Концепция климата тесно связана со способом обмена информацией, ибо система коммуникаций существленно влияет на климат, делая его теплым и доброжелательным или холодным и безразличным. От объема и координации информационных взаимодействий внутри подразделения зависит бесперебойность рабочего процесса и степень внимания к человеческим нуждам и интересам. Климат, в свою очередь, влияет на текучесть кадров. В теплой, благоприятной атмосфере люди, как правило, получают удовольствие от работы и стремятся сохранить ее. Более холодная обстановка не обладает такой социальной привлекательностью, и текучесть кадров здесь выше. Высокая текучесть снижает производительность, и даже высококвалифицированные работники начинают работать не столь эффективно, когда им приходится тратить время на обучение нового персонала. Информационное взаимодействие вписывается в общую картину на особый лад. Служащим нужен легкий доступ к надежной информации и свободная передача необходимой информации. Информационная сеть составляет невидимую организационную инфраструктуру. Главное — обеспечить своевременную четкую связь между всеми сегментами организации. Кровеносной системой живой компании или фирмы оказывается ее способность переносить информацию и идеи снизу вверх и обратно, обепечивая непрерывный диалог [759]. Способы обмена информацией могут быть различными в зависимости от сложности. Есть такие простейшие каналы, как доска объявлений, установленная возле питьевого фонтанчика, и такие сложнейшие, как настольная электронная система оперативной связи. Информационные каналы, хорошо работающие, открытые, легко доступные, обеспечивающие передачу цепочки команд вверх и вниз, столь же важны, как кровеносные сосуды для человеческого тела. А перегрузка артерий опасна не только для здоровья человека, но и для состояния информационной системы организации. Когда информационные Глава 16. Продуктивная рабочая среда 429 связи становятся жесткими и теряют гибкость, каналы передачи информации оказываются бесполезными и ненадежными. Обмен информацией — орудие менеджера. Менеджер может довести до сведения подчиненных то, чего от них ждут, так, чтобы подтолкнуть их к соответствующим действиям. Четкие указания и недвусмысленная похвала вдохновляют людей на производительный труд и вселяют в них гордость за свою работу. Качественные характеристики информации, которой начальник обменивается с подчиненными, повышают и их удовлетворение от работы, и качество работы [703]. Эффективный обмен информацией между работниками удовлетворяет такую важную социальную потребность, как опора на других, и передает существенные и несущественные сведения об окружающей обстановке. Форма обмена информацией должна соответствовать его функции [861]. Характер сообщения и наиболее удобный способ его передачи зависит от положения и статуса передающего и принимающего. Каждый уровень иерархии имеет доступ к разным видам информации. Высший уровень получет более полную картину деятельности всей организации в целом. Низшие же уровни имеют более полное представление о возникающих в повседневной работе проблемах. Средний уровень лучше знает болевые точки системы. Некоторые сообщения проходят более четко, если используется определенное сочетание каналов. К формальной информации относятся, среди прочего, устные и письменные распоряжения от имени организации, передающиеся по цепочке команд. Это памятные записки, стратегические и процедурные указания, письма, разъяснения, отчеты, извещения о совещаниях, сведения о происшествиях. Ведомственные издания, общие собрания и вывешиваемые на стенной доске сообщения составляют дополнительные формальные информационные каналы. С их помощью персонал извещают о награждениях, повышении по службе, представляют новых работников. Это эффективный способ сообщить служащим об изменении стратегии или процедур, проводимых в организации реформах, новых льготах для персонала. Неформальная информация передается устно, чаще всего по цепочке, и этот способ нередко называют «звоном». Неформальные каналы используются при доверительном, не затрагивающем служебных вопросов, разговоре коллег или начальника с подчиненными. Это интимный, дружеский обмен информацией, дополняющий формальные связи и обеспечивающей быстрое распространение сведений. Он возникает, когда формальные каналы не позволяют быстро реагировать на текущую ситуацию. При исследовании, какими каналами передачи и получения информации — формальными или неформальными — предпочитают пользоваться сестры милосердия, было обнаружено, что для передачи сведений 430 Часть 111. Человеческие ресурсы они чаще выбирают формальные каналы, а для получения — неформальные. Даже сознавая их ненадежность, 55% опрошенных сестер сообщили, что верят неформальным сообщениям [525]. Невербальная информация передается бессловесно. По оценкам некоторых исследователей, к этому типу относится почти 2/3 всей получаемой человеком информации [726]. Определенную информацию доводят до работников символы, ритуалы и церемонии, включающие в себя и вербальные, и невербальные элементы. Их используют для признания заслуг образцовых работников и для того, чтобы невербальным способом дать понять другим, какая работа считается образцовой. На пути свободного потока информации есть препятствия. Хотя большинство работников предпочитают получать информацию из уст собственного начальника, и лишь немногие — из неформальных разговоров, на самом деле подавляющее большинство свежих новостей приходит именно из «звона» [769]. Надо по меньшей мере обеспечить открытость формальных каналов хотя бы настолько, чтобы через них можно было проверять кочующие по «глухому телефону» слухи.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «ОТКРЫТЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ КАНАЛЫ» з дисципліни «Ефективність державного управління»
