Учет командировочных расходов, связанных с зарубежными командировками
Кроме командировок на территории России сотрудники организации могут быть командированы за рубеж. В таком случае в бухгалтерии необходимо вести учет расходов по загранкомандировкам.
05 50 25
100 100 -350 - 350 -
500
25
750 400 350
500
Следует отметить, что в соответствии с Законом РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» Центральный банк РФ, являясь органом валютного регулирования и контроля, определяет сферу и порядок обращения иностранной валюты, устанавливает правила проведения резидентами и нерезидентами валютных операций, определяет соответствие проводимых операций действующему законодательству. Эти функции он осуществляет через своих агентов, которыми являются уполномоченные банки ЦБ РФ. В целях контроля за использованием наличной валюты ЦБ РФ выпустил «Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», утвержденное 25.06.97 № 62 (далее - Положение № 62). Этот нормативный документ содержит требования, расширяющие принятую систему документооборота по оформлению заграничных командировок. В нем определен порядок покупки и выдачи иностранной валюты, дорожных чеков уполномоченными банками и их филиалами (далее - "уполномоченные банки") клиентам, т.е. юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям без образования юридического лица (резидентам и нерезидентам), а также коммерческим банкам, не имеющим лицензии Банка России на проведение валютных операций (резидентам и нерезидентам), для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации; введены новые документы, наличие которых обязательно для подтверждения произведенных операций. В соответствии с пунктом 2.1 Положения № 62 клиенты могут без специального разрешения Банка России покупать в безналичном порядке за рубли через уполномоченные банки иностранную валюту для оплаты командировочных расходов. Это очень важно, так как до последнего времени некоторые банки отказывались выдавать, а тем более покупать валюту организациям, которые хотели отправить своих сотрудников в зарубежную командировку, если у них не было контракта с иностранным партнером. В платежном поручении банку на покупку иностранной валюты необходимо указать в качестве цели покупки - командировочные расходы. Приобретенная валюта зачисляется на текущий валютный счет клиента и может быть использована только для оплаты командировочных расходов в иностранной валюте через кассу клиента либо путем перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации. Последовательность действий клиента при направлении им своего сотрудника (далее "командируемого лица") в зарубежную командировку включает следующие шаги. 1. Представление в уполномоченный банк оригинала и копии заявки для получения наличной валюты на командировочные расходы. Этот документ введен Положением № 62. Заявка составляется в организации на основе следующих документов: приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому лицу (категориям командируемых лиц); приказа о командировании командируемого лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации с указанием фамилии, имени и отчества командируемого лица, предполагаемой даты выезда в служебную командировку за пределы Российской Федерации, даты возвращения из командировки или планируемого срока командирования, страны командирования. Заполненная банком копия заявки возвращается клиенту с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала заявки. Банк может выдать запрашиваемую валюту не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия в командировку. Следовательно, каждая организация должна определить день подачи заявки в зависимости от наличия валюты на текущем валютном счете и времени, необходимого для покупки и зачисления валюты на счет. 2. На основе заявки клиента уполномоченный банк открыва- ет досье "Командировочные расходы", в которое помещается за- полненный оригинал заявки. Уполномоченный банк ведет такие досье по каждому клиенту, в них он собирает документы по контролю за расходованием средств в иностранной валюте (использованием дорожных чеков) для оплаты командировочных расходов. 3. Получение организацией наличной иностранной валюты, покупка дорожных чеков в уполномоченном банке осуществляются за счет средств на текущем валютном счете и только для оплаты командировочных расходов. При этом запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, например на оплату таможенных пошлин в валюте. 4. Уполномоченный банк выдает организации запрашиваемую сумму наличной иностранной валюты либо дорожные чеки командируемому лицу с одновременной выдачей справок по форме № 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц, выезжающих за пределы Российской Федерации. Эта справка является основанием для вывоза из России наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами в соответствии с действующим порядком. 5. В обязанности организации входит ведение отдельного журнала учета справок по форме № 0406007. Полученные справки хранятся в кассе организации до выдачи их командируемым лицам. 6.По возвращении из командировки командируемое лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. Положением № 62 определен срок представления авансового отчета-10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы Российской Федерации. При наличии у командируемого лица перерасхода по командировке сумма задолженности перед ним может погашаться путем: выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте; выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности; перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента на валютный счет командируемого лица - резидента в уполномоченном банке. Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяются по договоренности между организацией и командируемым лицом. В случае неполного использования полученного аванса в иностранной валюте для оплаты командировочных расходов неиспользованные суммы возвращаются командируемым лицом в кассу клиента и сдаются клиентом в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом в кассу клиента. Положением № 62 разрешено по договоренности командированного лица и организации, отправившей его в зарубежную командировку, погасить сумму задолженности наличной иностранной валютой, иной, чем полученная им под отчет, только в том случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавливается Банком России, либо путем внесения в кассу клиента эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности. При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. В случае отсутствия документа банка страны командирования, подтверждающего обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, применяется курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности. 7. Организация, направлявшая сотрудника в командировку, должна не позднее даты, определенной уполномоченным банком в заявке, представить в банк отчет. Прием уполномоченным банком неиспользованной наличной иностранной валюты (покупка неиспользованных дорожных чеков), справок по форме № 0406007 в случаях, когда командировка была перенесена на более поздний срок, без представления отчета не допускается. Организация представляет в уполномоченный банк оригинал и копию отчета. Оригинал отчета подшивается уполномоченным банком в досье "Командировочные расходы", его копия с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала отчета возвращается организации. Возвращенные экземпляры справок по форме № 0406007 погашаются уполномоченным банком в день их получения, заверяются подписью кассира банка или других ответственных работников и помещаются в досье "Командировочные расходы". Сданная в уполномоченный банк наличная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации. Кроме того, уполномоченный банк на основании отчета организации обязан купить проданные ранее дорожные чеки, не использованные по назначению, и зачислить всю вырученную от продажи сумму иностранной валюты на текущий валютный счет организации. Аналогично осуществляется банком погашение перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте - только при наличии отчета организации. При этом банк выдает справку по форме № 0406007 на имя командируемого лица на сумму перерасхода и делает отметку на оригинале и копии отчета в виде записи "Перерасход погашен". Таким образом, для оформления зарубежных командировок сотрудников и подтверждения валютных расходов в бухгалтерии организации должен накопиться следующий пакет документов: копия заявки с отметками банка, копия отчета, сданного в банк, с его отметками, авансовый отчет командированного лица и журнал учета справок по форме № 0406007. Допускается также перевод средств за границу в пользу командируемого лица с аналогичным набором отчетных документов. Все эти требования должны быть приняты к сведению, поскольку Положением № 62 предусмотрена ответственность организации и уполномоченных банков за их нарушение. Организация несет ответственность в виде штрафа в пределах суммы, которая не была учтена, была учтена ненадлежащим образом или по которой документация и информация не были представлены в установленном порядке в соответствии с пунктом 2 статьи 14 Закона РФ "О валютном регулировании и валютном контроле" за: нарушение срока представления отчета в уполномоченный банк, указанного в графе 12 заявки; нарушение порядка ведения журнала учета справок по форме № 0406007. В соответствии с пунктом 1 статьи 15 этого Закона в случае непредставления организацией в уполномоченный банк отчета в установленные сроки уполномоченный банк приостанавливает операции по выдаче наличной иностранной валюты с текущего валютного счета организации до представления им отчета. Взыскание указанных штрафов производится Федеральной службой России по валютному и экспортному контролю с юридических лиц в бесспорном порядке, а с физических лиц - в судебном. Выдача командировочных сумм в иностранной валюте оформляется обычным порядком через кассу. Как уже было упомянуто выше, командированному сотруднику возмещаются командировочные расходы, в первую очередь, в размере расходов на проезд, проживание и суточные. Суммы командировочных, выдаваемых под отчет, могут превышать установленные законодательными документами нормы. При этом в целях бухгалтерского учета сумма командировочных расходов принимается в полном размере, а в целях налогообложения - нормируется. Порядок выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, установлен в письме Минтруда РФ и Минфина РФ от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ. В тех случаях, когда работники, направленные в командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных не осуществляет. Если же принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им питание за свой счет, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы. В настоящее время для определения нормируемого размера суточных в иностранной валюте следует обратиться к постановлению Правительства РФ «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» от 8 февраля 2002 г. № 93. В приложении к данному приказу утверждены нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В приложении установлен размер суточных в иностранной валюте при краткосрочных командировках на территории иностранных государств, включая государства -члены СНГ. Следует иметь в виду, что в соответствии с п. 3 ст. 217 гл. 23 Налогового кодекса РФ в доход работника при оплате командировочных не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения и
суточные в пределах установленных норм. Однако суточные, превышающие установленный норматив, включаются в доход работника и подлежат налогообложению. В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами, получившими под отчет валюту, ведутся в инвалюте и в ее рублевом эквиваленте, поэтому следует разделить расчеты с подотчетными лицами внутри страны и за рубежом. Для обеспечения этого разделения к счету 71 следует открыть два субсчета: 1 "Расчеты с подотчетными лицами по командировкам внутри страны" и 2 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте". Задолженность подотчетных лиц подлежит ежемесячной переоценке в связи с изменением курса рубля по отношению к иностранным валютам в общеустановленном порядке. Командированный представляет авансовый отчет о произведенных расходах, который должен быть утвержден руководителем организации. Авансовый отчет является основным документом, на основе которого списывается задолженность с подотчетного лица, к нему прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Задолженность списывается по курсу на день представления авансового отчета Списание задолженности с подотчетного лица оформляется корреспонденцией счетов, представленной на с. 149. Пример. Коммерческий директор ОАО "Темп" был командирован в США для ведения переговоров с представителями иностранных партнеров. Срок командировки 6 дней (с 15 по 20 марта 2002 г.). Утвержденные нормы суточных в США составляют 67 долл. в сутки. Совет директоров АО "Темп" утвердил размер суточных США в размере 70 долл. Из кассы 12 марта ему было выдано 2300 долл. Курс на 12 марта -31,5 руб. за 1 долл. В бухгалтерском учете оформлены записи: Д-т сч. 71, субсчет 2 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте" 2 300 долл. / 72 450 руб. К-т сч. 50, субсчет 4 2 300 долл. / 72 450 руб. После возвращения из командировки коммерческий директор представил авансовый отчет о командировочных расходах, который был 22 марта 2002 г. утвержден руководителем организации. Курс на день представления отчета составлял 31,7 руб. за 1 долл. Расходы составили: авиабилеты Москва - Нью-Йорк - Москва - 800 долл. / 25 360 руб. счета гостиницы за 5 суток - 900 долл. / 28 530 руб. (180 долл. • 5) суточные по норме - 402долл./12743,4руб. (67 долл. • 6) сверх нормы - 18 долл. / 570,6 руб. (3 долл. • 6)
Итого
2120 долл./67 204 руб. 157
Определим сумму расходов, принимаемую в целях бухгалтерского учета в составе общехозяйственных расходов: командировочные расходы - 25 360 руб. + 28 530 руб. + 12 743,4 руб. + 570,6 руб. = 67204 руб. Они оформлены бухгалтерской проводкой: Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" 2120 долл. / 67 204 руб. К-т сч. 71, субсчет 2 "Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам" 2120 долл. / 67 204 руб. Курсовая разница с момента выдачи валюты до момента подписания отчета равна: (31,7 руб. - 31,5 руб.) • 2300 долл. : Д-т сч. 71, субсчет 2 "Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам" 460 руб. К-т сч. 91, субсчет 1 "Прочие доходы" 460 руб. Остаток неиспользованных сумм был сдан в кассу: Д-т сч. 50, субсчет 4 "Касса в валюте" 180 долл. / 5706 руб. К-т сч. 71, субсчет 2 "Расчеты с подотчетными лицами поза^анкомандировкам" 180 долл./5706 руб. Командировочные расходы в целях налогообложения прибыли принимаются как косвенные, их сумма составила: 25 360 руб. + 28 530 руб. + 12 743,4 руб. = = 66 633,4 руб. Эта сумма полностью принимается в уменьшение доходов отчетного (налогового) периода. Кроме того, в целях налогообложения сумма положительной курсовой разницы (460 руб.) будет учтена как внереализационный доход.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Учет командировочных расходов, связанных с зарубежными командировками» з дисципліни «Бухгалтерський облік в організаціях»
