Регістри бухгалтерського обліку, їх сутність, призначення, види і форми. Способи і техніка запису в облікові регістри
З тим, щоб мати зведені показники про діяльність підприємст- ва, необхідно господарські операції, оформлені відповідними до- кументами, згрупувати за їх економічним змістом і відобразити в облікових регістрах. Облікові регістри — розграфлені відповідним чином аркуші паперу, призначені для реєстрації і групування в них господарсь- ких операцій, відображених у первинних носіях інформації. Записи господарських операцій в облікові регістри називають обліковою реєстрацією. В облікових регістрах відображують наявність і рух господар- ських активів та джерел їх утворення, господарських процесів і їх результатів. Правильне і своєчасне ведення записів в облікових регістрах є важливим етапом бухгалтерської роботи, оскільки від цього залежить якість і оперативність обліку, а також своєчас- ність складання і подання звітності. Регістри бухгалтерського обліку класифікують: за зовнішнім виглядом, характером записів, обсягом змісту і формою. За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на книги, картки і окремі аркуші. У бухгалтерських книгах окремі спеціально розграфлені ар- куші паперу міцно переплетені (зброшуровані). Сторінки книги до початку записів обов’язково нумерують. На звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера зазначають загальну кількість сторінок у книзі. У деяких книгах («Касова книга») сто- рінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпагатом і скріп- люють сургучною печаткою. На обкладинці книги зазначають назву підприємства або ор- ганізації і назву книги, рік, на який її заведено, та ін. (назва син- тетичного, аналітичного рахунка тощо). Основною перевагою ве- дення обліку у книгах є надійність зберігання облікових регі-
152 стрів. Проте книги мають деякі недоліки. Зокрема, облік у книгах більш громіздкий, ніж в інших регістрах, а це ускладнює поділ праці облікових працівників. Більш зручними для обліку є карт- ки й окремі аркуші. Картки виготовляють з паперу або тонкого картону спеціаль- ної форми стандартних розмірів. Їх широко використовують в аналітичному обліку, наприклад, обліку розрахунків з різними дебіторами і кредиторами та ін. Картки зберігають у спеціальних ящиках — картотеках, де їх систематизують у певному порядку. Кожній картці надають по- рядковий номер. Окремі аркуші є різновидом карткових облікових регістрів. Форма і графлення окремих аркушів залежить від їх призначення. Перевага карток і окремих аркушів полягає в тому, що їх мож- на групувати для отримання необхідної інформації. Це й зумов- лює широке застосування їх у бухгалтерському обліку. За характером записів облікові регістри поділяють на хроноло- гічні, систематичні й комбіновані. Хронологічні регістри використовують для реєстрації госпо- дарських операцій в календарній послідовності їх здійснення й оформлення. Хронологічними регістрами є «Касова книга», «Жу- рнал реєстрації господарських операцій» та ін. Систематичні регістри призначені для групування (системати- зації) однорідних за економічним змістом господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. До них належить будь-який регістр, в якому записи ведуть на рахунках синтетичного або аналітичного обліку. Прикладом систематичного регістру синте- тичного обліку є «Головна книга» для групування операцій за си- нтетичними рахунками. Прикладом систематичного регістру аналітичного обліку є книги, картки пооб’єктного обліку основних засобів, обліку матеріалів, готової продукції тощо. У комбінованих облікових регістрах хронологічні і системати- чні записи ведуть одночасно. Вони виникли внаслідок розвитку і раціоналізації облікової техніки. Комбінованими регістрами є «Журнали-ордери», які використовують за журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку. Застосування комбінованих регіс- трів спрощує, скорочує записи, підвищує наочність обліку, оскіль- ки господарські операції реєструють одночасно в хронологічному і систематичному порядку. За обсягом змісту облікові регістри поділяють на регістри син- тетичного, аналітичного обліку і комбіновані. Вони відрізняються один від одного ступенем деталізації показників, що містяться в них, а також їх групуванням. Регістри синтетичного обліку призначені для відображення економічно однорідних об’єктів в бухгалтерському обліку та гос-
153 подарських операцій на синтетичних рахунках. Дані регістрів синтетичного обліку використовують для складання балансу і зві- тних форм («Головна книга», «Журнали-ордери» та ін.). Регістри аналітичного обліку призначені для обліку об’єктів та господарських операцій на окремих аналітичних рахунках, що деталізують зміст показників відповідного синтетичного рахунка. Комбіновані облікові регістри призначені для одночасного здійснення синтетичного й аналітичного обліку. Прикладом та- ких комбінованих регістрів є «Журнали-ордери», які використо- вуються за журнально-ордерної форми обліку. Форми облікових регістрів. Для правильної організації бухга- лтерського обліку важливе значення має раціональна побудова облікових регістрів. Вони повинні бути пристосовані для реєстра- ції повсякденної інформації, а також для складання звітності, відповідати вимогам максимальної економії праці і коштів, що витрачаються на ведення облікової роботи. Залежно від змісту обліковуваних операцій і складу відомос- тей, необхідних для оперативного керівництва й контролю, в бух- галтерському обліку використовуються регістри: двосторонньої, односторонньої, багатографної і шахової форм. 1. Двосторонні регістри складаються з двох однакових частин, ліва призначена для дебетових записів, а права — для кредито- вих. Двостороння будова регістрів характерна, головним чином, для бухгалтерських книг. Прикладом двостороннього регістра є «Головна книга» — регістр зведеного синтетичного обліку.
ГОЛОВНА КНИГА Рахунок 31.1 «Поточний рахунок в національній валюті» Д-т К-т За кредитом рахунків За дебетом рахунків Дата № пр о- вод ки
30 36 та ін. Разом за дебетом Дата № пр о- вод ки
30 63 та ін. Разом за кре- дитом 3.06 5 23 450,00 23 450,00 10.06 6 3100,00 3100,00 і т. д. 25.06 8 2100,00 2100,00 26.06 9 1340,00 1340,00 Разом 2100,00 27 450,00 29 550,00 Разом 3100,00 1340,0 4440,00
Такі регістри доцільно застосовувати тоді, коли кількість дебе- тових і кредитових записів рахунка приблизно однакова. У про- тивному разі частина рахунка, на якій менше записів, буде вико- ристовуватися не раціонально. 2. В односторонніх регістрах графи для дебетових і кредитових записів розміщені поряд на правій стороні регістру, а графи для запису дати, номера бухгалтерського запису, змісту операції — злі- ва і є спільними як для дебетових, так і кредитових записів.
154 Залежно від змісту обліковуваних операцій односторонні регі- стри поділяють на контокорентні, кількісно-сумового і кількісно- сортового обліку. Регістри контокорентної форми використовують для аналітич- ного обліку на грошових, розрахункових та інших рахунках, за- писи операцій на яких здійснюють тільки в грошовому виразі. Термін контокорентний походить від італ. conto corrente — «поточний рахунок», що означає рахунок, який ведуть для обліку поточних розра- хунків. Контокорентна форма має односторонню будову, тобто графи для дебетових і кредитових записів розміщені підряд. У перших трьох графах у хронологічному порядку зазначають дату і номер запису, а також короткий зміст господарської операції. Останні дві графи призначені для відображення суми операції, яку відно- сять на дебет або кредит рахунка. В них же записують початкові і кінцеві залишки за рахунком. КОНТОКОРЕНТНА ФОРМА (назва рахунка) 30 «Каса» Проводка Дата Номер Зміст запису Дебет Кредит 3.11 24 Одержано грошові кошти в касу гос- подарства з поточного рахунка банку 4200,00
Кількісно-сумові регістри застосовують для обліку матеріаль- них цінностей, рух яких обліковують у грошовому і натуральному вимірниках (наприклад, книги кількісно-сумового обліку матері- алів). КІЛЬКІСНО-СУМОВА ФОРМА (назва рахунка) Проводка Надходження Видаток Залишок Дата Номер Зміст запису Кіль-кість Сума Кіль-кість Сума Кіль-кість Сума
Регістри кількісно-сумового обліку застосовують порівняно рід- ко. Недоліком цього регістру є те, що в ньому відображують як натуральні, так і грошові показники, які дублюються бухгалтері- єю і складом. Тому на більшості підприємств облік матеріальних цінностей ведуть на складах тільки в натуральних вимірниках в регістрах кількісно-сортового обліку.
155 Регістри кількісно-сортового обліку застосовують для аналіти- чного обліку матеріалів і готової продукції на складах підпри- ємств (складський облік). КІЛЬКІСНО-СОРТОВА ФОРМА Дата над- ходження або відпус- ку Номер документа Від кого одержано або кому відпущено Надходження Видаток Залишок Контроль (підпис і дата)
Записи в регістри кількісно-сортового обліку на підставі при- буткових і видаткових документів (прибуткові ордери, накладні, лімітно-забірні картки тощо). 3. Багатографні регістри застосовують для обліку об’єктів, які потребують деталізації показників на дебеті або кредиті рахунка, наприклад, виробничих витрат — за елементами. БАГАТОГРАФНА ФОРМА (назва рахунка) Проводка Дебет — кредит (непотрібне закреслити) дата номер Зміст елемент 1 елемент 2 елемент 3 елемент 4 Разом Кредит — дебет (непо- трібне закреслити)
4. Регістри шахової форми побудовані так, щоб кожна записа- на сума характеризувала дві ознаки: рахунок, який дебетується і рахунок, який кредитується, вид витрат і місце здіснення їх та ін. Це досягається поділом таблиці вертикальними і горизонтальни- ми лініями на ряд клітин; сума, записана в певну клітину, нале- жить одночасно до показників відповідного ряду і графи. Шахова побудова облікових регістрів є найбільш раціональною, що і зу- мовило її використання за журнально-ордерної форми бухгалтер- ського обліку. В цих регістрах часто поєднується синтетичний і аналітичний облік. (Про це йтиметься під час вивчення журна- льно-ордерної форми обліку). Зауважимо, що порядок відображення господарських опера- цій в облікових регістрах встановлено: Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» ст. 9 «Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського облі- ку» і «Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку» (затверджене наказом Мінфіну Украї- ни від 24.05.1995 р. № 88).
156 Згідно з Положенням господарські операції в облікові регістри записують тільки на підставі належно оформлених і опрацьова- них первинних документів. Записи в регістри можуть виконува- тися вручну або за допомогою обчислювальних машин. Наприкі- нці кожного місяця в облікових регістрах підраховують підсумки оборотів за місяць і визначають залишки на рахунках. Для контролю за правильністю облікових записів важливою є взаємозвірка даних синтетичного і аналітичного обліку, для чого використовують дані оборотних і сальдових відомостей або інши- ми способами. У наступному звітному році облікові регістри відкривають у повній відповідності до даних залишків, визначених на рахунках регістрів синтетичного і аналітичного обліків за минулий рік та даними балансу на 1 січня поточного року.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Регістри бухгалтерського обліку, їх сутність, призначення, види і форми. Способи і техніка запису в облікові регістри» з дисципліни «Теорія бухгалтерського обліку»
