє середовище, тим вона має більшу ймовірність усталеного функціонування
•Закон єдності аналізу і синтезу. Аналіз - розділення загального на частини; синтез - агрегування, тобто поєднання елементів в одне ціле.
5.Організація як матеріальна система (принципи орг-ї)
Кожна матеріальна система намагається налаштуватись на більш економічний режим в результаті постійної зміни виробничої структури чи функцій. Швидкість і результати змін залежать від діапазону зовнішнього і внутрішнього середовища.
Організація як матеріальна система проходить всі етапи чи частину життєвого циклу: *Поріг нечутливості; *Впровадження; *Зростання; *Зрілість; *Спад; *Крах; *Утилізація.
Всі названі етапи можна розділити на дві групи: статистичну і динамічну
Статистична: поріг нечутливості і утилізація.
Динамічна: провадження, зростання, зрілість... крах
В залежності від етапу ЖЦ організації принципи реалізації законів будуть різними (принципи - загальні правила).
Принципи статистичного стану організації:
* Пріоритет цілей. В системі ціль-завдання-функція-структура-персонал найвищий пріоритет має мати ціль
* Принцип пріоритету функцій над структурами. При створенні організації в системі функція-структура найвищий пріоритет має мати функція
* Принцип пріоритету суб’єкта управління над об’єктом. Суб’єкт управління не може бути менш розвинутим за об’єкт управління.
Принципи динамічного стану організації:
* Принцип пріоритету персоналу.
* Принцип пріоритету структур над функціями.
* Принцип пріоритету об?єкта управління над суб?єктом.
Загальні принципи (окрім специфічних):
* Принцип відповідності цілей і ресурсів
* Принцип відповідності розпорядження і підпорядкування
* Принцип відповідності ефективності виробництва і економічності; пріоритет надається ефективності
* Принцип прямоточності.
* Принцип ритмічності
* Принцип синхронізації.
* Принцип раціоналізації.
Формування принципів перетворення повинні здійснювати люди з ірраціональним мисленням (сприйняття дійсності не через сприйняття мислення: воля, інтуїція....); процес реалізації-люди з раціональним мисленням.
ТЕМА 2.
6.Функціональний підхід в організації управління
Функція - сукупність дій відносно однорідних по деяким ознакам, що направленні на досягнення приватної мети і підкорених загальній цілі управління.
Функції, що виконуються в організації, діляться на три групи:
1)Функція організація управління управлінською діяльністю: *стратегічне управління; *аудит системи управління;*консультаційна діяльність.
2)Функція організація управління виробництвом: *планування; *організація; *мотивація; *керівництво; *контроль.
3)Функція організація виробництва (операційний менеджмент)
Цю функцію виконують майстри, бригадири, керівники груп. Вони мають в своєму підпорядкуванні спеціалістів. Спеціалісти - це люди, які виконують виробничі функції (техніки, інженери, секретарі, бухгалтери, робітники).
Реально керівники і менеджери виконують функції, що входять в різні групи. Це залежить від масштабів (складності) організації.
Функціональний підхід припускає наступні дії при організації системи управління:
1. Формування тимчасової групи спеціалістів по створенню підприємства;
2. Складання орієнтовного набору функцій підприємства і управління з зазначенням трудоємкості;
3. Формування кінцевого набору по методиці функціонально-вартісного аналізу;
4. Складання функціональної структури управління;
5. Створення на базі функціональної структури управління організаційної структури.
В системі управління прийнято розрізняти наcтупні функції:*Конкретні (КФУ) *Загальні (ЗФУ)
Конкретні функції управління - це функції, які визначаються по належності до діяльності організації в цілому або конкретна стадія виробничого процесу.
1)За ознакою впливу на всі сфери діяльності підприємства в цілому КФУ бувають: *Перспективне і поточне економічне та соціальне планування, *Облік і звітність, *Економ, аналіз та ін.
2)За ознакою впливу на окремі стадії виробничого процесу: *Управління технічною підготовкою виробництва, *Організація виробництва, *Управління технологічними процесами, *Технологічний контроль і випробування, *Маркетинг та ін.
3)За ознакою впливу на окремі фактори виробництва: *Управління персоналом, *Управління організацією праці і з/пл. *Організація фін. Діяльності, *Капітальне будівництво тощо
В перелік загальних функцій входять: *Планування, *Організація, *Мотивація, *Керівництво, *Контроль.
7.Поняття управлінської процедури (функції управління).
Під управлінською процедурою розуміють сукупність взаємопов'язаних управлінських операцій, які виконуються над певним видом інформації і мають закінчену хоча і обмежену мету.
В набір процедур входять: *Інформаційна підготовка і розробка рішень. *Погодження *Прийняття рішень *Затвердження заходу *Організація виконання і контроль
В залежності від того, яка із процедур переважає в складі функцій управління, функція може бути: a) Адміністративною b) Технологічною c) Патронажною
Адміністративна функція формує лінійну частину структури управління, технологічні - функціональні, а патронажні - штабну частину структури управління.
Кожна процедура може включати в себе набір операцій, наприклад підготовка рішення включає операції по створенню баз даних і баз знань, проведення нарад тощо.
Операція - це назва складової частини розділу документу, який описує взаємодію людей шляхом документів і технічних засобів. Кількість операцій в процедурі не регламентовано.
Кожна функція, процедура і операція мають три головні параметри: 1.Трудоємкість (визначається в годинах) 2.Складність - має три рівні, рівень складності визначається характером виконуємих операцій. 3.Вартість - визначається на основі калькуляції всіх видів операцій, що складають конкретну функцію управління.
На побудову структури апарату управління суттєво впливають також наступні характеристики виконуємих функцій:
a) Актуальність. Визначається значущістю, сучасністю, важливістю функції, що виконується. Цей параметр впливає на склад апарату управління.
b) Поєднуваність (можливість поєднувати).
c) Насиченість. Визначається відношенням нормативної трудоємкості до реальної *100%.
d) Гнучкість. Виділяють три рівні: високий (2), середній (1), низький (0,5).
8.Формування функціональної структури управління
Процес формування функціональної структури починається з формування типової функціональної ланки управління. Тобто ми в даному випадку повинні визначити взаємозв'язок процедур загальної функції управління.
Принципи формування типової функціональної ланки:
* Однозначності. Кожна типова ланка повинна відображати тільки одну загальну функцію.
* Детермінованості. В типовій ланці процедура прийняття рішення повинна мати один вхідний і один вихідний вплив.
* Стабільності. Зміни трудоємкості функцій в заданому діапазоні (нормативний рівень) не повинні відображатись на структурі зв'язків типової ланки з іншими ланками.
* Обмеженості. В типовій ланці процедура прийняття рішень має бути лише одна.
* Узгодженості. Типова ланка має бути вписана у відповідне середовище свого функціонування.
* Необхідної деталізації. Типова ланка повинна реалізовувати одну загальну функцію та мати всі процедури для її виконання. Якщо параметри типової ланки не відповідають принципу обмеженості, то ланку потрібно або округлити, або розділить.
* Удосконалення. В типовій ланці слід передбачити можливість зниження трудоємкості (наприклад, використання ЕОМ).
Формування функціональної структури на основі типової ланки дає позитивні результати в тому випадку, коли кількість функцій не перевищує числа 200. Якщо ж їх більше, то узгоджувати процедури досить складно. В зв'язку з цим використовується метод агрегування, який включає в себе наступні операції:
* Групування набору функцій за управлінською, економічною, соціальною чи іншою ознакою
* Формування функціональної структури для кожної групи
* Побудова загальної функціональної структури
Основні елементи функціональної структури управління (див рис.)
Взаємозв'язки конкретної функції управління в рамках організації створюють функціональну структуру управління, яка є основою організаційних структур управління.
Основними елементами функціональної структури управління є: *Загальні функції управління. *Конкретні функції управління. *Функціональна структура.
Тема 3: ІНСТИТУЦІОНАЛЬНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ
9.Задачі і зміст роботи по формуванню організаційних структур
Інституціональний аспект організації управління вирішує завдання формування складу і змісту зв’язків між функціональними елементами системи. Тобто відбувається остаточне формування структури управління. Організаційні зв’язки об’єднують систему в єдине ціле і дозволяють елементам взаємодіяти. Тобто виконуючи свої функції, разом досягати локальної цілі і загальної цілі системи. Під структурою управління розуміють впорядковану сукупність стійких взаємопов'язаних елементів, які забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого.
Основними поняттями структур управління є: a)Елементи b)Зв’язки (відносини) c)Рівні d)Повноваження
Існує наступна типологія структури управління:
1. Основні схеми структур: а)базисні (схема-лінія, схема-кільце, схема-колесо) б)похідні (зірка, ієрархічна)
2. класичні структури управління: * лінійні, *функціональні, *лінійно-функуціональні.
3. спеціальні структури управління: *матрична, *продуктова, * регіональна, *орієнтована на споживача, *віртуальна (партнерська) тощо.
Будь-яка із названих схем включає в себе:
a) ланку - графічне зображення посади робітника, найменування підрозділу чи виконуємої функції
b) зв’язок - графічне зображення траєкторії взаємодії робітників (лінійні, функціональні)
c) рівень — вертикальне розташування ланки відносно вищого для даної організації органу управління чи посадової особи. Рівні бувають: віщі, середні, нижчі
Принципи формування ОСУ:
1) ОСУ повинна передусім відображати цілі і завдання організації, і відповідно має бути підпорядкована виробництву
2) Необхідно передбачати оптимальний розподіл праці між органами управління і окремими робітниками з метою забезпечення творчого характеру праці і нормального завантаження менеджерів
3) Формування структури управління необхідно пов’язувати з визначенням повноважень і відповідальності кожного робітника і органа управління, шляхом горизонтальних і вертикальних зв’язків
4) Необхідно підтримувати відповідність між функціями і обов'язками з одного боку, і повноваженнями і відповідальністю - з іншого. В противному разі структура управління буде розбалансованою.
5) ОСУ має бути адекватною соціально - культурному середовищі організації (неслід сліпо копіювати СУ).
Основне завдання при формуванні ОС для нових діючих підприємств полягає в створенні такого апарату управління, який з одного боку відповідав би масштабам, типу і формам організації виробництва, а з іншого боку - забезпечував би виконання всіх функцій по управлінню діяльності колективу. При цьому для нових підприємств необхідно здійснювати наступні кроки:
* Формування тимчасової групи спеціалістів по створенню підприємства
* Складання орієнтовного набору функцій виробництва і управління (з вказанням трудоємкості)
* Формування остаточного набору функцій за методикою функціонально-вартісного аналізу
* Складання функціональної структури
* Порівняння цієї структури з існуючою
* Внесення коректив в набір функцій
* Внесення коректив в існуючу ОСУ
При цьому слід мати на увазі, що існують 4 групи функцій управління: 1.Активізуючи, 2.Гальмуюча, 3.Потенційна, 4.Нейтральна
10.Процес формування організаційної структури
Процес формування ОС передбачає налагодження зв'язків між елементами системи. Встановити зв’язок між елементами системи означає визначити їх взаємне розташування в просторі і взаємодію в часі, вибрати раціональний спосіб поєднання чи інформованості між ними, обумовить обсяг і зміст зв’язку. Тобто встановлення зв’язку являє собою регламентацію певних відносин між елементами системи чи протікаючими між ними процесами. Фіксується така регламентація за допомогою норм, стандартів, посадових інструкцій, положень, блок-схемами, документограмами, орфограмами, сітьовими графіками тощо.
Проектування організаційних зв’язків може здійснюватися або на стадії створення нових систем, або при вдосконаленні функціонуючої системи.
Що ж є предметом регламентації?
В кожному окремому випадку для того чи іншого виду зв’язків це буде досить конкретний набір умов (параметрів).Наприклад, для того, щоб зв’язок між елементами А і Б носив не випадковий , а
