Рассмотрев состав групп по принятию решения по закупкам, мы опреде- лили, что это профессионалы, хорошо осведомленные о предложениях кон- курентов, способные выбирать товары по заранее установленным стандартам или особым требованиям предприятия. Решение о закупке при- нимается несколькими специалистами на основе рационального анализа предложений имеющихся на рынке поставщиков (продавцов): с учетом це- ны, ожидаемой рентабельности, соотношения качества и цены, практично- сти в эксплуатации и обслуживании, предлагаемых условий платежа, условий послепродажного обслуживания и т.п. Спецификации (исчерпы- вающий список обязательств продавца по отношению к заключаемой сделке - характеристики продукта, сопутствующие услуги, условия поставок) устанавливаются покупателем как необходимые условия. Стоимость сделки 102 должна устанавливаться предварительно, до начала переговоров по важ- ным заказам, таким как закупка средств производства (т.е. инвестиционным товарам или собственно товарам призводственно-технического назначения). В сделках периодически повторяющихся типа закупка сырья, полуфабрика- тов, комплектующих изделий и т.п.) вносятся вопросы о контроле и допусти- мом изменении качества, о сроках и регулярности поставок, о возможном пересмотре цен при повторной закупке и т.п. Важнейшие сделки являются предметом долгих переговоров, что дает возможность заключать весьма де- тализированные контракты с исчерпывающим списком обязательств сторон. При этом прямой контакт между покупателем и поставщиком делает воз- можным и стимулирует переговоры, касающиеся иногда не только условий платежа, но и способов финансирования. Иногда, способствуя заключению сделки, продавец помогает покупателям добиться более выгодных условий от финансовых организаций при получении кредита, аренды капитального имущества или лизинга. Лизинг, или аренда в кредит, - способ финансирования, позволяющий приобрести капитальное имущество, тяжелое оборудование или иной товар производственно-технического назначения, не выплачивая всю сумму стои- мости продукта в момент приобретения: предприятие выбирает для себя дорогостоящее оборудование, затем берет его в аренду у лизинговой ком- пании, которая его приобрела на свои собственные средства. При этом кон- тракт уточняет продолжительность аренды и сумму месячной выплаты за аренду. По истечении контракта предприятие-лизингополучатель может сделать выбор: вернуть оборудование, приобрести его за оставшуюся стои- мость (поскольку оборудование уже в принципе амортизировано), установ- ленную при заключении контракта, или продолжать арендовать, внося плату также оговоренную при заключении контракта. Арендная плата включает из- держки на амортизацию оборудования, процентную ставку на инвестирован- ный капитал, издержки на функционирование лизинговой компании и ее прибыль. Лизинговые издержки оказываются более высокими, чем кратко- или долгосрочный заем, но если лизинговый контракт заключить несложно, то получить денежную ссуду на инвестирование довольно сложно. В целом любой процесс покупки и сложного оборудования, сырья и ма- териалов в промышленной среде можно представить в виде последова- тельности определенных этапов (см. рис. 4.2), которые большая часть покупателей преодолевает при совершении покупки. В то же время каждый из этих этапов дает поставщику товаров промышленного назначения опре- деленные возможности приспособиться к процессу покупки данного покупа- теля и заключить сделку на поставку своей продукции или на оказание помощи и услуг, необходимых для успешной работы покупателя. Дадим характеристику всех этих этапов. 1. Возникновение, осознание, формулирование и признание по- требности является первым этапом процесса закупки и появляется с мо- мента осознания кем-то из работников предприятия проблемы или необходимости (нужды) удовлетворить которую можно с помощью приобре- тения на стороне товара или услуги. Как правило осознание потребности возникает у непосредственных пользователей продукта или оборудования. 103Это могут быть технологи, снабженцы, эксплуатационщики из отдела главного механика и др. Осознание проблемы может быть следствием влияния как внешних, так и внутренних стимулов. Внутри фирмы к осознанию проблемы чаще всего подводят следующие события: фирма решает начать выпуск нового товара и нуждается в новом обору- довании и материалах для его производства; происходит поломка машины, и требуется ее замена или приобретение новых узлов и деталей; некоторые из закупленных материалов оказались неудовлетворитель- ными по качеству и фирма ищет другого поставщика; специалист по закупкам чувствует, что существует возможность добить- ся более благоприятных цен или получения товара более высокого качест- ва. Внешними условиями осознания и формулирования потребности могут стать какие-то новые мысли специалиста по закупкам от посещения им спе- циализированной выставки, встречи с какой-то рекламой или коммивояже- ром, который предложит товар лучшего качества или по более низкой цене, приезд делегации поставщиков на предприятие и т.п. Однако, одно возник- новение и осознание потребности еще не является условием начала закуп- ки, эта потребность должна быть четко сформулирована и описана. Ее конкретизация осуществляется в виде ясно выраженной заявки отделу ма- териально-технического снабжения или руководству предприятия. Посколь- ку материально-техническое снабжение - это одна из функций, обслуживающих производство, то его действия по закупке возможны только после признания наличия потребности должностным лицом в виде указания или разрешения осуществить эту закупку. Следовательно потребности, воз- никающие на различных уровнях иерархии предприятия должны в конечном итоге найти свое выражение в заявке на конкретный товар. Эти заявки на- правляются непосредственно в отдел МТС или проходят сначала через склад и заведующего материально-производственными запасами. Если за состоянием этих запасов должен следить отдел МТС, то он обязан заранее знать о нуждах производственных подразделений, чтобы не быть вынуж- денным производить срочные закупки на невыгодных условиях. 2. Определение характеристик продукта, необходимых для удовле- творения осознанной потребности является вторым этапом, когда осоз- навший нужду приступает к определению общих характеристик необходимого товара, его потребного количества и качества. Как было ука- зано в первом этапе для этого составляется заявка. Заявка оформляется соответствующим документом, в котором указыва- ются общие технико-экономические показатели, необходимое заявителю количество и качество товара. Она утверждается руководством и отделу материально-технического снабжения разрешается приступить к закупке. Если товар изготовляется по заказам, т.е. он фактически является продан- ным еще до изготовления и не поступает на склад, то отделу МТС может передаваться список необходимых для выполнения данного заказа мате- 105риалов с указанием желательных сроков поставки и технической специфи- кации на'каждый из материалов. Потребность непрерывного характера, особенно если она касается стан- дартных материалов или материалов, закупаемых по спецификации, может быть оформлена в виде общей заявки на определенный период с указанием минимального уровня нормативных запасов этих товаров, сроков закупки отдельных партий. В этом случае заявка на каждую отдельную партию това- ра не выдается. Обсуждение и составление заявки на покупку основного оборудования происходит значительно сложнее. Следует учитывать необходимость наи- лучшего использования выделенных денежных средств; желательный темп возврата вложенного капитала; другие возможные назначения для этих средств; стоимость эксплуатации; влияние на налоговые выплаты предпри- ятия; необходимое техническое обслуживание. Многие из этих вопросов от- носятся к компетенции высшего руководства, специалистов по проектированию и конструированию или инженеров-эксплутационщиков. В соответствии с этим признание наличия потребности в капитальном обору- довании во многих странах связано с выполнением солидного объема ис- следований. Если будет решено, что возникшая потребность подлежит удовлетворению, принимается решение о типе оборудования и общих тре- бованиях к нему. Это решение должно предшествовать передаче заявки в отдел материально-технического снабжения. Принятию этого решения обычно предшествуют совещания между различными специалистами, во время которых разрабатываются эскизы чертежей и проекты технических спецификаций. Если речь идет об определенных типах нестандартного обо- рудования, к обсуждению потребностей потенциального покупателя привле- каются специалисты фирм, имеющих возможность спроектировать и изготовить подобное оборудование. Эти специалисты помогают в разработ- ке рабочих чертежей и технических спецификаций. При формировании заявки на приобретение особо сложных товаров про- изводственно технического назначения (таких как тяжелое оборудование, требующее значительных капитальных вложений) и определение их общих характеристик члены закупочного центра или группы принятия решения по закупкам должны поработать совместно и по возможности привлечь инже- неров, непосредственных пользователей, специалистов по ремонту, монта- жу и обслуживанию и т.д. Кроме того, привлекаются для консультации эксперты из других организаций, знающие детально то или иное капиталь- ное имущество (оборудование). Как правило членами центра закупок прово- дится ранжирование значимости показателей надежности, энергоемкости, долговечности, ремонтопригодности, стоимости и прочих желательных свойств, технико-экономических или эргономических показателей искомого товара. На этом этапе продавец товаров производственно-технического на- значения может оказать организации-покупателю большое содействие, по- скольку члены группы, принятия решения по закупкам (центра закупок) не всегда достаточно осведомлены о ценностной значимости различных харак- теристик товара, а предусмотрительный продавец в состоянии помочь им точнее определить требуемые показатели закупаемого продукта. 106 Представляется целесообразным подчеркнуть важность аккуратного и точного описания товаров в письменных заявках или других официальных документах, уполномочивающих службу материально-технического снабже- ния приступить к закупкам. Не менее важны стандартные бланки заявок, от- работанная номенклатура товаров и принятые нормы деловых взаимоотношений между отделом закупок и другими подразделениями. От- дел закупок, как правило, предпочитает, чтобы круг лиц, имеющих право вы- давать заявки, был точно очерчен. Для поставщика товаров промышленного назначения важно знать фор- мы, процедуру и методы признания наличия потребности, принятые его потенциальными покупателями, так как все это влияет на сроки закупок и способы их осуществления. Процесс закупок данного потенциального поку- пателя дает известное представление об услугах, требующихся покупателю и могущих сыграть роль в выборе поставщика. Важно знать и конкретных служащих, от которых зависит выбор поставщика, до сведения которых должны быть доведены побудительные мотивы покупки предлагаемого дан- ным поставщиком товара промышленного назначения. 3. Оценка характеристик товара. На следующем этапе организация- покупатель приступает к составлению свода необходимых технических ха- рактеристик товара. Над этой проблемой будет работать инженерная брига- да специалистов по функционально-стоимостному анализу. Функционально- стоимостной анализ, впервые примененный в конце 40-х годов корпорацией "Дженерал электрик", - это подход к снижению издержек производства, предполагающий тщательное изучение комплектующих деталей с целью определения возможностей их конструктивной переделки, стандартизации или изготовления с использованием более дешевых технологических прие- мов. Бригада займется тщательным изучением наиболее дорогих компонен- тов товара. Кроме того, она выявит детали и узлы с излишним запасом, т.е. со сроком службы, превышающим срок службы товара в целом. Определив оптимальные характеристики товара, специалисты составят соответствую- щие технические требования на него. В ходе проведения функционально- стоимостного обычно изучают следующие основные вопросы: 1. Привносит ли использование товара какую-то дополнительную цен- ность? 2. Сопоставима ли стоимость товара с его полезностью? 3. Необходимо ли присутствие в товаре всех свойств, которыми он обла- дает? 4. Существует ли товар, более полно отвечающий требованиям предпо- лагаемого использования? 5. Можно ли изготовить искомую деталь с меньшими издержками? 6. Можно ли подобрать для использования уже существующий стандарт- ный товар? 7. Соответствует ли своему назначению технологическая оснастка про- изводства с точки зрения объемов потребности в товаре? 8. Входят ли в его себестоимость издержки на материалы, рабочую силу, накладные расходы и отчисления на прибыль? 1079. Можно ли получить товар по более дешевой цене у другого надежного поставщика? 10. Покупает ли кто-нибудь искомый товар дешевле? Продавцы также могут использовать функционально-стоимостной анализ в качестве орудия сбыта. Продемонстрировав более рациональный способ изготовления товара, посторонний продавец может превратить ситуацию повторной закупки без изменений в ситуацию закупки для решения новых задач, в результате чего у его компании может появиться шанс закрепления деловых связей. На данном этапе решается также вопрос по анализу имеющихся альтер- нативных возможностей удовлетворения потребности в продукции промыш- ленного назначения с уже четко определенными характеристиками. Имеется два варианта удовлетворения потребности; 1) изготовить продукцию собст- венными силами; 2) купить ее у конкретного поставщика. Решение самостоятельно изготовить требующиеся товары, использовав для этого свои производственные мощности, связано с далеко идущими эко- номическими и социальными последствиями. Поэтому все, изложенное здесь, - это лишь краткое упоминание условий, которые могут заставить предприятие изготовить нужные ему товары, а не купить их, а также обстоя- тельств, которые обычно противостоят принятию такого решения. В некоторых случаях промышленному предприятию приходится самому изготавливать нужные ему товары просто потому, что на рынке их нет. Это может быть связано с применением особой технологии обработки или по- треблением небольших количеств специального товара, с изготовлением которого поставщики товаров промышленного назначения не желают во- зиться. Предприятия, зависящие от материалов или оборудования, отличаю- щихся специальными характеристиками или конструкцией, иногда произво- дят эти товары сами во избежание перебоев в снабжении или колебаний качества или чтобы сохранить за собой право собственности на конструкцию этого оборудования (особенно самого передового). Предприятие может так- же решить, что изготовление обойдется дешевле покупки, хотя такие усло- вия встречаются не часто. Может случиться и так, что себестоимость изготовления одинакова для поставщика и для потребителя, но рыночная цена является чрезвычайно высокой вследствие монопольного положения поставщика на рынке, каких-то законодательных норм или сговора между поставщиками. Не следует упускать из виду и то обстоятельство, что пред- приятие, имеющее возможность самостоятельно изготовить хотя бы часть нужных ему товаров, занимает гораздо более сильную позицию на перего- ворах со своими поставщиками, чем предприятие, у которого таких возмож- ностей нет. В период спада промышленная организация может решить изготовить нужные ей товары с целью использования простаивающих производствен- ных мощностей. Даже в периоды нормального уровня сбыта руководство может принять решение об изготовлении, а не о покупке некоторых товаров, если это принесет уменьшение накладных расходов на единицу продукции. 108 В противовес изложенному выше существует, однако, много серьезных доводов против таких решений. Одним из них является отсутствие админи- стративного и технического опыта для организации производства необходи- мых товаров, которое может повлечь за собой покупку нового оборудования, необходимость привлечения новых специалистов и нового административ- ного персонала. Кроме того, расширение ассортимента выпускаемых фир- мой не связанных друг с другом товаров осложняет управление и ставит новые технические проблемы. Столь же серьезна и возможность утраты организацией своего положе- ния на рынке своей основной продукции. Она может произойти вследствие технической отсталости компонентов или узлов, используемых для изготов- ления конечного продукта, которые были изготовлены ею самостоятельно. За доминирующее положение на рынке обычно приходится платить посто- янной исследовательской работой, направленной на улучшение показате- лей товара и снижение его себестоимости. Предприятия самостоятельно изготавливающие нужные им товары в порядке побочного производства, лишь в редких случаях могут уделить этим работам нужное внимание и, как правило, отстают от тех, для кого производство этих товаров является ос- новным видом деятельности. Самостоятельное изготовление вместо покупки ведет, как правило, к значительной утрате благожелательного отношения, поставщиков особенно если оно вызывает значительно сокращение объема закупок. Эта потеря благожелательного отношения поставщиков может различными путями от- рицательно повлиять на объем сбыта данной организации. Если в ее сбыте важную роль играет политика взаимовыгодности, последствия сокращения закупок понятны любому. Ценность стимулирования сбыта и рекламы това- ров благожелательно настроенными поставщиками трудно выразить столь определенно, однако недооценивать ее не следует. Долгосрочное последствие, которое почти обязательно вытекает из са- мостоятельного изготовления предприятием значительной части нужных ему товаров - это утрата гибкости в использовании материалов, узлов и аг- регатов, а также припасов. Как покупатель предприятие может остановиться при выборе поставщиков на наилучшей комбинации качества, технического обслуживания и цены, а также менять и перераспределять источники снаб- жения товаров. Все эти возможности закрыты для промышленной организа- ции, руководство которой связано самостоятельным изготовлением нужных ей товаров. В том случае, если руководство предприятия считает, что не может изго- товить самостоятельно необходимый продукт производственно- технического назначения, оно дает указание руководителю службы матери- ально-технического снабжения или центру закупок вести переговоры с по- тенциальными поставщиками. 4. Тщательный поиск поставщиков. После этого члены центра по за- купкам пытаются выявить наиболее подходящих поставщиков. Для этого они могут заняться изучением торговых справочников, организовать поиск информации с помощью ЭВМ или запросить по телефону рекомендации от других фирм. Используются такие справочники как "Бизнес - карта России", 109рекламные объявления в "Интернете", специализированные отраслевые ка- талоги и т.д. Ряд поставщиков будут исключены из числа возможных канди- датов, поскольку их мощности не соответствуют количественной потребности в товаре или у них плохая репутация в смысле обеспечения поставок и обслуживания. В конце концов у центра по закупкам останется небольшой список квалифицированных поставщиков. Чем новее задача, стоящая перед закупкой, и чем сложнее и дороже товар, тем больше време- ни занимает поиск квалифицированных поставщиков. Источники получения информации. Закупщики товаров промышленного на- значения располагают большим разнообразием источников получения инфор- мации о возможных поставщиках. Самым надежным и легко доступным из них являются собственные данные фирмы-покупателя. Если они содержатся в по- рядке, то по ним можно составить представление о таких характеристиках пер- спективного поставщика, как его готовность назвать цены или представить другую информацию, распорядиться забракованным товаром, принять заказы или урегулировать претензии. Представители службы сбыта поставщика также является ценным источником информации не только о самом поставщике, но и об общем уровне развития его отрасли. Каталоги - еще один распространенный источник получения информа- ции. Особенно ценны каталоги оптовиков, содержащие сведения о многих товарах различных фирм, а также распространяемые производителями ма- шины и оборудование. Каталоги содержат спецификации, цены и источники снабжения не только самого оборудования, но и запасных частей к нему. Многие поставщики, желая обеспечить более частое обращение к своим ка- талогам, включают в них общие сведения о товаре и отрасли, представ- ляющие интерес для клиентуры. Ценность каталогов и частота обращения к ним зависят от формы их из- дания и легкости работы с ними. Удобный в работе ясный и хорошо издан- ный каталог имеет больше шансов сохраниться в конторе покупателя, постоянно напоминая о продавце и являясь средством продвижения его то- вара, особенно в интервалах между посещениями представителя службы сбыта продавца. Еще популярный источник сведений о поставщиках - отраслевые журна- лы, реклама и торговые справочники. Эти публикации многочисленны и весьма отличаются по качеству издания. Буквально каждая отрасль обслу- живается отраслевым изданием, вызывающим у ее представителей особый профессиональный интерес. Хороший отраслевой журнал не только источ- ник общих сведений об отрасли, таких, как новые товары, новая технология, новые назначения и другие, но и носитель рекламных объявлений сего- дняшних и потенциальных поставщиков товаров и услуг. Хотя ценность рекламы для закупщиков товаров промышленного назначе- ния вопрос спорный, в целом принято считать, что те, кто читает рекламные сообщения, вольно или невольно испытывают на себе их воздействие. Закуп- щики, несомненно, находят рекламно-информационные издания полезными, поскольку они содержат достаточно подробную информацию о рекламируемом товаре, дающую возможность рассматривать его в свете существующих или предполагаемых нужд своего предприятия. Литература этого типа вызывает 110 запросы поставщику или сохраняется как источник информации на будущее, когда возникает потребность в рекламируемом товаре. Тем не менее существу- ет мнение, что с точки зрения формирования спроса и обеспечения продаж большая часть рекламы товаров промышленного назначения - пустая трата денег. Вызывается это, по-видимому, недопониманием функции материально- технического снабжения со стороны некоторых руководителей рекламных от- делов и рекламных агентств. Несмотря на то, что часть рекламы пропадает впустую, имеется достаточно свидетельств того, что информационная реклама товаров промышленного назначения дает закупщикам полезные сведения о поставщиках и их товарах. Торговые справочники имеют различную ценность, зависящую от их ак- куратности и полезности, но большинство закупщиков располагает доста- точно полной подборкой реферативных специальных справочников. В большинстве случаев в этих справочниках содержится алфавитное пере- числение главных производителей как по названиям, так и по товарам, при- чем о каждом приводятся такие данные, как количество и адреса филиалов, а в отдельных случаях и финансовое положение. 5. Запрашивание и рассмотрение предложений и предварительные переговоры являются следующим этапом в процессе закупки. На этом эта- пе центр по закупкам запрашивает предложения от выбранных квалифици- рованных поставщиков. Некоторые из них просто пришлют в ответ свой каталог или своего представителя-сбытовика. Если товар сложный и .доро- гой, специалистам из центра по закупкам потребуются подробные письмен- ные предложения от каждого потенциального поставщика. Другие поставщики могут провести официальные презентации своей продукции производственно-технического назначения. После изучения всех предложе- ний проводятся предварительные переговоры об условиях покупки, стоимо- сти товара, его технических данных и условиях поставки. Процесс переговоров может начаться с получения предложения о ценах, в которое вносятся изменения, отражающие дополнительные факторы, обу- словленные требованиями данного покупателя, выясняющимися в ходе де- ловых встреч закупщика и представителя службы сбыта продавца. Коммерческие переговоры могут вестись одновременно с целой группой конкурирующих между собой поставщиков до тех пор, пока не станет ясно, на ком из них следует остановиться. Преимуществом переговоров является возможность выяснить и проанализировать все интересующие их участни- ков факторы. В ходе переговоров отдельные требования покупателя могут быть уменьшены или изменены, если это помогает воспользоваться какими- либо сильными сторонами определенного поставщика, в результате чего появится выигрыш в цене, качестве или техобслуживании. 6. Выбор поставщика или поставщиков. На этом этапе члены закупоч- ного центра изучают предложения и переходят к выбору поставщика. Они оценивают не только техническую компетентность различных кандидатов, но и их способность обеспечить своевременную поставку товара и предос- тавление необходимых услуг. Чем характеризуется хороший поставщик? Все руководители служб материально-технического снабжения оценивают поставщиков более или 111менее одинаково и ищут одни и те же достоинства. Прежде всего - чест- ность. Любое свидетельство нечестности перспективного поставщика (по отношению к своим покупателям), как правило, отодвигает его в конец спи- ска возможных поставщиков. Столь же важна его способность удовлетво- рить требования покупателя в отношении качества, количества и сроков поставки. Любые сомнения в способности поставщика поставить товары, стабильно отвечающие требованиям спецификации покупателя в нужных количествах и в нужные сроки, .также отодвинут его в конец списка постав- щиков, невзирая на все другие соображения. Стабильное финансовое положение является еще одним качеством, обычно требуемым от поставщика, который для выполнения в срок заказа должен иметь возможность содержать адекватные материально- производственные запасы, эксплуатировать производственные мощности и располагать рабочей силой. Кроме того, в поставщике обычно ценится репу- тация фирмы, уделяющей достаточное внимание научно- исследовательским и опытно-конструкторским работам, применяющей пе- редовую технологию и интересующейся новыми достижениями в своей от- расли промышленности. Поставщики, которые могут дать рекомендации о снижении себестоимости, совершенствовании продукции или поднятии уровня техобслуживания, ценятся особенно высоко. Опыт в производстве товаров и географическое местоположение также важны с точки зрения покупателей. Производственный опыт играет большую роль, когда речь идет о технически сложных или очень дорогих товарах. Ме- стоположение важно с точки зрения транспортных расходов или риска по- вреждения товара в пути, а также в случаях проведения в жизнь политики развития местных источников снабжения. Нередко члены закупочного цен- тра составляют перечень желательных характеристик поставщика с ранжи- рованием их по степени относительной значимости. Так, например, при выборе поставщика химикатов один из закупочных центров составил сле- дующую иерархию характеристик в порядке уменьшения их значимости. 1. Наличие службы технической помощи. 2. Оперативность поставок. 3. Быстрота реакции на нужды клиентов. 4. Качество товара. 5. Репутация поставщика. 6. Цена товара. 7. Полнота товарного ассортимента. 8. Уровень квалификации коммивояжеров. 9. Возможности предоставления кредита. 10. Личные отношения. 11. Наличие товарной литературы, руководств и справочников. В другом случае анкетирование показало, что можно выделить 17 свойств, влияющих на выбор поставщика, названных руководителями служб снабжения: общая репутация поставщика; условия платежа; приспосабливаемость к потребностям заказчика; 112 прежние связи в аналогичных ситуациях; предлагаемые технические услуги; доверие к продавцам; удобство заказа; надежность продукта; цена; техническая спецификация; простота действия или использования; предпочтения основного пользователя продукта;, обучение (профессиональная подготовка), предлагаемое поставщиком; продолжительность необходимой подготовки; соблюдение сроков поставки; простота содержания, ухода; послепродажное обслуживание. Как правило, чтобы лучше защитить себя от любых неприятных сюрпри- зов специалисты отдела материально-технического снабжения или центра закупок выдвигают перед поставщиком подробные требования, связанные с гарантиями по всем пунктам сделки (свойства товара, его технические ха- рактеристики по сравнению с конкурентами, цена, сроки поставки, условия платежей и поставок и т.д.). При этом они считают, что лучше не уступать в переговорах ни в чем, чтобы не рисковать и своей репутацией и репутацией предприятия-покупателя. Перед тем как сделать окончательный выбор, члены центра по закупкам могут попытаться провести переговоры с предпочтительными поставщиками в расчете на получение более благоприятных цен и условий поставок. В конце концов будет выбран какой-то один поставщик или несколько. Многие предприятия предпочитают иметь ряд источников снабжения. В этом случае у них есть возможность не зависеть целиком и полностью от одного постав- щика при каких-то неувязках, а также возможность сравнивать цены и эф- фективность работы разных поставщиков, ибо все познается в сравнении. 7. Разработка процедуры выдачи заказа. Покончив с выбором центр по закупкам приступает к составлению окончательного заказа на закупку от избранного поставщика или поставщиков. В окончательном заказе он указы- вает: 1) технические характеристики товара; 2) его потребное количество; 3) расчетное время поставки; 4) возможные скидки в цене; 5) условия после- продажного обслуживания; 6) условия возврата и другие гарантии и т.п. В отношении изделий, необходимых для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации оборудования, специалисты по закупкам все больше отходят от практики периодических заказов на поставку и склоняются к заключению всеобъемлющих контрактов. Ведь оформление нового заказа на поставку при истощении запасов товара обходится недешево. Не заинтересован центр по закупкам и в оформлении меньшего числа, но более крупных по объему заказов, ибо это означает необходимость поддержания значитель- ных товарно-материальных запасов. В рамках же всеобъемлющего контрак- та устанавливается долговременное сотрудничество, при котором поставщик обязуется осуществлять повторные поставки по мере необходи- мости и по согласованным ценам в течение всего оговоренного периода 113 i-1418времени. В данном случае запас товара находится у продавца, и подобная практика получила название "Плана закупок без накопления запасов". При возникновении необходимости в товаре компьютер предприятия выдает на- прямую или телексом соответствующий заказ продавцу. Практика заключе- ния всеобъемлющих контрактов ведет к тому, что закупки все больше производятся из одного источника, причем объем закупаемых у этого источ- ника товаров растет. Поставщик оказывается связанным с предприятием- покупателем более тесными узами, и. другим поставщикам трудно нарушить эти связи, за исключением случаев, когда покупателя перестают удовлетво- рять цены или сервис поставщика. 8. Совершение сделки. Подписание контракта или договора. Выполне- ние условий сделки. На этом этапе процесса закупки большинство сделок между продавцами и покупателями товаров производственно-технического назначения оформляется заключением официального контракта, четко ого- варивающего права и обязанности сторон. Сложность и степень детализа- ции таких контрактов зависит от вида товара, его сложности, количества, вида оказываемых услуг после продажи и характера самих участников сдел- ки. Официальный контракт вносит ясность и конкретность в любое коммер- ческое соглашение, определяя условия поставки товара, его стоимость, услуги, представляемые после продажи, сроки поставки и все то, что пред- приятие-продавец готово сделать для своего клиента (покупателя). Сведе- ние до минимума возможности возникновения недоразумений путем четкого оговаривания пределов взаимной ответственности сторон, подписывающих официальный контракт, позволяет сэкономить многие часы служебного вре- мени руководства и служащих систем сбыта, которые могли бы быть потра- чены на разбор жалоб и претензий, основанных на недостаточной проработке условий контракта. Кроме контрактов на прямую поставку това- ров промышленного назначения, некоторые производители, использующие услуги торговых посредников, заключают с ними агентские соглашения, где перечисляются обязанности производителя и его агента. Агентские согла- шения различаются по признаку объема прав и обязанностей сторон. Со- глашения, предоставляющие агенту исключительное право продажи товара производителя, обычно оговаривает право торгового посредника выступать единственным поставщиком данного товара на обслуживаемой им террито- рии. При заключении контрактов и агентских соглашений всегда важнейши- ми факторами укрепления деловых отношений между поставщиками и покупателями являются взаимное доверие и взаимовыгодность. Большин- ство покупателей считает, что доверие, уверенность в поставщике, является решающим фактором при размещении заказа. Доверие - это чувство уве- ренности, что поставщик выполнит обещанное или сделает все от него за- висящее и не пожалеет затрат, чтобы сдержать обещание и условия контракта. В контракте можно с достаточной степенью точности изложить характеристику товара, являющегося предметом сделки, но практически не- возможно описать все аспекты технического обслуживания, которые пред- ставляют собой столь же важную часть сделки. Но надо дело вести на доверии и взаимовыгодности, чтобы ни один из участников сделки не стре- мился добиться от другой стороны выполнения своих обязательств через 114 суд. Продавец боится потерять покупателя и вызвать недоверие со стороны других покупателей, а покупатель не желает потерять хорошую репутацию в кругах поставщиков. В конечном итоге самым серьезным стимулом выпол- нения контракта является не угроза судом, а воля участников выполнить свои обязательства. 9. Поставка заказанного товара. В контракте всегда оговариваются ус- ловия оплаты. Это может быть 100% оплата продукта или же 75% предоп- лата и 25% оплачивается после поставки товара. Поставщик, как правило, после выполнения обязательств покупателя по оплате заказа приступает к выполнению своих обязательств по поставке товара. В намеченные сроки товар должен быть доставлен покупателю и, если это сложное оборудова- ние, то продавец проводит работы по его монтажу, обучению персонала и другим условиям послепродажного обслуживания. Отдел материально-технического снабжения или члены закупочного цен- тра должны вести контроль за ходом выполнения заказа. В идеальном варианте в таком контроле нет необходимости. Однако за- казы не всегда оформляются безукоризненно, так что неправильное их по- нимание исполнителем не исключено. Сами поставщики не всегда готовы идти навстречу, они не всегда выдерживают сроки поставок, а при недостат- ке материалов или смене производственных циклов могут задержать по- ставку, не ставя в известность покупателя или хотя бы собственную службу сбыта. Поставщики могут также отдать предпочтение более выгодному зака- зу и объяснить при этом возникшую задержку поставки конфликтом с проф- союзом или поломкой оборудования. В результате практически во всех случаях возникает необходимость контроля за ходом выполнения заказа. Контроль этот обычно выполняется службой материально-технического снабжения. Он может выразиться в телефонном напоминании о наступле- нии (приближении) срока поставки, отправке нескольких писем или вопрос- ника. В других случаях планомерное поступление закупленных материалов требует постоянных усилий целой группы специалистов. Иногда использу- ются настоящие толкачи, проводящие большую часть своего времени на предприятиях поставщиков и буквально выбивающие отгрузки. Проверка счета-фактуры. Счет фактура - это не только извещение об отфузке, но и подробное перечисление отгруженного, а также платежное требование, обращенное к покупателю. Поскольку ни одна сделка не может считаться завершенной без проверки и оплаты счета-фактуры, способ обра- ботки счета имеет определенное значение. Обычно счет-фактура поступает с приложением списка отгруженного товара, подлежащего проверке по его поступлении. Случаи расхождения выясняются с поставщиком. Во многих случаях составляется перечень расхождений по установленной форме. Возврат и новое выставление счета приводят к потере времени и ничего не добавляют к эффективности работы покупателя или оценке им постав- щика. Многие поставщики не рассматривают выставление счетов как часть сбыта. Однако ошибки в выписке счетов, приводящих к дополнительной ра- боте для покупателя, могут привести к утрате поставщиком следующего за- каза. Закупщики обычно недвусмысленно высказываются по поводу недоразумений такого рода в переговорах с представителями службы сбыта 115продавца, но последние далеко не всегда относятся к этим жалобам с должным вниманием. Получение и инспектирование поступающих партий товара. Получе- ние и инспектирование поступающих партий товара в большинстве случаев, за исключением крупных диверсифицированных корпораций, сосредоточено в одном подразделении (складе), прямо или косвенно подведомственном отделу закупок. Склад по установленной форме извещает о поступлении то- вара. Копии извещений направляются отделу закупок (для сверки со счетом- фактурой), заведующему складом (для учета) и подразделению, заказавше- му товар (как свидетельство выполнения заказа). В отдельных случаях при приемке товара требуется оценка качества. Она может вестись по образцу, взятому из каждой партии. В некоторых слу- чаях проверкой качества занимаются специальные подразделения. Передача на хранение сведений о заключенной сделке. Обработка до- кументации состоит в том, что копии всех документов, касающихся сделки, под- бираются и сдаются на хранение (подшиваются в досье) для справок. При отборе документов, подлежащих хранению, требуется творческий подход. Юристы настаивают на сохранении копий решительно всех документов, однако на практике сохраняются лишь важнейшие. Важнейшие сведения из уничто- жаемых документов могут быть перенесены в досье постоянного хранения. 10. Оценка показателей продукта и работы поставщика. На этом эта- пе члены группы по закупкам дают оценку работе конкретного поставщика или поставщиков. Для этого они могут связаться с пользователями и попро- сить их оценить степень своей удовлетворенности. По результатам прове- денной оценки специалист по закупкам может продолжить сотрудничество с поставщиком, внести в это сотрудничество коррективы или отказаться от его услуг. Задача поставщика - постоянно следить за тем, чтобы покупатель получал удовлетворение, на которое рассчитывал. Мы с вами рассмотрели этапы, которые необходимо преодолеть в си- туации производства закупок с изменениями или повторных закупок для ре- шения новых задач. В ситуациях повторных закупок без изменений некоторые их этих этапов можно сократить или обойти вообще. В других си- туациях может потребоваться включение в процесс каких-то дополнитель- ных этапов. Продавец товаров промышленного назначения должен подходить к рассмотрению каждой отдельной ситуации конкретно. Таким образом, мы убедились, что промышленный маркетинг - сфера испытания способностей продавца. Самое главное в ней - знание нужд сво- их клиентов и особенностей процедуры совершения ими закупок. Распола- гая этими знаниями, продавец товаров промышленного назначения сможет разработать эффективный маркетинговый план продаж и оказания услуг своей клиентуре.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Основные этапы промышленной закупки» з дисципліни «Промисловий маркетинг»
