Программе Excel посвящена обширная литература. Однако за детальностью изложения многие важные возможности остаются невостребованными, их просто не удается найти среди множества советов. Многолетняя практика работы с пакетом позволяет предложить несколько советов. Организация банка данных в Excel Числовые данные, полученные во время натурных наблюдений, перед статистической обработкой попадают на лист Excel. При этом далеко не безразлично, как они будут структурированы. Часто правильная организация банка данных предопределяет тот или иной вид статистического анализа. Не упустить полезную информацию и эффективно подготовить числовой массив для последующей обработки поможет выполнение нескольких правил размещения данных в электронной таблице Excel.
Под каждое свойство (характеристику, показатель, признак, переменную) объектов измерения следует отводить отдельный столбец (так называемое "поле"). Названия полей должна содержать первая (единственная!) строчка (ряд 1); это упростит операции сортировки и экспорта данных в другие пакеты, например в StatGraphics, Access. Названия следует формировать из букв и чисел, избегая пробелов и спецсимволов (- ^ : , . ' + = …), лучше латиницей. Каждый объект измерения (препарат, особь, маршрут, биоценоз…) представлен рядом ячеек (начиная с ряда 2), которые содержат числовые и текстовые характеристики. Множество рядов (строк) соответствует множеству изученных объектов. Иногда возникают проблемы с тем, чтобы правильно поместить в базу объекты, обладающие общей информацией (одного статуса, собранных в одном месте или в одни и те же сроки). Так и хочется блок таких объектов озаглавить: пробы такие-то, место такое-то… Этого делать, естественно, нельзя, все записи (ряды) должны быть однотипными. Для правильного отражения общей информации организуется новое поле (столбец), по которому однотипные объекты получают одинаковые значения. В нашем примере таковы были виды, даты, места работы, пол особи. Небольшая избыточность информации в дальнейшем с лихвой компенсируется простотой доступа к данным, возможностью сортировки и фильтрации. Быстрая команда "автозаполнения" В соответствующих разделах показана процедура "автозаполнения" с протяжкой мыши. Еще быстрее можно выполнить эту операцию, дважды кликнув левой кнопкой на черном крестике. Формула или значения из текущей ячейки автоматически заполнят столько нижележащих ячеек, сколько заполненных ячеек содержится в соседнем столбце (приоритет у левого столбца). Разделители Обычно в качестве разделителя целой и дробной частей числа устанавливается запятая. Это очень неудобно при экспорте данных в пакет StatGraphics, который числа с запятыми воспринимает как текст. Не менее несуразно использование "по умолчанию" точки с запятой в качестве разделителя в тех же экспортных списках. Заменить запятую на точку, а точку с запятой на запятую можно в окне Языки и стандарты вкладки Числа. Для этого нажмите кнопку Пуск панели Windows, выберите Настройка \ Панель управления \ Языки и стандарты. Специальные символы и другие полезные кнопки Большая часть функций, с помощью которых создаются формулы в ячейках Excel, имеет кириллическое написание. Поэтому удобнее работать с клавиатурой в русском регистре. При этом для ввода некоторых важных символов (знак валюты $, возведение в степень ^) приходится часто переключаться в латинский регистр и обратно, что увеличивает число ошибок. Упростить ситуацию можно, если вывести указанные символы как кнопки на панель инструментов. Тогда для ввода символа в нужное место формулы (с позиции курсора) достаточно щелкнуть соответствующей кнопкой. Поместить новые кнопки на главную панель можно следующим образом. Установите курсор мыши на любой панели, правой кнопкой откройте контекстное меню, выберите Настройка, вкладка Команды. В Категории Вставка найдите значки Знак возведения в степень и Знак доллара. Мышью перетащите значки на главную панель, закройте окно настройки. Как минимум еще одна очень полезная кнопка должна быть представлена на панели инструментов. Это кнопка Тип диаграммы. Открыв то же окно настройки, выберите категорию команд Диаграмма. Почти в самом конце списка команд найдите кнопку (не строку меню) Тип диаграммы и поместите ее на панель, например, рядом с кнопкой Мастер диаграмм. Кнопка Тип диаграммы позволяет не только быстро изменять тип диаграммы, но и моментально строить диаграмму нужно типа. Достаточно отметить область данных, после чего, нажав кнопку, выбрать нужный тип диаграммы и отпустить кнопку мыши. Вставка и форматирование таблицы Excel в среде Word Выделяете нужный блок ячеек в таблице Excel, копируете в буфер обмена, переключаетесь в Word, устанавливаете курсор в нужном месте, вставляете блок из буфера. Проблемы возникают с расположением и форматом таблицы и чисел в ней: вдруг оказывается, то таблица расположена не по центру, имеет разномастные столбцы, слишком длинную дробную часть чисел, "прилипших" к правому краю ячеек. Для придания таблице необходимого формата часть операций следует выполнить перед экспортом в среде Excel, часть – в Word. Быстрый способ отформатировать ширину столбца по размеру содержимого ячеек состоит в следующем. Установите курсор мыши между буквенными названиями столбцов, из белого креста он превратится в черный со стрелками по бокам. Теперь двойной клик изменит ширину столбца точно по ширине наибольшей записи, содержащейся в какой-либо ячейке левого от курсора столбца. Для форматирования чисел, выделив нужный блок ячеек в таблице Excel, откройте окно Формат \ Формат ячейки. На вкладке Число выберите из Числовых форматов Числовой и установите нужное число десятичных знаков. Чтобы не загромождать таблицу, устанавливайте минимальное число знаков после запятой. Если исходные данные имеют хх значащих цифр, значения средней арифметической и стандартного отклонения могут содержать на одну значащую цифру больше (ххх), значение ошибки средней – на две значащих цифры (хххх). Например, если промеры имеют порядок 3.8, 5.6, 8.0, средняя может быть 5.32, стандартное отклонение – 1.23, ошибка – 0.412. Чтобы шрифт копируемого текста из Excel был одинаков со шрифтом Word, Times New Roman Cyr 12, сделайте изменения на панели Сервис \ Параметры \ Общие. Обозначения всех граф и настройку их ширины удобнее выполнять в среде Excel, чем в Word. Таблица из Excel вставляется в Word выровненной по левому краю. Для центрирования таблицы на листе Word сначала следует ее правильно выделить. Для этого подведите курсор мыши к верхнему краю первого столбца таблицы, где он преобразуется в черную вертикальную стрелку. Нажав левую кнопку мыши, ведите ее направо, выделяя все столбцы, и далее – за правую границу таблицы; отпустите кнопку мыши. Помимо почерневших столбцов справа от таблицы появится колонка добавочных черных квадратиков. В этом режиме щелкните кнопку выравнивания "по центру" панели Форматирование. Таблица переместится в центр листа. Теперь нажмите Shift и один раз стрелку влево. Дополнительные черные квадратики исчезнут. Вновь щелкните кнопку выравнивания "по центру" панели Форматирование. Текст в каждой ячейке отформатируется по центру.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Приемы работы в Excel» з дисципліни «Введення в кількісну біологію»
