Системи електронного документообігу та діловодства для органів влади різного рівня
До цієї категорії можна умовно віднести муніципальні структури управ- ління з невеликим обсягом документообігу, які не мають достатньої технічної бази для впровадження повноцінної системи електронного документообігу та діловодства (ЕДД) . Для них може бути рекомендоване однокористувальницьке рішення, об- ладнане засобами захищеного обміну електронними документами з вищестоящою організацією — безпосередньо або через центр обробки доку- ментів (ЦОД). Користувачем такого рішення зазвичай виступає співробітник, відповідальний за діловодство організації. Робота при цьому здійснюється з паперовими документами, але в системі ведеться реєстрація вхідних/вихідних документів, облік резолюцій по документах, документів, списаних у справу і документів, що знаходяться на архівному збереженні. При великій кількості співробітників також може вес- тися облік руху паперових оригіналів. Документи, отримані в електронному вигляді з вищестоящої організації, відразу реєструються, роздруковуються і починають виконуватися до приходу паперових оригіналів. Вищестояща організація автоматично одержує повідом- лення про те, що документ зареєстрований. Таке рішення дозволяє: • прискорити обмін вхідними/вихідними документами з вищестоящою організацією; • підвищити ефективність контролю за виконанням документів; • організувати ефективну систему збереження взаємозалежних доку- ментів; • зменшити час на пошук потрібних документів; • зменшити кількість “загублених” документів, місцезнаходження яких невідоме. Рішення може бути реалізоване на базі операційної системи Microsoft Windows, СУБД MSDE (EN), текстового редактора Microsoft Word і системи роботи з електронними таблицями Microsoft Excel з комплекту Microsoft Office і однокористувальницької системи ЕДД “Справа-Секретар” розробки партнера Microsoft — компанії “Електронні офісні системи” або аналогічних рішень ін- ших партнерів. Для колективної роботи над документами, доставки документів в електронній формі виконавцям і обміну електронною поштою можуть бути використані засоби Microsoft Outlook. Рішення для місцевого органу самоврядування До цієї категорії можна умовно віднести муніципальні структури управ- ління, що мають середній обсяг документообігу від 3000 до 10000 документів на рік, канцелярію чи секретаріат як структурно окремий підрозділ, і які здійс- нюють роботу не тільки з документами від організацій, але й листами та зверненнями громадян і підприємств. Такі організації зазвичай мають доста- тній парк персональних комп'ютерів, об'єднаних у локальну мережу. Для них може бути рекомендоване багатокористувальницьке рішення з кількістю робочих місць від 5 до 20, обладнане засобами захищеного обміну електронними документами з вищестоящими та нижчестоящими організаціями (безпосередньо або через ЦОД), зв'язком з порталом для інформування і прийому заявок громадян і організацій і можливістю віддаленого Інтернет- доступу до даних системи ЕДД. Система повинна забезпечувати реєстрацію вхідних/вихідних документів, облік резолюцій по документах, документів, списаних у справу і документів, що знаходяться на архівному збереженні. Має також вестися облік руху папе- рових оригіналів. Користувачами такого рішення зазвичай виступають не тільки діловод- ний персонал, але і ряд співробітників функціональних підрозділів. Оскільки більшість співробітників таких організацій має персональні комп'ютери, у рамках такого рішення вже може бути організована робота з частиною документів в основному чи винятково в електронному вигляді. Вхі- дні паперові документи можуть оцифровуватися, і вся подальша робота з ними вже може вестися в електронному вигляді. В електронному вигляді може також бути організований процес виконання документів (накладення і виконання ре- золюцій). Якщо організація має постійно доступний канал у мережу Інтернет, може бути організований віддалений доступ до системи ЕДД через веб-інтерфейс, що дозволяє контролювати хід робіт як посадовим особам, що знаходяться у від'їзді, так і вищестоящим організаціям. Таке рішення дозволяє: • прискорити обмін документами з вищестоящими та нижчестоящими організаціями; • зменшити навантаження на діловодний персонал за рахунок пере- дачі частини функцій у підрозділи; • підвищити ефективність контролю за виконанням документів; • організувати ефективну систему збереження взаємозалежних доку- ментів; • зменшити час на пошук потрібних документів; • зменшити кількість «загублених» документів, місцезнаходження яких невідоме; • прискорити і зробити більш ефективною роботу співробітників з виконання документів; • знизити витрати на роботу із зверненнями громадян і організацій, які подаються в електронній формі (через портал); • забезпечити контроль за виконанням важливих документів з боку вищестоящих організацій. Таке рішення може бути реалізоване на базі операційної системи Microsoft Windows Server, СУБД Microsoft SQL Server, пакету Microsoft Office для роботи з текстами документів і таблицями і багатокористувальницької сис-теми ЕДД “Справа - Підприємство” розробки партнера Microsoft — компанії “Електронні офісні системи” або аналогічних рішень інших партнерів. Для колективної роботи над документами, доставки документів в електронній формі виконавцям і обміну електронною поштою можуть бути використані як засоби Microsoft Outlook, так і Microsoft Exchange Server 2003 (EN).
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Системи електронного документообігу та діловодства для органів влади різного рівня» з дисципліни «Комунікаційна політика в діяльності державного службовця»
