Організація діяльності державних нотаріальних архівів
Відповідно до статті 23 Закону України «Про нотаріат» державні нотаріальні архіви засновуються в обласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання нотаріальних документів. Державні нотаріальні архіви мають на меті зберігання, використання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний державний архів, надання методичної та практичної допомоги фондоутворювачам у вдосконаленні роботи з документами. Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні контори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів, які вчиняють нотаріальні дії, та посадові особи, які посвідчують заповіти і довіреності, прирівнювані до нотаріально посвідчених. Питання організації діяльності та компетенція державного нотаріального архіву визначаються положенням про нього, що затверджується Міністерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Архіви створюються і ліквідуються Міністерством юстиції України. Мережа і штати архівів затверджуються Міністерством юстиції Республіки Крим, управліннями юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій в межах встановленої для них штатної чисельності та фонду заробітної плати. Державний нотаріальний архів очолює завідуючий, який призначається на посаду і звільняється з неї управлінням юстиції Ради Міністрів Республіки Крим, обласної, Київської та Севастопольської міської державної адміністрації. Завідуючим архівом може бути особа, яка відповідає вимогам статті 3 Закону України «Про нотаріат». Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.
Основними завданнями архіву є: • комплектування документами; • забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні; • створення і вдосконалення науково-довідкового апарату до документів; • підготовка та своєчасна передача документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України; • підготовка та здійснення заходів щодо підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції архіву. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює такі основні функції: • складає графіки приймання документів від фондоутворювачів; • на підставі графіків здійснює приймання документів, передбачених цим Положенням, не пізніше 2-х років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;
• забезпечує збереження документів, регулярно проводить перевірки наявності та фізичного стану справ; • складає науково-довідковий апарат до документів, що зберігаються в архіві;
• проводить експертизу цінності документів, які знаходяться в архіві, що надає методичну допомогу експертним комісіям Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій у проведенні експертизи цінності документів; • здійснює контроль за зберіганням документів у фондоутворювачів, надає їм методичну і практичну допомогу з упорядкування документів та підготовки їх до здачі в архів; • передає у встановленому порядку на державне зберігання документи та науково-довідковий апарат до них; • веде статистичну звітність за встановленими формами; • видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з документів, які зберігаються в справах архіву, з додержанням вимог статті 8 Закону України «Про нотаріат»; • веде облік документів, переданих на запити органів, передбачених згаданим Законом; • веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву; • здійснює реєстрацію заповітів, прирівнюваних до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку. Завідуючий архівом: • організовує діяльність архіву та несе персональну відповідальність за виконанням покладених на нього завдань і функцій; • розподіляє функціональні обов'язки між працівниками архіву; • видає в межах своєї компетенції накази; • представляє архів у всіх установах і організаціях; • організує і бере участь у проведенні нарад, семінарів та інших заходів з підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції державного нотаріального архіву.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Організація діяльності державних нотаріальних архівів» з дисципліни «Нотаріат в Україні»
