Організація, її основи та функції адміністративного апарату
Передумовою здійснення менеджменту є наявність організа-ції, в межах якої відбувається цей процес. Менеджмент виникає там, де потрібно узгоджувати дії декількох осіб. Тобто спочатку треба мати організацію, а потім потрібно створювати механізм керівництва людьми, з яких складається організація. Поняття ор-ганізації вживається в двох аспектах: · інституціональному, коли організація означає певну групу людей, що спільно досягають загальних цілей; · процесному, коли організація означає взаємодію людей між собою. В обох випадках щодо організації треба мати відповіді на три ключові запитання: — Як згруповані працівники? — Хто для кого є начальником? — Хто які завдання виконує? Теорія організації налічує декілька концепцій. Класичні орга-нізаційні теорії, обґрунтовані Ф. Тейлором та А. Файолем. Вони визначають такі основні риси організацій: загальна ціль чи місія; розподіл праці; координація зусиль; ієрархія повноважень і вла-ди. Для забезпечення ефективної діяльності організацій пропону-валось використання влади як головного координаційного і мо-тиваційного інструменту. Честер Бернард запропонував ряд нових ідей щодо функціо-нування організацій: делегування влади знизу нагору; теорію сприйняття повноважень; ключове значення інформації в керів-ництві організаціями; готовність кожного члена організації бути корисним для інших членів. Особливий підхід полягає в тому, що розпорядження менеджера мають узгоджуватися з особливими потребами і можливостями підлеглих. Складовими концепції М. Вебера є: розподіл праці; ієрархія влади; мережа (системи) правил; безособовість управління, наго-лос на посаду. Основою для прийняття рішень мають служити правила, інструкції та процедури. Сучасні організаційні теорії ґрунтуються на залежності орга-нізації від навколишнього середовища і враховують синергію як результат діяльності. «Організація — це дещо більше ніж просто група людей, за-значають дослідники зі США, — це група індивідів, які об’єднані організаційними принципами, інтересами, процедурами, особис-тими цінностями, а також формами повноважень і відповідально-сті. Організацію можна охарактеризувати таким чином: це формальне явище, яке створене шляхом виділення з якого-небудь цілого його певної частки в цілях покладання на неї (частку) адекватних їй функцій цілого; це взаємодія елементів частки як усередині її, так і поза нею в цілях реалізації покладених на неї функцій цілого; це стійка (в часі і просторі) взаємодія елементів, яка надає частці визначені контури та зміцнює її силу з допомогою спеціа-лізації і кооперації можливостей цих елементів. Спільними рисами щодо будь-якого визначення організації є: множина осіб або суборганізацій; загальна мета, яка відома чле-нам організації; загальні прагнення, спрямовані на досягнення встановлених цілей; ієрархія; формальна структура, усвідомлена координація дій; вертикальний і горизонтальний поділ праці» . Отже, організація — це соціальне утворення, в якому загаль-ними прагненнями об’єднано багато людей для досягнення спільної мети. Головне в організації складається не в наборі, кількості та якості елементів, які її складають, а в їх взаємозв’язках, взає-модіях. Французький дослідник В.-А. Грайкунас ще в 1936 році запропонував формулу для виявлення числа всіх можливих взає-мозв’язків в організації, які потребують уваги менеджера: К = n (2 n – 1 + n – 1), де К — керівник, n — кількість підлеглих. Наприклад, коли організація складається з 4 осіб (керівник плюс три підлеглих), то в ній з’являється (в потенціалі) 18 взає-мозв’язків, при 6 особах (1 + 5) – 100, при 8 (1 + 7) — 490, при 10 (1 + 9) – 2376 і так по наростаючій — практично за принципом геометричної прогресії. Тривалість одного контакту, якщо у керівника, наприклад, п’ять підлеглих, можна визначити, поділивши загальну тривалість робо-чого дня на кількість взаємозв’язків: 480 хв : 100 = 4,8 хв. На практиці здійснюються управлінські заходи, які зменшу-ють кількість і частку посадових зв’язків і тим самим надають можливість скоротити витрати від малоефективної праці надмір-ної кількості підрозділів (підлеглих). В організаційних структурах, у тому числі і державного управління, використовують кілька організаційних основ, які формують відповідні типи структур. Лінійна основа створює структуру, при якій відбувається пе-реважно вертикальна, однонаправлена підлеглість державних ор-ганів, яка створює в завершеному вигляді ієрархічну піраміду. Тут найбільше проявляється одноосібне керівництво, коли одна особа на кожному рівні вертикалі зосереджує у своїх руках ве-дення управлінських процесів у державному органі, який він очолює. Основна ознака лінійного управління полягає в тому, що на чолі кожного колективу стоїть керівник (орган, управління), ко-жен член колективу і організація в цілому підпорядковуються тільки цьому керівнику (органу). Лінійний тип структури жорст-ко формалізований і надає їй стійкості і надійності, послідовнос-ті. Він сприятливий для використання, чіткого проведення в жит-тя власних вимог, але в ньому недостатньо проявляються зворотні зв’язки, обмежено представлена багатогранність життя, що знижує його універсальність та ефективність. Функціональна основа веде до формування державних органів, які спеціально пристосовані до ведення конкретних функцій управління. Це дозволяє під кожну з реалізованих функцій управ-ління підібрати професіональних спеціалістів, у той же час вини-кає проблема міжфункціональної координації, порушується єдність розпорядництва і знижується відповідальність за роботу. Лінійно-функціональна основа забезпечує поєднання переваг лінійних та функціональних основ та дозволяє створювати струк-тури, в яких одні органи приймають управлінські рішення і влас-не проводять їх у життя, а другі забезпечують їх інформацією статистичного, планового, координаційного та іншого характеру, що дозволяє підвищувати рівень державного управління. Програмно-цільова основа закладає в організаційну структуру ціль (або цілі) чи комплексну програму, і їм підпорядковуються відповідні елементи і їхні взаємозв’язки. Це допомагає інтеграції інтелектуальних, природних, виробничих та інших ресурсів для вирішення актуальних проблем управління. Матрична основа суміщує лінійне та програмно-цільове управління. Цей тип структури зв’язаний, як правило, з територі-альним управлінням. Він забезпечує комплексний підхід до управлінських процесів на визначеній території. Основна ідея такої структури — організація повинна сприяти горизонтальним та поперечним комунікаціям усередині організа-ції і гарантувати сувору відповідальність за хід робіт. Сучасний адміністративний апарат організацій виконує багато функцій. За функціональною ознакою його підрозділяють на кон-сультативний, обслуговуючий і особистий. Лінійний керівник за необхідності в спеціальних знаннях звертається в підрозділ до спеціалістів потрібного профілю за консу-льтацією. Планування, фінансування, поставка, збут та ряд інших функ-цій виконують спеціалісти обслуговуючого апарату. Спеціальні функціональні підрозділи підготовляють лінійним керівникам необхідну інформацію для прийняття рішень. В особистий апарат входять секретарі та помічники керівників. Вони в організації ніяких повноважень не мають і виконують ро-боту, яку їм доручає керівник. Не маючи формальних повнова-жень, особистий апарат може впливати на особисті контакти керівника з підлеглими, іншими керівниками, зовнішнім середовищем. Кожний тип адміністративного апарату має широкий діапазон повноважень: рекомендаційні, які підлягають обов’язковому по-годженню, паралельні, функціональні та лінійні внутрішні само-го апарату. При рекомендаційних повноваженнях консультативний орган повинен переконати керівника в цінності своїх послуг. Погодженню підлягають деякі питання, які керівництво орга-нізації виділяє для цього. Ці питання в обов’язковому порядку повинні обговорюватися між лінійним керівником і штабним апаратом. Для запобігання значних помилок при прийнятті рішень керівництво організації наділяє апарат повноваженнями скасовувати рішення лінійних керівників або схвалювати їх, тобто діяти пара-лельно. При прийнятті функціональних рішень пріоритет зберігається за функціональним органом. При великому адміністративному апараті він має створювати ієрархічну структуру (сектори, групи), свої рівні управління. В цих випадках адміністративний апарат має свою лінійну орга-нізацію. Повноваження в організації не розподіляються автоматично. Для ефективного делегування повноважень необхідно розрізняти лінійну і функціонально-штабну діяльність та організовувати взаємовідносини між лінійними і штабними повноваженнями. До лінійної діяльності традиційно належить виробнича, фі-нансова та збутова діяльність. Функціонально-штабна діяльність виступає помічником при виконанні основних функцій.
Ви переглядаєте статтю (реферат): «Організація, її основи та функції адміністративного апарату» з дисципліни «Менеджмент у державних організаціях»
