У кожній бухгалтерії документи з моменту їх написання або оде-ржання від інших підприємств чи організацій до повного використан-ня й передачі до архіву проходять обробку, передаються з одного робочого місця на інше, тобто проходять певний шлях. На окремих робочих місцях бухгалтерські документи затримуються іноді на кілька днів. Таке становище потребує організації контролю за зберіганням документів. Для забезпечення своєчасного й правильного обліку господарсь-ких фактів треба сформувати систему написання й опрацювання до-кументів, яка б сприяла максимальному прискоренню їх руху протягом всієї обробки. Цього можна досягти за допомогою документообороту та чіткої організації поточного та постійного архівів. Документооборотом називається встановлений порядок і термін руху документів у процесі їх використання згідно з методом бухгал-терського обліку від моменту написання або отримання від інших підприємств до передачі в архів. Документи, на підставі яких роблять записи в облікових реєстрах, називаються використаними. Їх зберігають у поточному архіві не бі-льше одного року, після чого передають за актом на постійне збері-гання до архіву підприємства, організації або установи. Протягом місяця документи, які обробляються, зберігають в окремих папках або інших засобах діловодства. У кінці кожного місяця документи поточного місяця формують в окремі папки за ознаками архівного діловодства, тобто архівної но-менклатури. На обкладинці зазначають назву справи, її номер, рік, місяць, шифр синтетичного рахунку та кількість документів. Докуме-нти добирають за певними ознаками групування (прибуткові, видат-кові, авансові звіти, нумерації, послідовності здійснення господарсь-ких операцій та іншими ознаками). Документи, передані з поточного архіву до постійного, зберіга-ють за такими принципами: за роками і місяцями; у межах року і мі-сяців залежно від характеру й змісту за такими ознаками: у хроноло-гічному, предметному і кореспондентському порядку. Термін зберігання документів у постійному архіві підприємства для кожного виду документів встановлює Головне архівне управлін-ня. Після закінчення терміну зберігання документи знищують, про що складають акт. Процес знищення здійснюють шляхом передачі органі-заціям вторинної сировини, що оформляють накладною.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Зберігання бухгалтерських документів» з дисципліни «Бухгалтерський облік»
