З добре розробленою головною ідеєю виступу можна взятися за планування тривалості та структури виступу. Структура виступу залежить від мети, аудиторії, об’єкта презентації і часу, відведеного для виступу. Якщо для виступу часу обмаль (наприклад, 10 хвилин або й менше, необхідно організувати його так, щоб висвітлити найголовніші аспекти. Отже, доповідь буде схожою на короткий виклад повної, розгорнутої презентації. Триваліші презентації мають бути організовані, як звіти. Якщо мета — розважити, мотивувати або інформувати, то жорсткої структури тут бути не може, треба використовувати природний порядок викладу, залежно від об’єкта. Якщо ж мета — аналізувати, переконувати або схиляти до співробітництва, то слід організувати презентацію навколо основних аргументів, думок. Треба використовувати природний порядок, якщо аудиторія настроєна дружньо, сприйнятлива, і навпаки, якщо відчувається спротив аудиторії, то підходити до основних аргументів акуратно, виважено. Важливо навчитися планувати свою промову так, щоб рутинні блоки інформації чергувалися з цікавими фактами статистики або історичними аспектами. Слухачів, які втратили основну «нитку» виступу, дуже складно повернути назад. Крім того, вони можуть пропустити важливі пункти презентації; в них немає зручної функції перегляду того, що було сказано кілька хвилин тому. Отже, через втрату уваги слухачів насамперед втрачаєте ви. У ваших інтересах ретельно продумати те, як організувати доведення основних думок до аудиторії. Уясніть, як ви передбачаєте організувати свій виступ, і спробуйте лімітувати кількість основних пунктів і думок виступу до трьох—чотирьох, навіть якщо промова або презентація досить довга. Переконайтеся, що ви вибрали найбільш корисні і цікаві дані, що ви в змозі контролювати увагу публіки. Пам’ятайте, що слухачі не можуть пропускати (як при читанні) нецікаву, зайву інформацію, тому скоротіть її до мінімуму. Тривалість виступу або презентації часто строго обмежено. З огляду на те, що нарівні з вами мають виступати інші оратори, що у самих слухачів є безліч й інших справ, ви повинні навчитися «урізати» ваші дані таким чином, щоб залишалися найголовніші; при цьому ви економите як свій час, так і час своїх слухачів. Як тільки розплановано саму промову, можна точніше визначити необхідний для презентації час, зважаючи на те, що оратор у середньому говорить зі швидкістю 100—125 слів на хвилину. Наприклад, вам треба висвітлити три основних аспекти (пункти). У 10-хвилинній доповіді можна витратити: на поверхневе пояснення кожного пункту — по 2 хвилини, на вступ і висновок — по 1 хвилині. Якщо ваша доповідь розрахована на 1 годину, вступ може тривати 5 хвилин. У наступні 30—40 хвилин подаватиметься докладніша інформація з кожного пункту доповіді (10—14 хвилин на одну тему). Висновок може забрати від 3 до 5 хвилин; 10—20 хвилин, що залишилися, можна зарезервувати на запитання аудиторії. Яка ж тривалість презентаційної доповіді є найкращою: 10-хвилинна промова чи презентація протягом 1 години? Все залежить від об’єкта, точніше, характеру аудиторії і відведеного для презентації часу. Для об’єкта, що легко сприймається, і відповідної аудиторії, 10-хвилинної доповіді цілком достатньо. Якщо ж об’єкт презентації складний, а цілі включають у себе переконання публіки, яка важко сприймає матеріал, то презентація має тривати довше.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Планування і прогнозування тривалості презентації» з дисципліни «Економіка та організація інформаційного бізнесу»
