ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ БУХГАЛТЕРСЬ-КОГО ОБЛІКУ ТА ЗВІТНОСТІ В БЮДЖЕТНИХ ОРГАНІЗАЦІЯХ
Документи бухгалтерського обліку та звітності, які відобража-ють діяльність бюджетної організації, поділяються на: необхідні для використання в практичній діяльності у межах до 3 років; ті, які підлягають після цього терміну знищенню без дозволу архівних ор-ганів; ті, які мають історичну цінність та зберігаються постійно у відповідних архівах. Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січ-ня року, який йде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 1998 році, починається з 1 січня 1999 року. Терміни зберігання науково-технічної документації обчислю- ються з 1 січня року, який йде за роком завершення розробки теми, проекту. Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років — «В», обчислення цього терміну слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою «В») на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством по-винна дорівнювати різниці 75 років — «В», де «В» — вік особи на момент завершення справи. Відмітка «доки не мине потреба» означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається сами-ми організаціями. Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за № 576/3016, затверджено Перелік типових до-кументів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підпри-ємств із зазначенням термінів зберігання документів. Цей перелік є основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду України (НАФ) або для знищення доку-ментів і має на меті схоронність, організацію і забезпечення якісного поповнення складу НАФ. Перелік повинен використовуватися при підготовці інших посіб-ників з експертизи цінності документів та формування НАФ. Він включає документи, що створюються під час документування одно-типних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаці-ями і підприємствами (далі — організації) у процесі своєї діяльнос-ті, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств. Cклад документів і терміни їх зберігання визначено в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів з урахуванням реко-мендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соці-ально-культурної сфери, положень ряду примірних і типових номенк-латур справ, затверджених Головархівом та іншими центральними органами виконавчої влади України, а також Примірних переліків до-кументів, які підлягають передачі на державне зберігання від район-них, міських, сільських установ та організацій повидового вибірково-го прийому (1987 р.), Переліків видів статзвітності, яка підлягає прийому на зберігання в обласні держархіви та держархіви областей, м. Києва та Севастополя, держрайміськархіви (1989 р.). Для полег-шення роботи з визначення термінів зберігання документів у Перелік включено також деякі види документів нетипового характеру. Перелік призначено для застосування всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організація-ми і підприємствами незалежно від форм власності. Він використо-вується при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів та галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також у практиці роботи експертно-перевірних комісій (ЕПК) державних архівних установ та експертних комісій (ЕК) організацій. Перелік побудовано за функціональним принципом і містить розділи, які відображають основні напрями діяльності фондоутво-рювачів, що властиві їм незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Розділи мають підрозділи з більш вузьким ко-лом питань. Документи у розділах і підрозділах Переліку розміщено за сту-пенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логі-чній послідовності. Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа № 1), а кожному виду документа — узагальнене найменування (графа № 2). При об’єднанні в одній cтатті різних ви-дів документів з одного питання, що мають однаковий термін збері-гання, використовується термін «документи», а в дужках розкрива-ється найменування всіх видів документів, включених у статтю. Терміни зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами організацій. До першої групи належать організації, в результаті діяльності яких створюються документи, що мають наукову історично-культурну цінність і підлягають включенню до складу НАФ. Терміни зберігання документів для таких організацій подаються у графі № 3 Переліку. Отже, перша група включає організації — джерела фор-мування НАФ повного та вибіркового прийому (список № 1). Друга група містить організації допоміжного й обслуговуючого характеру, безпосередньо від яких документи до складу НАФ не надходять (список № 2). Терміни зберігання документів цих органі-зацій подаються в графі № 4 Переліку. При визначенні термінів зберігання документів слід знайти від-повідну статтю в Переліку і поаркушно переглянути справи. Відбір справ для включення до складу НАФ або знищення тільки за заго-ловками в описах або на обкладинках справ не допускаються. До-кументи повинні відбиратися до складу НАФ переважно у вигляді оригіналів (лише за їх відсутності приймаються копії відповідних документів, які мають юридичну силу). Організаційно-розпорядчу документацію (статути, положення, правила, інструкції, накази тощо) рекомендується відбирати до складу НАФ, як правило, у фонді органу, що їх затверджує. Відбір планової документації повинен здійснюватися у складі фонду організації — автора документа. Статистична документація організацій, яка за встановленим Держкомстатом України порядком і строками подається незалежно від відомчої належності до органів державної статистики, до складу НАФ надходить від органів державної статистики, а відомча одно-разова статзвітність організацій у разі надходження до однієї дер-жавної архівної установи відбирається до складу НАФ у фондах їх вищих органів. З метою забезпечення схоронності найбільш цінних документів та їх широкого використання допускається певна дублетність доку-ментів при їх надходженні на зберігання в різні державні архівні установи. Так, підлягають включенню до складу НАФ розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності конкретних ор-ганізацій. З метою оптимізації складу НАФ надходження до держа-вних архівних установ дублетних документів максимально обмежу-ється. Щодо інших видів (різновидів) документів державним архівним установам надається право самостійно розв’язувати пи-тання ліквідації їх дублетності. При експертизі цінності науково-технічної документації (НТД) слід враховувати, що місцем зберігання оригінальної НТД є органі-зації — розробники (автори), а також організації — замовники вка-заної документації. Повний комплект НТД з проектування об’єкта капітального будівництва (за винятком проектів з будівництва залі-зниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосе-реджується у генпроектувальника, повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг — у відповідних управліннях шляхів сполучення. Оригінальна НТД окремих частин проекту, виконана на договірних засадах субпідрядними організаціями, передається ген- проектувальнику за погодженням з ним для укомплектування прое-ктів з подальшою передачею до державних архівних установ. Патентна документація включається до складу НАФ, як прави-ло, у вигляді оригіналів. Постійні терміни зберігання НТД у Переліку означають, що для включення до складу НАФ відбираються документи з проектів, проблем, включених до переліків проектів; проблем, науково-технічна документація з яких має науково-історичну цінність. Нау-ково-технічна документація в машиночитаній формі, що має науко-во-історичну цінність, включається до складу НАФ у випадках, коли її інформація не повторюється на традиційних носіях. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається відповідно до термінів, визначених цим Переліком, або доки не мине практична потреба. Документація, що не ввійшла до відповідних розділів цього Пе-реліку, але має термін зберігання «постійно» або позначку «ЕПК» за будь-яким відомчим переліком, залежно від результатів експертизи цінності включається до складу НАФ або знищується після її прак-тичного використання. Терміни зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Збільшення в організаціях термінів зберігання документів, передбачених цим Переліком, допу-скається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації. Примітки, що застосовуються в Переліку, коментують та уточ-нюють терміни зберігання документів. Примітка «На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях» уточнює місце зберігання документів, що мають, як правило, довідковий характер. В інших примітках зазначаються ознаки виділення певних різно-видів документів або конкретних документів, терміни зберігання яких відрізняються від зазначених у 3-й та 4-й графах Переліку. Так, примітка до статей 322, 325, 326, 330, 342, 345, 800, 1111, 1112, 1115, 1118, 1197, 1199, 1204, 1208, 1425 «За умови завершення пере-вірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для бюджетних установ та органі-зацій, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, які знаходяться у сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, — ревізії. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ — зберігаються до ухвалення оста-точного рішення» конкретизує терміни зберігання бухгалтерської документації. Примітки «Після закінчення строку дії договору», «Після затвердження», «Після заміни новими», «Після зняття виробів з виробни-цтва», «Після введення об’єкта в експлуатацію» тощо вказують, що обчислення терміну за графами №№ 3 і 4 Переліку здійснюється із зазначеного моменту. Для зручності користування Переліком до нього складено пока-жчик, в якому в алфавітному порядку перелічено види документів та подано їх зміст з посиланнями на номери відповідних статей Пе-реліку. Позначка «ЕПК», яку встановлено в Переліку для деяких конкре-тних видів документів, означає, що частина таких документів може мати наукове та історико-культурне значення і після проведення експертизи їх цінності повинна включатися до складу НАФ. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» та Положенням про принципи і критерії визна-чення цінності документів, порядок створення та діяльності експер-тних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.10.95 № 853, організації створюють ЕК для прове-дення попередньої експертизи цінності документів та подання її ре-зультатів на затвердження ЕПК відповідних державних архівних установ. У своїй діяльності ЕК керуються Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України та іншими нормативно-правовими актами. З питань організації та методики проведення експер-тизи цінності документів ЕК керуються правилами, інструкціями і рекомендаціями Головного архівного управління при Кабінеті Міні-стрів України (Головархіву). До складу ЕК, який затверджується керівником організації, включаються керівники діловодної служби та архівного підрозділу організації, досвідчені працівники її структурних підрозділів і фахі-вці відповідної державної архівної установи. Головою ЕК признача-ється, як правило, заступник керівника організації, а секретарем — керівник архівного підрозділу. Основними завданнями ЕК відповід-но до Типового положення про неї, затвердженого наказом Голов- архіву від 13.03.96 № 91 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 10.04.96 за № 173/1198, є розгляд питань та прийняття рі-шень про схвалення та подання на погодження в установленому по-рядку описів документів, віднесених попередньою експертизою цінності до НАФ, актів про вилучення документів, не віднесених попередньою експертизою цінності до НАФ, переліків проектів, проблем (тем) науково-технічної документації, віднесеної до НАФ. Відповідно до Типового положення про архівний підрозділ дер-жавного органу, органу місцевого самоврядування, державного під-приємства, установи та організації, затвердженого наказом Головар-хіву від 16.10.95 № 47 і зареєстрованого Міністерством юстиції України 01.11.95 за № 393/929, документи, терміни зберігання яких визначено Переліком «постійно», підлягають включенню до складу НАФ і передаються у відповідні архівні установи в такі строки: • документи Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду, Вер-ховного Суду, Вищого арбітражного суду, Генеральної прокуратури України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпорядкованих їм організацій — через 15 років; • документи Верховної Ради і Ради Міністрів Автономної Республі-ки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій та підпорядкованих їм організацій — через 10 років; • документи районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та підпорядкованих їм організацій — через 5 років; • записи актів громадянського стану, документи з особового складу, записи нотаріальних дій і судові справи — через 75 років; • науково-технічна документація — через 25 років. Терміни тимчасового зберігання документів в архівних підроз-ділах організацій можуть бути змінені з дозволу тієї архівної уста-нови, до якої ці документи надходять на постійне зберігання. Документи, відібрані експертизою їх цінності для включення до складу НАФ, описуються відповідно до чинних правил. Державні архівні установи перевіряють правильність відбору до-кументів до складу НАФ та в разі потреби мають право вимагати включення до опису справ постійного зберігання документів, віді-браних на тимчасове зберігання або до знищення. Після затвердження описів документів НАФ організації-фондоутворювачу дозволяється знищення документів з тимчасовими тер-мінами зберігання за період часу, що відповідає затвердженим опи-сам. Знищення документів тимчасового зберігання проводиться за актами, які погоджуються ЕПК відповідних архівних установ. Орга-нізації, в яких не створюються документи НАФ, знищують їх, якщо практична потреба в них відпала і терміни їх зберігання за цим Пе-реліком вичерпані, але за погодженням з державними архівними установами. Відібрані до знищення та включені до відповідних актів докуме-нти передаються організаціям, які займаються заготівлею вторинної сировини. Здавання документів оформляється приймально-здавальними накладними. Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення встановлених цим Переліком термінів зберігання документів є незаконними і тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійс-нюють Головархів України та уповноважені ним державні архівні установи. Із введенням у дію цього Переліку «Перечень типовых докумен-тов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ве-домств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», затверджений Головним архівним управлінням при Раді Міністрів СРСР 15.08.88, на території України втратив чинність. У відомчих (галузевих) переліках документів діють ті статті, які не суперечать Переліку типових документів.
ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ ЗА ЇХ ВИДАМИ № статті Вид документів Термін зберігання документів Примітка в установах, орга-ніза-ціях, на підприємствах, доку-мен-ти яких надходять до держархі-вів в уста-но-вах, орга-ніза-ціях, на під-при-ємст-вах, доку-мен-ти яких не надходять до держархі-вів 308 Бухгалтерські звіти й бала-нси організацій та поясню-вальні записки до них: а) зведені річні б) річні в) квартальні
Пост. Пост. 3 р.1
— 10 р. 3 р.2 1За відсутності річних — пост. 2За відсутності річ-них — 10 р. 309 Звіти з фінансування: а) зведені річні б) річні в) квартальні г) місячні Пост. Пост. 3 р.1 1 р.3 — 10 р. 3 р.2 1 р.4 1За відсутності річних — пост. 2За відсутності річ-них — 10 р. 3За відсутності річних і квартальних — пост. 4За відсутності річних і квартальних — 10 р. Продовження табл. № статті Вид документів Термін зберігання документів Примітка в установах, орга-ніза-ціях, на підприємствах, доку-мен-ти яких надходять до держархі-вів в уста-но-вах, орга-ніза-ціях, на під-при-ємст-вах, доку-мен-ти яких не надходять до держархі-вів 310 Передатні, роздільні, ліквіда-ційні баланси й додатки, по-яснювальні записки до них Пост. 10 р. 311 Протоколи засідань комісій з розгляду й затвердження звітів і балансів: а) річних б) квартальних Пост. 3 р.1 10 р. 3 р.2 1За відсутності річних — пост. 2За відсутності річ-них — 10 р. 312 Аналітичні таблиці з розро-бки й аналізу річних звітів і балансів Пост. 5 р. 313 Листування про затвердження й уточнення балансів і звітів 3 р. 3 р. 314 Листування про строки по-дання бухгалтерської і фі-нансової звітності 1 р. 1 р. 315 Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт ви-конання господарських опера-цій і є підставою для бухгал-терських та податкових записів (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і наклади з обліку товарно-матеріальних цінностей, аван-сові звіти та ін.) 3 р.1 3 р.1 1Див. примітку до ст. 288 316 Особові рахунки: а) робітників та службовців, студентів б) одержувачів пенсій і держа-вної допомоги 75 р. — «В»
5 р.1 75 р. — «В»
5 р.1 1Після завершення ви-плати допомоги і пен-сій; для одноразової допомоги — 1 р. Продовження табл. № статті Вид документів Термін зберігання документів Примітка в установах, організаціях, на підприємствах, доку-менти яких надходять до держархі-вів в установах, організаціях, на підприємствах, доку-менти яких не надходять до держар-хівів 317 Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (в тому числі на машинних носіях) 5 р.1 5 р.1 1За відсутності особових рахунків — 75 р. 318 Інвентарні картки та журна-ли обліку основних засобів 3 р.1 3 р.1 1Після ліквідації ос-новних засобів 319 Довіреності на одержання грошових сум і товарно-матеріальних цінностей (у тому числі анульовані довіреності) 3 р. 3 р. 320 Гарантійні листи 3 р. 3 р. 321 Облікові регістри (Головна книга, журнали-ордери, розроблювальні таблиці та ін.) 3 р.1 3 р.1 1Див. примітку до ст. 288 322 Допоміжні й контрольні кни-ги, журнали, картотеки, касо-ві книги, оборотні відомості 3 р.1 3 р.1 1Див. примітку до ст. 288 323 Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали реєстрації виконавчих листів 3 р. 3 р. 324 Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних доручень та ін. 3 р. 3 р. 325 Корінці, копії ордерів, ра-хунків, фактур, накладних, квитанцій, чекових книжок 3 р.1 3 р.1 1Див. примітку до ст. 288 326 Реєстри рахунків до оплати 3 р.1 3 р.1 1Див. примітку до ст. 288 327 Звіти, відомості про надхо-дження, витрачання й за-лишки коштовних металів, алмазів і виробів з них 3 р. 3 р. Продовження табл. № статті Вид документів Термін зберігання документів Примітка в установах, організаціях, на підприємствах, доку-менти яких надходять до держархі-вів в установах, організаціях, на підприємствах, доку-менти яких не надходять до держар-хівів 328 Відомості про використання кредитів: а) річні б) квартальні 3 р. 1 р. 3 р. 1 р. 329 Відомості про облік фондів, лімітів заробітної плати та ко-нтроль за їх розподілом, про розрахунки за перевитрати й заборгованості із заробітної плати, про відрахування із заробітної плати, із коштів соціального страхування, про оплату відпусток, вихід-ної допомоги та інші 3 р. 3 р. 330 Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, ін-вентарні описи, акти, звіряльні відомості) про інвентаризацію 3 р.1 3 р.1 1Див. примітку до ст. 288 331 Документи (копії звітів, ви-тяги з протоколів, висновки) про виплату допомоги, пен-сій, оплату листків непраце-здатності з Фонду соціаль-ного страхування Доки не мине потреба Доки не мине потреба 332 Виконавчі листи Доки не мине потреба Доки не мине потреба 333 Договори-зобов’язання за товари, одержані в кредит, листування по оформленню договорів-зобов’язань Доки не мине потреба Доки не мине потреба 334 Довідки, що подаються до бу-хгалтерії на оплату відпусток у зв’язку з навчанням, одержан-ня пільг з податків та інші Доки не мине потреба Доки не мине потреба Продовження табл. № статті Вид документів Термін зберігання документів Примітка в установах, організаціях, на підприємствах, доку-менти яких надходять до держархі-вів в установах, організаціях, на підприємствах, доку-менти яких не надходять до держар-хівів 335 Документи (довідки, акти, зобов’язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, недостач, розкрадань Доки не мине потреба Доки не мине потреба 336 Документи (протоколи, ак-ти, звіти, відомості переоцінки й визначення зноше-ності основних засобів) про переоцінку основних фон-дів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва Пост. До нової переоцін-ки (індекса-ції)1 1Не менше 3 років 337 Документи (акти, відомості) про переоцінку товарно-матеріальних цінностей Пост. 3 р. 338 Паспорти будівель, споруд1, обладнання 3 р.2 3 р.2 1Паспорти будівель, споруд — пам’ятників архітектури, які пере-бувають під охороною держави, — пост. 2Після ліквідації ос-новних засобів 339 Спостережні справи з нагля-ду за будівлями й споруда-ми, що перебувають під охо-роною держави Пост. — 340 Листування про паспортиза-цію будівель і споруд 3 р. 3 р. 341 Документи (плани, звіти, листування) про проведен-ня документальних ревізій і контрольно-ревізійної роботи 3 р. 3 р. Продовження табл. № статті Вид документів Термін зберігання документів Примітка в установах, організаціях, на підприємствах, доку-менти яких надходять до держархі-вів в установах, організаціях, на підприємствах, доку-менти яких не надходять до держар-хівів 342 Акти документальних реві-зій фінансово-господарської діяльності організацій, податкових та інших переві-рок; документи (довідки, до-повідні записки) до них 5 р.1 5 р.1 1Див. примітку до ст. 288 343 Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріаль-них цінностей та інші) 3 р. 3 р. 344 Акти перевірок каси, прави-льності стягнення податків та інші 3 р. 3 р. 345 Договори, угоди (господар-ські, операційні, трудові та інші) 3 р.1 3 р.1 1Після закінчення строків дії договорів, угод. Див. також примітку до ст. 288 346 Реєстри договорів 3 р. 3 р. 347 Договори про матеріальну відповідальність 5 р.1 5 р.1 1Після звільнення ма-теріально відповіда-льної особи 348 Зразки підписів (матеріально відповідальних осіб) Доки не мине потреба Доки не мине потреба 349 Відомості про реєстрацію державних підприємств, установ, організацій, кооперати-вів, малих підприємств тощо 5 р.1 5 р.1 1Після ліквідації під-приємств, установ, організацій 350 Розрахункові сплати внесків до різних фондів 3 р. 3 р.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ БУХГАЛТЕРСЬ-КОГО ОБЛІКУ ТА ЗВІТНОСТІ В БЮДЖЕТНИХ ОРГАНІЗАЦІЯХ» з дисципліни «Звітність бюджетних організацій»
