На пересечении строк и столбцов табличной базы данных располагались записи, содержащие необходимые элементы бухгалтерских проводок. Подлежащее этой табличной модели, как видно из табл. 3.11, отражало основной, а сказуемое - корреспондирующий счета. Обороты, начальное и конечное сальдо, взаимосвязь дебета и кредита счетов выражались разными значениями элемента "вид оборота - сальдо" [79, с. 32-33] (см. табл. 3.12). Таким образом, в табличной модели базы данных бухгалтерского учета, предложенной А.Т. Гершенгориным, двойная запись также сохранялась, однако она была представлена в виде двух логически связанных записей, так называемого основного и корреспондирующего счетов. "В запись основного счета, - отмечал А.Т. Гершенгорин, - включены ключевые элементы, которыми являются основной счет, субсчет, аналитические счета и
3 База данных представляет собой их упорядоченную совокупность вместе с системой программных, языковых, организационных и технических средств, предназначенных для централизованного накопления и коллективного использования. - 373 -
хронологические показатели. В зависимости от структуры учетного регистра в ключевые элементы строки включаются определенные элементы записи основного счета. Аналогично запись корреспондирующего счета содержит ключевые элементы и элементы данных. Ключевыми элементами и элементами данных записи корреспондирующего счета являются соответственно счет, субсчет, аналитические счета и натуральностоимостные показатели бухгалтерской записи" [79, с. 33]. Таблица 3.12 Значение элемента "вид оборота - сальдо"
Значение элемента "вид оборота-сальдо " Наименование вида оборота или сальдо основного счета 0 1 Дебет Кредит начальное сальдо 2 3 Дебет Кредит оборот по счету 4 5 Дебет Кредит конечное сальдо Структуру бухгалтерской записи основного и корреспондирующего счета базы данных бухгалтерского учета автор представлял следующим образом [79, с. 34] (табл. 3.13). Таблица 3.13 Структура бухгалтерской записи Элементы записи основного счета Ключ Данные Основной счет, субсчет, аналитические счета и хронологические показатели Данные основного счета Элементы записи корреспондирующего счета Ключ Данные Корреспондирующий счет, субсчет, аналитические счета Натурально-стоимостные показатели бухгалтерской записи При этом систематизация и формирование данных бухгалтерского учета были представлены автором в виде трех этапов (см. табл. 3.14). Таким образом, применение табличной модели баз данных бухгалтерского учета позволяло формализовать структуру сохранения данных и раскрыть их взаимосвязь со структурой данных, полученных из первичных документов. Анализ взаимосвязей данных, полученных из первичных документов, с базами данных бухгалтерского учета устанавливал набор формализованных процедур, выполнение которых позволяло автоматизировать процесс систематизации учетных данных. Таблица 3.14 Этапы систематизации и формирования массива базы данных бухгалтерского учета поА.Т. Гершенгорину
№ Этап Содержание этапа 1 Установление соотношения между записями первичных данных хронологического массива и базой данных бухгалтерского учета Задавались параметры, определяющие перечень счетов базы данных бухгалтерского учета для каждой формы документа. При этом устанавливалась взаимосвязь отдельной схемы корреспонденции счетов и базы данных бухгалтерского учета 2 Установление характера взаимосвязи основного и корреспондирующего Присваивалось определенное значение элемента "вид оборота - сальдо" записи в базу данных бухгалтерского учета 3 Перезапись элементов самой записи хронологического массива в элементы записи базы данных бухгалтерского учета Отмечались параметры, определяющие адрес элемента в записях хронологического массива учета и адрес ключевого элемента или элемента записи базы данных бухгалтерского учета. В зависимости от нахождения основного счета (в дебете или кредите корреспонденции счетов) для каждого входящего элемента отмечался адрес его местонахождения или в записях основного или корреспондирующего счета базы данных бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет в условиях его автоматизаци К.Э. Калласом рассматривается в виде многообразной интерактивной автоматизированной системы, состоящей из генеральной системы учета (ГЕНСИС). В этой системе учетная информация также вводится однократно, но двойная запись при этом сохраняется. Как отмечает К.Э. Каллас, "С двойной записью синтетические счета связаны непосредственно, а аналитические - опосредствованно через соответствующие синтетические счета. По этой причине информационную базу данных ГЕНСИС целесообразно строить по данным бухгалтерских счетов, так как вся выходная информация ГЕНСИС (баланс и отчеты) формируется на основе сальдо и оборотов синтетических и аналитических счетов" [129, с. 56].
Регистрация входящей информации в генеральной системе осуществляетсяпо определенным правилам (рис. 3.25).
Таким образом, в информационной базе генеральной системы данные вводятся бухгалтерской проводкой, в которой по дебету и по кредиту выступает лишь один синтетический и один аналитический счет. При этом коды синтетических и аналитических счетов по дебету и по кредиту отличаются знаком, поскольку при тождественности кодов дебета и кредита проводка не имеет содержания. Хозяйственная операция, таким образом, рассматривается как корреспонденция не только синтетических, но и аналитических счетов. В настоящее время сложились объективные предпосылки для пересмотра сложившихся подходов в связи с появлением наиболее совершенных компьютерных систем, но при этом процесс обработки экономической информации выполняется в определенной последовательности повторяющихся в каждом отчетном периоде действий (см. рис. 3.26). Вся эта последовательность действий может быть сгруппирована в три этапа: I этап - регистрация данных в первичных документах, которая обеспечивает фиксацию данных, необходимых для отражения в бухгалтерском учете. Она может осуществляться на первичном документе, а также на носителе первичной информации с осуществлением одновременно дистанционного введения данных в компьютер. -376-
II этап - построение массива хозяйственных операций (с использованием двойной записи). В компьютерных программах корреспонденция счетов может быть введена в программу вручную, или же может быть закодирована при первичной регистрации. При втором варианте в программу вводится матрица (алгоритм) взаимосвязи счетов бухгалтерского учета, в которой счетам из корреспонденции присваивается условный шифр. При этом благодаря двойной записи на счетах все изменения в составе хозяйственных средств предприятия и источников их формирования будут сгруппированы по определенным видам. III этап - составление отчетности предприятия. Статьи баланса, наряду с другими формами отчетности, могут быть получены автоматически, при условии, что отчетные записи строго отвечают статьям баланса. Все три этапа учетных процессов в разных компьютерных программах могут быть реализованы по-разному, это объясняет важность знания возможностей бухгалтерских компьютерных программ. Большинство авторов выделяют следующие четыре типа компьютерных программ (см. рис. 3.27). Проанализируем возможности всех приведенных типовых компьютерных программ. -377- I
Мини-бухгалтерии ориентированы на малый бизнес и рассчитаны для ведения бухгалтерского учета на одном компьютере. Автоматизированные решения данного типа позволяют вести синтетический и несложный аналитический учет, включающий ввод и корректировку бухгалтерских проводок, выполнение расчетов и вывод на печать оборотной ведомости, некоторых журналов, небольшого количества первичных документов, формирование бухгалтерской отчетности. Основной особенностью компьютерных программ данного класса является формирование единого журнала хозяйственных операций, получение Главной книги, баланса, отчетных форм. Интегрированные системы бухгалтерского учета обеспечивают ведение всех основных учетных функций и разделов, реализованных обычно в рамках единого автоматизированного рабочего места (АРМ). Предназначены для небольших бухгалтерий. Автоматизированный учет строиться на основе записей, интегрирующих в той или иной степени учетные данные различных разделов бухгалтерского учета. Основные особенности: единый журнал хозяйственных операций, получение Главной книги, баланса, отчетных форм и реализация на основе единого программного модуля, отражающего разделы учета. Здесь формируется как бы единая модель бухгалтерского учета, развивающая и дополняющая тем или иным образом спосо^ двойной записи. Основу этой модели составляет проводка, дополненная разнообразной -378-
информацией, необходимой для организации развитого аналитического учета. Инструментальные системы (бухгалтерские конструкторы) способны гибко настраиваться на специфику самых разнообразных расчетов. При этом пользователь может самостоятельно конструировать систему обработки учетных данных, описывая необходимые расчетные алгоритмы, макеты ввода данных и правила построения отчетов на специализированном формальном языке. Комплексы функциональных бухгалтерских автоматизированных рабочих мест состоят из отдельных, функционально законченных и взаимосвязанных АРМ. Локальные подсистемы (модули) обеспечивают ведение развернутого аналитического учета на основе ввода данных из первичных документов и формирования бухгалтерских проводок. Для абсолютного большинства компьютерных программ присущи следующие основные элементы процедуры настройки порядка обработки учетных данных (рис. 3.28).
бухгалтерскогоучета
-379-
Таким образом, компонентами общей модели обработки учетных данных в большинстве компьютерных программах являются: способы построения системы бухгалтерских счетов; модели организации документооборота; способы построения системы записей на счетах бухгалтерского учета; модели аналитического учета; модели учетного периода; способы представления и порядок работы с исходной информацией; модели распределения и интеграции учетных данных. Совокупность этих компонентов определяет принципы представления и интерпретации учетной информации в программной системе, правила ее функционирования и адаптации к потребностям конкретных пользователей. Способы построения системы записей на счетах бухгалтерского учета в разных компьютерных программах реализуются по-разному. В большинстве компьютерных программ основу для осуществления бухгалтерских записей составляет книга учета хозяйственных операций, в которой в формализованном виде фиксируются хозяйственные операции предприятия. В книгу учета хозяйственных операций записываются все бухгалтерские проводки, соответствующие текущему отчетному периоду, кроме того, она является обобщенным синтетическим и аналитическим бухгалтерским регистром и представляет собой хронологически упорядоченный список проводок по счетам бухгалтерского учета. На основе записей в книге учета хозяйственных операций программа выполняет разноску данных по счетам бухгалтерского учета. Книга учета хозяйственных операций служит основным источником для формирования большинства бухгалтерских отчетов. Форма и порядок представления книги учета хозяйственных операций, состав реквизитов каждой ее записи и способ ввода данных в компьютерных программах существенно отличаются. В большинстве компьютерных программ в книге учета хозяйственных операций запись состоит из одной проводки, причем последняя, помимо пары корреспондирующих счетов и суммы, может включать и другие вспомогательные данные, необходимые для функционирования программы. В некоторых компьютерных программах базовым элементом книги учета хозяйственных операций является не проводка, а запись о хозяйственной операции, содержащая не одну, а несколько корреспонденции проводок. Иногда компьютерные программы вообще не хранят проводок, и книга учета хозяйственных операций содержит специальным образом закодированное представление хозяйственных операций, на основе которого в последующем выполняется разноска сумм по счетам бухгалтерского учета. -380-
Так, в программе "Парус-Предприятие" книга учета хозяйственных операций хранит и проводки, и записи об операциях, каждая из которых может состоять более чем из одной проводки. Окно хозяйственной операции, помимо самой проводки, включает информационные поля, относящиеся ко всем проводкам хозяйственной операции одновременно: содержание операции; сведения о документе - основании операции, о документе, в соответствии с которым данная операция учтена; дату отражения в учете хозяйственных операций (проводок). В программе "Финансы без проблем" книга учета хозяйственных операций содержит не проводки, а формализированные записи о хозяйственных операциях. Каждая такая запись связана с так называемым определением хозяйственной операции, хранящимся в специальном справочнике. В нем бухгалтер сам устанавливает порядок разноски по счетам суммы хозяйственных операций данного типа. При этом запись эквивалента хозяйственной операции может включать в себя одну или несколько проводок, а может и не включать их вообще. Выбрав определенную запись, бухгалтер может просмотреть проводки, которые будут учтены при обработке этой хозяйственной операции.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Запись базы данных синтетического учета» з дисципліни «Подвійний запис в бухгалтерському обліку: історико-теоретичний аспект»
