Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам и командировкам на территории Российской Федерации
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения. Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработная плата по месту постоянной работы. Выдача наличных денежных средств под отчет на командировку оформляется командировочным удостоверением и расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Подотчетное лицо получает также служебное задание для направления в командировку, форма которого утверждена постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г. По усмотрению руководителя организации, кроме командировочного удостоверения, направление в командировку может оформляться и приказом. В течение трех дней по возвращении из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение. С 01.01.2002 г. постановлением Госкомстата РФ утверждена к применению форма № АО-1 "Авансовый отчет". Целесообразность произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету последний утверждается руководителем организации и принимается к учету. Командировочные расходы включаются в себестоимость продукции, работ, услуг в целях бухгалтерского учета. В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Таким образом, суммы командировочных расходов в бухгал-телтерском учете не должны быть ниже норм, установленных приказом Минфина РФ от 6 июля 2001 г. № 49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» (с изменениями от 9 ноября 2001 г.). При этом всем организациям разрешено увеличивать эти нормы по усмотрению руководящего органа: совета директоров, правления
АО, директора организации. В целях налогообложения при расчете налогооблагаемой прибыли организации могут включить в уменьшение доходов суммы командировочных расходов в пределах норм, установленных Правительством РФ. постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов орагнизаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» установило нормы суточных и полевого довольствия. Расходы по проживанию командированных лиц принимаются в целях налогообложения прибыли без ограничения. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем организации. Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды обычно предусмотрена сметой организации. Хозяйственные расходы подтверждаются квитанциями почтовых отделений, мастерских по ремонту техники или автомобилей, счетами и чеками магазинов, счетами оптовых организаций и квитанциями или чеками, подтверждающими оплату им за канцелярские и хозяйственные принадлежности и др. Подотчетное лицо может приобрести предметы труда. Эти предметы должны быть сданы на склад, на них должен быть выписан приходный ордер склада, а затем на основе требования они выдаются в эксплуатацию. В соответствии с положениями главы 21 "Налогового кодекса РФ" при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации-изготовителя при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, счета-фактуры налог на добавленную стоимость отражается по дебету счета 19 и исчисление его производится в общеустановленном порядке. Таким образом, если организация приобрела товар у оптовой фирмы за наличный расчет, то НДС, уплаченный при приобретении ценностей, может быть предъявлен к вычету из бюджета при наличии соответствующих документов. В том случае, когда произведенные расходы не подтверждены документально, но они предусмотрены в смете, должен быть составлен акт о расходах, в котором указывается, что сотрудником фирмы были произведены административные расходы согласно утвержденной смете расходов на содержание фирмы. Акт утверждается руководителем организации, и после обработки в
10*
147
бухгалтерии указанные расходы могут быть списаны на себестоимость в целях бухгалтерского учета. Однако при расчете налогооблагаемой прибыли эти суммы не должны быть учтены. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета. Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению; передача подотчетных сумм Одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу организации остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством. Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основе расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные). При журнально-ордерной форме учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 (см. с. 138). Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу в отношении целе-
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
С кредита счетов
Дебет С - остаток денежных средств у подотчетного лица Кредит С - задолженность организации подотчетным лицам
В дебет счетов
50-1, 50-4-50-1, 50-4-
51
55-
91-1 -
Выдано под отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы в рублях или валюте Выдано в возмещение перерасхода Перечисление (перевод) денежных средств по месту нахождения подотчетного лица Получение средств под отчет с корпоративной кредитной карты Положительные курсовые разницы при расчетах по загранкомандировкам Подотчетные суммы, использованные на производственные нужды Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с отгрузкой и реализацией продукции Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с процессом заготовления товарно-материальных ценностей или с их приобретением Взнос неиспользованных подотчетных сумм Возмещение долга по подотчетным суммам Расходы на командировки, отнесенные в состав производственных затрат: основного производства общепроизводственных расходов общехозяйственных расходов расходов на продажу Отрицательные курсовые разницы при расчетах по загранкомандировкам Списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (в дальнейшем дебет счетов 73, 70, кредит счета 94 удержание задолженности из заработной платы или начисление задолженности сотрудника)
20,23, 25, 26, - 97, 08
44
-10 50-1, -50-2 -70
-20 -25 -26 -44
-91-2
94
Фирма «Лада» Журнал-за март
№ п/п Дата Авансовый Ф., и., о. подотчетного лица Порядковый Остаток на начало месяца Выдано под отчет отчет номер по журналу-ордеру за прошлый месяц дата сумма дата кор- сумма воз-ник-нове-ния дебет кредит счет 1 07.02 102 Смирнов СВ. 7 25.02 300 - - - - 2 29.02 101 Антонов А.Т. 9 29.02 - 25 05.03 50 3 06.03 103 Дмитриева О.К. - - - - 20.03 50 100 4 25.03 104 Пекина НА. - - - - 29.03 50 350 5 - - Прочие лица - - - - - - 500 Итого 300 25 950 Отметки
Бухгалтер
сообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Учет расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам и командировкам на территории Российской Федерации» з дисципліни «Бухгалтерський облік в організаціях»
