Структурні елементи кожного етапу переговорного процесу можна предста- вити у вигляді таблиці 16. 2: Таблиця 16. 2 Докомунікативний Комунікативний Посткомунікативний 1.Добір інформації 1.Знайомство сторін Аналіз переговорів 2.Аналіз проблеми 2.Виклад проблем і цілей
3.Узгодження цілей і задач 3.Діалог учасників (уточнення, обгово- рення, узгодження інтересів)
4.Аргументація варіантів рішень 4.Підведення підсумків і прийняття рішень
5.Складання проекту документів
6.Узгодження часу і місця зустрічі, учас- ників делегації
Харві Маккей - мільйонер, автор бестселера «Як утриматися серед акул» (М., 1991) - вважає, що в ході переговорів виграє той, у кого більше інформації, кращий план і вища майстерність. У цій лаконічній формулі названі найваж- ливіші складники успіху переговорів. На перше місце автор висуває ретельну підготовку до діловій зустрічі. Цей етап включає два основних напрямки: 1) об- думування основного змісту, 2) вирішення організаційних питань. Робота над змістом переговорів починається зі збору інформації. Дуже важливо, щоб вона була різноманітною, усебічною, а також правдивою, реальною. Плідний діалог можливий тільки на грунті глибокого знання проблеми, компетентності в даній галузі. Коштовним надбанням є інформація про фірму, з якою будете співробітничати: коли і ким заснована, у яких угодах мала успіх, який обсяг операцій, фінансове становище і т.п. Корисно довідатися про партнерів фірми і про тих, з ким планується вести переговори: освіта, віхи кар'єри, склад роди- ни, хобі... Вивчаються також психологічні особливості членів делегації проти- лежної сторони. У процесі аналізу матеріалу продумуються можливі альтернативи рішення, що вимагають менших витрат і зусиль. Особливу увагу звертають на інтереси. Інтерес - ключове поняття переговорів. Інтереси можуть бути двох типів: 1) за- гальні, 2) різні. Останні підрозділяються на взаємовиключні, тобто суперечні один одному, і непересічні - такі, при яких реалізація намірів однієї зі сторін ніяк не торкається прагнень іншої. Варто виписати на аркуші паперу інтереси - свої і партнера - і визначити, якого вони типу. На основі аналізу проблеми фор- мулюється загальний підхід (тобто мета і задачі), власна позиція, можливі варіанти рішення, продумується аргументація. Робота над змістом завер- шується написанням документів і матеріалів (проекти угод, резолюцій і т.п.). Вони будуть служити на переговорах своєрідними орієнтирами, об'єктивними критеріями. До організаційних питань підготовки відносять визначення часу, регламен- ту, програми, місця зустрічі, формування складу делегації. Дослідники думають, що кращий час зустрічі - задовго до чи за півгодини після обіду, планувати контакт треба на середу чи четвер. Переговори звичайно тривають 1, 5 - 2 години. Місцем проведення обговорення може бути при- міщення кожного з учасників (по черзі) чи нейтральна територія. Офіс варто підготувати до зустрічі, розкласти на столі (краще круглої форми) блокноти, олівці, поставити фужери, воду, попільниці. До складу делегації повинні входи- ти компетентні щодо обговорюваних питань співробітники. Між ними роз- поділяються обов'язки. Очолює делегацію, як правило, керівник. Комунікативний етап починається зі знайомства, з установлення психо- логічного контакту. При знайомстві часто відбувається обмін візитними карт- ками, що супроводжується легкими уклінами приймаючого і того, хто вручає. Спочатку обговорюються найбільш легкі питання, що створює сприятливу атмосферу, показує, що проблеми, у принципі, розв'язувані. Часто сторони пе- реходять до відпрацьовування деталей угоди після того, як досягнуть домовле- ності у принципових питаннях. У процесі переговорів поведінка учасників мо- же відповідати трьом різним підходам. Перший зв'язаний із протистоянням сторін, кожна з який ставить як неодмінну умову перемогу за будь - яку ціну. Стіл, за яким ведеться діалог, уподібнюється своєрідному бойовищу. Другий підхід можна вважати протилежністю першого. Сторони займають дружні по- зиції, поводяться запобігливо. Третій підхід заснований на розумінні необ- хідності пошуку взаємоприйнятого рішення, що у максимальному ступені відповідало би інтересам обох партнерів. Взаємні вчинки, розумні компроміси ніби доповнюють один одного. Цей підхід, при якому встановлюються довірчі стосунки, ведуться спільні «мозкові штурми», є самим перспективним. Дана концепція лежить в основі так званого методу принципових переговорів, роз- робленого в Гарвардському університеті США і докладно описаного в книзі Роджера Фішера і Уільяма Юри «Шлях до угоди, чи переговори без поразки» (М., 1992). Метод полягає у вимозі рішення проблеми виходячи з її якісних оз- нак, тобто із суті справи. Партнери прагнуть знайти взаємну вигоду там, де це можливо. А там, де їхні інтереси не збігаються, домагаються такого результату, що був би обґрунтований справедливими нормами. Метод характеризується чотирма основними правилами. Кожне з них скла- дає базовий елемент переговорів і служить рекомендацією для їх ведення. Перше правило: «Зробіть розмежування між учасниками переговорів, відокремте людину від проблеми». Обговорення рис характеру, критика особи- стих якостей комунікантів неприпустимі, тому що загострюють протиріччя, за- важають ходу розгляду проблем. Друге: «Сконцентруйтеся на інтересах, а не на позиціях». Замість того, щоб сперечатися про позиції, треба досліджувати їхні визначальні інтереси. Третє: «Розробіть взаємовигідні варіанти». Четверте: «Знайдіть об'єктивні критерії». Для того, щоб переговори були більш справедливими, запрошуються посередники, спостерігачі, незалежні ек- сперти. Наприкінці контакту досягнуті результати фіксуються у письмовому ви- гляді. Після зустрічі відзначають позитивні і негативні моменти для того, щоб удосконалювати переговорну стратегію і тактику. Зразкова схема аналізу переговорів наступна: 1.Як розташувалися учасники спілкування? 2.Чи дотримані правила етикету при вітанні, знайомстві, прощанні? 3.Чи удалося створити робочу атмосферу? 4.Чи чітко сформульована мета й основні проблеми переговорів? 5.Чи намічений план? 6.Як учасники виклали свої позиції (наскільки чітко, повно, доказово)? 7.Чи знадобилися уточнюючі питання з боку опонентів? 8.Які спільні і різні інтереси виявлені? 9.Хто висуває конкретні варіанти рішення суперечливих питань? 10.Як пропоновані альтернативи аргументуються? 11.Яка сторона схильна завищувати вимоги? 12.Хто підбиває підсумок переговорів? 13.Які рішення прийняті? 14.З яких питань не вдалося дійти згоди? 15.Які документи підписані? 16.Який підхід переважав на переговорах?
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Етапи підготовки і проведення переговорів» з дисципліни «Комунікаційна політика в діяльності державного службовця»
