Документооборот в торговле (в том числе товарный отчет)
Организации, занятые в торговле, традиционно относятся к числу хозяйствующих субъектов, имеющих большой объем документооборота. Ведь им ежедневно приходится совершать операции, связанные с приемкой, хранением и продажей товаров, которые, как известно, представляют собой основной вид активов указанной категории субъектов предпринимательской деятельности. Документооборот, как элемент учетной политики торговой организации, выступает не только основой для ведения бухгалтерского и налогового учета, но является и базой для принятия различного рода управленческих решений. Торговая деятельность имеет свои отраслевые особенности, которые сказываются в том числе и на порядке документального оформления операций, совершаемых с товаром. О специфике торгового документооборота мы и поговорим далее. По общему правилу, вытекающему из ст. 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ), торговые организации обязаны вести бухгалтерский учет, причем ответственным за его организацию является руководитель торговой компании. Именно руководитель торговой фирмы, отталкиваясь от объема учетной работы, принимает решение о том, каким образом торговая компания будет выполнять данное требование бухгалтерского законодательства. Для этих целей руководитель может учредить собственную бухгалтерскую службу торговой компании, возглавляемую главным бухгалтером, передать на договорных началах ведение учета специалистам или лично заняться его ведением. Помимо принятия решения о форме ведения бухгалтерского учета руководитель торговой фирмы должен своим приказом утвердить и учетную политику, которой в дальнейшем торговая организация будет руководствоваться при ведении учета. Напомним, что вместе с учетной политикой утверждаются: - формы первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы документов; - формы документов, которые будут использоваться торговой фирмой для внутренней бухгалтерской отчетности; - правила документооборота и технология обработки учетной информации. Причем правила своего документооборота торговая компания определяет самостоятельно исходя из размеров самой фирмы, ее внутренней структуры, а также интенсивности хозяйственных операций, учитывая при этом нормы действующего бухгалтерского законодательства, а также Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105. Несмотря на то что указанный документ был принят еще до реформирования российского бухгалтерского учета, нужно сказать, что основные его положения до сих пор остаются актуальными, тем более что Минфин России пока так и не утвердил никаких специальных рекомендаций по организации системы документооборота. В общепринятом значении под документооборотом понимается движение первичных бухгалтерских документов от момента их создания до передачи в архив. Несмотря на то что каждый первичный бухгалтерский документ имеет свой маршрут движения в организации, общими этапами документооборота для всех без исключения первичных документов являются: - создание (получение) первичного документа; - передача его в бухгалтерскую службу организации; - принятие его к учету, что в свою очередь предполагает его проверку, обработку и внесение данных в соответствующий бухгалтерский регистр; - передача документов в архив. Понятно, что обеспечить своевременное прохождение документами каждого этапа движения можно только посредством установления специального регламента, который обычно называют графиком документооборота. Разработка такого графика входит в обязанности главного бухгалтера торговой компании, а утверждение осуществляется руководителем. При разработке графика документооборота главный бухгалтер должен руководствоваться принципом рациональности, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, а также определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом следует учитывать, что график должен способствовать улучшению всей учетной работы в целом и усилению контрольных функций бухгалтерского учета. В силу того что все исполнители графика документооборота обязаны его соблюдать, то понятно, что они с ним должны быть ознакомлены. Для чего каждому исполнителю необходимо вручить выписку из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного сотрудника, с указанием адресов и сроков представления документов. Закон N 129-ФЗ обязывает организации подтверждать все свои хозяйственные операции первичными учетными документами. И торговые компании не являются исключением. Причем, по общему правилу, для этих целей торговые организации должны применять унифицированные формы первичных документов, разработанные и утвержденные Госкомстатом России. И только в случае отсутствия типовых форм торговые организации вправе применять самостоятельно разработанные формы учетных документов, при условии того, что они содержат все обязательные реквизиты, прямо перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а их применение закреплено учетной политикой компании. Унифицированные формы первичных учетных документов для торговых организаций утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132, причем данным Постановлением утверждены как общие формы по учету торговых операций, так и специальные, а именно: - по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовой техники; - по учету торговых операций при продаже товаров в кредит; - по учету торговых операций в комиссионной торговле. Конечно, в рамках одной статьи не представляется возможным рассмотреть документооборот торговой организации с учетом всех существующих типовых форм, поэтому остановимся лишь на формах, чаще всего используемых торговыми организациями. Как известно, торговля представляет собой процесс, связанный с куплей-продажей товаров, в связи с чем можно сделать вывод, что основными операциями, совершаемыми с товаром, являются его приемка и продажа. 1. Приемка товара. Напомним, что при приемке товара торговые фирмы руководствуются Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. N 1-794/32-5 (далее - Методические рекомендации). Как следует из п. 2.1.5 Методических рекомендаций, порядок приемки товаров, а также ее документальное оформление зависит от места приемки товаров, ее характера (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам и так далее. Товар поступает в торговую организацию по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара, а также правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой). В качестве накладной обычно используется товарная накладная N ТОРГ-12. Если товар доставляется автомобильным транспортом, то используется товарно-транспортная накладная N 1-Т, унифицированная форма которой утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". При доставке товара по железной дороге в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная, формы которой утверждены Приказом МПС России от 18 июня 2003 г. N 39, к которой могут прикладываться спецификации и упаковочные листы, о чем в самой накладной делается специальная отметка. Если товар поступает в железнодорожном контейнере, то используется "Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере". При доставке товаров морским транспортом оформляется коносамент. Для документального оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности, в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора, Госкомстатом России предусмотрен Акт о приемке товаров формы N ТОРГ-1. Тем не менее обычно в торговых организациях товар принимается на учет на основании товарной накладной формы N ТОРГ-12. Объяснением тому являются Указания по заполнению унифицированной формы N ТОРГ-12, где сказано, что она применяется торговыми фирмами для оформления продажи (отпуска) товаров сторонним организациям. Причем составляется N ТОРГ-12 в двух экземплярах: первый остается в организации, продающей товар, и является у нее основанием для списания товаров с учета, а второй экземпляр передается покупателю товаров и служит у него основанием для принятия товаров на учет. Иначе говоря, в торговле товарная накладная N ТОРГ-12 может выступать как расходным, так и приходным товарным документом. Кстати, на это указано и в п. 2.1.2 Методических рекомендаций. Заметим, что информация о товаре, содержащаяся в накладной формы N ТОРГ-12, практически совпадает с информацией, указываемой в Акте N ТОРГ-1, в связи с чем многие торговые организации в целях сокращения объема используемых документов предпочитают не использовать Акт N ТОРГ-1. Так как такие действия могут привести к неблагоприятным последствиям для фирмы, например к отказу в вычете по НДС (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 июня 2006 г. по делу N А56-30635/2005), то рекомендуем отказ от использования фирмой Акта N ТОРГ-1 закрепить в учетной политике. Но, по мнению автора, принятие такого решения вряд ли можно назвать целесообразным. Одно дело, если фирма работает исключительно с российскими поставщиками товаров, а если организация приобретает импортные товары? Вряд ли иностранный поставщик выпишет покупателю N ТОРГ-12, поэтому в такой ситуации без Акта N ТОРГ-1 не обойтись. Ведь, как показывает правоприменительная практика, отсутствие данного акта по импортным товарам может привести к спору с налоговым органом, о чем свидетельствует Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 октября 2007 г. по делу N А21-7777/2006. Много споров у торговых организаций с контролирующими органами возникает по поводу товаров, доставляемых в компанию автомобильным транспортом, причем независимо от того, кто произвел доставку, - сам покупатель или поставщик. В этом случае налоговики требуют от налогоплательщика представления товарно-транспортных накладных формы N 1-Т, а при их отсутствии отказывают в вычете по НДС, что в свою очередь ведет к пересчету налогов и возникновению налоговой ответственности налогоплательщика. Нужно сказать, что сегодня по поводу применения формы N 1-Т у специалистов нет единого мнения о том, в какой ситуации ее наличие является обязательным, - когда товар доставляет специализированный перевозчик, организация-продавец или сам покупатель. Поэтому, по мнению автора, идеальным вариантом при доставке товаров автотранспортом является наличие N N ТОРГ-12 и 1-Т, это поможет избежать в дальнейшем спорных вопросов как в отношении вычетов по НДС, так и учета транспортных расходов при налогообложении. Если при приемке товаров организация выявляет расхождения по количеству или качеству товаров, то оформляются следующие документы: - Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма N ТОРГ-2); - Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма N ТОРГ-3). Указаниями по заполнению унифицированных форм определено, что Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке товаров по качеству и комплектности - с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте. Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и покупателя или представителем организации-покупателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации. Составление актов производится отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Товары, по которым расхождения не выявлены, в актах не перечисляются, при этом в конце акта делается отметка: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет". Подписываются акты всеми членами комиссии, в случае отказа любого члена комиссии от подписи акта, об этом делается соответствующая отметка в самом акте. Подписанные акты с приложением всех соответствующих документов (накладных, счетов-фактур и так далее) передаются под расписку в бухгалтерскую службу организации для направления претензии поставщику или перевозчику. Утверждает акт руководитель торговой организации, он же принимает решение о направлении претензионного письма. Обращаем ваше внимание, что форма Акта N ТОРГ-2 оформляется при приемке товаров отечественного производства, он составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации-покупателя, второй обычно прикладывается к претензионному письму, направляемому в адрес поставщика или перевозчика, третий вручается представителю поставщика, участвующему в актировании товара, а четвертый вручается перевозчику. При актировании товаров, поступивших от иностранных поставщиков, используется форма Акта N ТОРГ-3, составляемая в пяти экземплярах. 2. Продажа товара. Выше уже было сказано, что для оформления операций продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организацией используется товарная накладная формы N ТОРГ-12. Выписывается она уполномоченным лицом торговой организации в двух экземплярах. Напоминаем, что любой первичный документ, в том числе и товарная накладная N ТОРГ-12, приобретает юридическую силу только в том случае, если она заполнена по соответствующей форме, с указанием всех реквизитов и подписана надлежащим образом. В N ТОРГ-12 в обязательном порядке указывается следующая информация: - наименование, адрес, телефон, факс и реквизиты, обслуживающего банка грузополучателя, поставщика и плательщика; - номер и дата транспортной накладной; - должности и подписи лиц, разрешивших отпуск груза и осуществивших его фактическую отгрузку. Помимо самих подписей в товарной накладной в обязательном порядке приводятся расшифровки подписей указанных лиц.
Обратите внимание! В соответствии с п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, под расшифровкой подписи понимаются сначала инициалы, и только потом фамилия лица, подписавшего документ. Подписи указанных лиц скрепляются печатью организации продавца. Также обращаем ваше внимание на то, что в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" (далее - Порядок), организации не вправе изменять какие-либо реквизиты товарной накладной N ТОРГ-12 (включая ее код, номер и наименование). Кроме того, Порядком категорически запрещено удалять отдельные реквизиты товарной накладной N ТОРГ-12. Однако не всегда организация-продавец может обойтись типовой формой накладной N ТОРГ-12. Например, такая ситуация может возникнуть, если цена товара установлена в условных денежных единицах (далее - у. е.). Заполнять N ТОРГ-12 в у. е. продавец не вправе, Порядок запрещает изменять или удалять реквизиты N ТОРГ-12. Так как поступить в данном случае? Порядком определено, что при необходимости организация может в унифицированные формы первичной учетной документации вносить любые дополнительные реквизиты, исключение составляют только формы документов по учету кассовых операций. Поэтому фирме-продавцу следует воспользоваться этим моментом и внести в N ТОРГ-12 дополнительную графу с ценой в у. е. с указанием даты, на которую определяется рублевый эквивалент стоимости товара. Такое дополнение унифицированной формы N ТОРГ-12 позволит торговой организации избежать проблем при составлении "первички" в момент отгрузки товара, окончательная цена которого еще не сформирована. В дополнительной графе продавец укажет сумму товара в у. е., а в графе "Сумма в рублях" поставит прочерк - ведь в момент совершения данной хозяйственной операции у продавца еще таких данных нет. Кстати, именно так рекомендуют поступать столичные налоговики в Письме УФНС России по г. Москве от 14 декабря 2005 г. N 20-12/93198. Если условиями договора купли-продажи или поставки предусмотрено, что доставка товара осуществляется силами продавца, то, как уже было отмечено, необходимо заполнить товарно-транспортную накладную формы N 1-Т (далее - ТТН). Несмотря на то что из Указаний по ее применению следует, что ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом, лучше выписать этот документ, чтобы не "подставлять" своего партнера. Напоминаем, что ТТН состоит из двух разделов: товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя и грузополучателя. Причем у первого она выступает основанием для списания ТМЦ, а у второго - используется для оприходования; транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителя - заказчика автотранспорта с транспортной организацией, выполнившей перевозку груза, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителя или грузополучателя с организацией - владельцем автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. Заметим, что грузоотправитель составляет ТТН на перевозку груза автотранспортом для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов. Причем она выписывается грузоотправителем в четырех экземплярах: первый - остается у самого грузоотправителя и является у него основанием для списания товарно-материальных ценностей; второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю; второй - передается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация - владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотранспорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю. В случае если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. Отдельно следует отметить, что N N ТОРГ-12 и 1-Т это не равносильные документы, а только дополняющие друг друга, поэтому организация-продавец, выступающая еще и грузоотправителем, должна оформить оба указанных документа. Нужно сказать, что в зависимости от того, с какой целью приобретается товар, торговля подразделяется на оптовую и розничную. Розница имеет место тогда, когда товар приобретается покупателем для личного пользования, не связанного с предпринимательской деятельностью. В отличие от опта, розничные торговые фирмы вправе учитывать товар не только по покупным, но и по продажным ценам. Такое право для розницы вытекает из п. 13 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н.
Обратите внимание! Так как в данном случае речь идет о праве, а не об обязанности, то розничная торговая организация должна закрепить положение об учете товара по продажным ценам в своей учетной политике для целей бухгалтерского учета. Розничные продавцы, так же как и оптовые, для оформления операций, совершаемых с товаром, фактически применяют те же самые унифицированные формы по учету торговых операций, разработанные и утвержденные Госкомстатом России. Однако есть у розницы некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание. Во-первых, отметим, что при принятии товара на учет розничная торговая организация, ведущая учет товаров по продажным ценам, должна "довести" покупную цену товара до продажной цены путем торговой наценки. Как и любая другая операция, наценка товара отражается в бухгалтерском учете на основании первичного документа, получившего название реестра розничных цен. Причем унифицированной формы такого документа нет, поэтому на основании ст. 9 Закона N 129-ФЗ розничная торговая фирма должна разработать самостоятельную форму реестра и закрепить ее использование в учетной политике. Во-вторых, так как розничная торговля предполагает наличные расчеты между продавцом и покупателем, то в этом случае продажа товара производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники. Такая обязанность у продавцов возникает в силу п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Поэтому помимо общих унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России, розничные организации применяют и унифицированные формы документов по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин. Заметим, что в рознице организовать количественно-стоимостный учет товара, применяемый в опте, довольно сложно, для этого требуется, как правило, специальное торговое оборудование - терминалы, позволяющие считывать информацию о проданном товаре через специальный штрих-код, наносимый на товар при его приемке в торговую организацию. Однако стоимость такого оборудования довольно высока, в связи с чем, конечно, далеко не все розничные фирмы могут его приобрести. Поэтому небольшие розничные фирмы в основном ведут стоимостный (суммовой) учет товаров. Особенностью торговых организаций, ведущих суммовой учет товаров, является то, что такие организации движение товара оформляют посредством товарного отчета формы N ТОРГ-29. Причем составляется этот документ материально ответственным лицом за определенный период времени, утверждаемый руководителем торговой фирмы. Обычно в качестве такого периода выступает декада. Ответственным за составление товарного отчета выступает материально ответственное лицо розничной торговой организации, это может быть товаровед, заведующий отделом, секцией и так далее. Составляется товарный отчет за установленный период времени в двух экземплярах. Он содержит приходную и расходную часть. В приходную часть товарного отчета переносится остаток товара на начало отчетного периода, взятый из предыдущего отчета и ниже отражается поступление товара по сопроводительным документам. Затем определяется сумма товаров, поступивших в магазин (отдел, секцию) за отчетный период, и выводится итог с учетом суммы остатка. В расходную часть товарного отчета материально ответственное лицо вносит номера и даты документов, подтверждающих выбытие товаров (выручка от продажи товаров, определяемая по данным Z-отчетов, накладные на возврат товаров на склад, отпуск товара в мелкорозничную сеть и так далее). После чего подсчитываются общие данные по выбывшим товарам и определяется остаток товаров и тары на конец отчетного периода. Отчет подписывается материально ответственным лицом и вместе с подтверждающими документами сдается в бухгалтерскую службу компании на проверку. Проверенный отчет подписывается бухгалтером. Второй экземпляр товарного отчета остается у материально ответственного лица. Все первичные учетные документы, созданные или полученные организацией, передаются в бухгалтерскую службу в соответствии с графиком документооборота. Там документы проверяются, причем проверка состоит из трех этапов. Вначале документ проверяется по существу, то есть проверяется законность операции, оформленной документом. Если у бухгалтера возникли по этому поводу сомнения, он должен поставить об этом в известность главного бухгалтера. Напомним, что в соответствии с п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ именно главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых организацией хозяйственных операций российскому законодательству. О таком документе главный бухгалтер обязан сообщить руководителю торговой организации. Если руководство фирмы не согласно с мнением главбуха, то принять спорный документ к учету главный бухгалтер может только с письменного распоряжения руководителя. Затем проводится проверка документа на качество его заполнения. Напоминаем, что бухгалтерское законодательство не позволяет принимать к учету документы, составленные по не установленным формам, с незаполненными реквизитами, ошибками и иными дефектами. На заключительной стадии проверки производится: - группировка документов по однородным признакам, позволяющая получить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств фирмы за отчетный период; - проверка арифметических результатов и итоговых значений, а также правильности отражения количественных и стоимостных показателей документа; - таксировка документа; - контировка документа. Проверенный и принятый к учету документ в обязательном порядке помечается специальной отметкой во избежание его повторного использования. При ручной обработке документов на проверенном и обработанном документе проставляется дата занесения записей в бухгалтерский регистр. При автоматизированной системе учета ответственный сотрудник бухгалтерии ставит на документе свой штамп. Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности применяются регистры бухгалтерского учета, состав которых определяется торговой фирмой самостоятельно и закрепляется в учетной политике. Заметим, что торговые организации, как правило, применяют журнально-ордерную форму счетоводства. Обработанные первичные бухгалтерские документы текущего месяца, относящиеся к определенному участку бухгалтерского учета, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.
Обратите внимание! Бухгалтерская документация текущего года хранится в бухгалтерской службе, а по его окончании передается в архив. Требование о хранении первичных учетных документов, бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности организации выдвигает ст. 17 Закона N 129-ФЗ, аналогичное требование содержится и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н. Причем в соответствии с нормами бухгалтерского законодательства хранение бухгалтерской документации осуществляется в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Подпункт 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации в общем случае обязывает налогоплательщиков обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов в течение четырехлетнего срока. При определении сроков хранения документов организации руководствуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. По истечении сроков хранения документов они подлежат уничтожению. Нарушение требования законодательства Российской Федерации о сохранности документации может привести к очень серьезным последствиям как для самой фирмы, так и для ее должностных лиц.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Документооборот в торговле (в том числе товарный отчет)» з дисципліни «Торгівля: енциклопедія»
